{"id":12758,"date":"2023-08-09T15:13:21","date_gmt":"2023-08-09T13:13:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/?p=12758"},"modified":"2023-08-09T15:13:21","modified_gmt":"2023-08-09T13:13:21","slug":"nota-spese-errori-da-evitare-e-consigli-da-seguire","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/nota-spese-errori-da-evitare-e-consigli-da-seguire\/","title":{"rendered":"Nota spese: errori da evitare e consigli da seguire"},"content":{"rendered":"\n<p><em>La nota spese \u00e8 un documento necessario per ricevere il rimborso dei pagamenti effettuati in trasferta. Come fare per redigerlo al meglio?<\/em><\/p><div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_72 counter-flat ez-toc-counter ez-toc-custom ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<label class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Indice dei contenuti<\/label>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/nota-spese-errori-da-evitare-e-consigli-da-seguire\/#Cosa_si_intende_per_nota_spese\" title=\"Cosa si intende per nota spese?\">Cosa si intende per nota spese?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/nota-spese-errori-da-evitare-e-consigli-da-seguire\/#Nota_spese_gli_errori_piu_comuni\" title=\"Nota spese: gli errori pi\u00f9 comuni\">Nota spese: gli errori pi\u00f9 comuni<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/nota-spese-errori-da-evitare-e-consigli-da-seguire\/#Nota_spese_consigli_utili_da_seguire\" title=\"Nota spese: consigli utili da seguire\">Nota spese: consigli utili da seguire<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/nota-spese-errori-da-evitare-e-consigli-da-seguire\/#Laiuto_di_Fluida_Europe\" title=\"L\u2019aiuto di Fluida Europe\">L\u2019aiuto di Fluida Europe<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n\n\n\n\n<p>In questo articolo tratteremo l\u2019argomento nota spese, passando in rassegna gli errori pi\u00f9 comuni e suggerimenti efficaci per realizzarla al meglio.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Cosa_si_intende_per_nota_spese\"><\/span><strong>Cosa si intende per nota spese?<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>La <strong>nota spese<\/strong> \u00e8 un <strong>documento di natura fiscale<\/strong>, generalmente <strong>compilato dai dipendenti<\/strong> per <strong>richiedere all\u2019azienda un rimborso delle spese sostenute.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Si tratta di una delle operazioni pi\u00f9 <strong>comuni all\u2019interno delle aziende<\/strong>, siano essi di piccole, medie o grandi dimensioni. \u00c8 frequente soprattutto in quelle realt\u00e0 lavorative che <strong>prevedono numerosi spostamenti<\/strong>, <strong>viaggi business e trasferte.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>\u00c8 proprio durante queste <strong>attivit\u00e0 svolte fuori dalla sede di lavoro<\/strong>, e nei pieni interessi dell\u2019azienda, che il lavoratore dipendente si trova ad <strong>anticipare delle spese<\/strong>, come il pagamento dell\u2019alloggio, dei mezzi di trasporto, o dei ristoranti.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Al suo rientro<\/strong>, quindi, sar\u00e0 compito del dipendente procedere alla <strong>compilazione della nota spese<\/strong>, la quale <strong>presenter\u00e0 la cifra esatta<\/strong> che l\u2019azienda dovr\u00e0 restituire.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Se le parole rendono semplice la nota spese, in realt\u00e0 nella pratica \u00e8 <strong>un\u2019operazione <\/strong>abbastanza <strong>controversa.<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Nota_spese_gli_errori_piu_comuni\"><\/span><strong>Nota spese: gli errori pi\u00f9 comuni<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Redigere manualmente<\/strong> il documento nota spese comporta una serie di <strong>rischi ed errori<\/strong>, svantaggiosi sia per l\u2019azienda che per il dipendente stesso, in termini di costo e di tempo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Tra i principali errori testimoniati dai lavoratori, elenchiamo:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Perdita degli scontrini e delle ricevute<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Gli scontrini e le ricevute, in formato cartaceo, devono essere scrupolosamente conservati dei dipendenti al fine di ricevere il rimborso. Tuttavia, il rischio di smarrirli, o di danneggiarli, \u00e8 sempre dietro l\u2019angolo, e di conseguenza anche il rischio di perdere i soldi anticipati.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Contabilizzazione errata&nbsp;<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Spesso capita che il rimborso delle spese sia maggiore o minore rispetto ai pagamenti realmente effettuati. Ci\u00f2 \u00e8 dovuto soprattutto all\u2019annotazione manuale del documento. Un\u2019errata trascrizione, o l\u2019inserimento di pagamenti non strettamente connessi all\u2019attivit\u00e0 professionale, possono condurre ad un\u2019erronea contabilizzazione delle spese.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Affidamento dell\u2019operazione a terzi<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>La compilazione della nota spese viene talvolta affidata alle figure HR, pur non essendo una scelta ottimale, soprattutto quando l\u2019azienda \u00e8 composta da numerosi dipendenti. Aumenta il rischio di perdere o confondere le ricevute, nonch\u00e9 lo stress della loro gestione!<\/p>\n\n\n\n<p>Per evitare questi errori esistono molteplici accorgimenti da mettere in pratica. Analizziamoli in dettaglio!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Nota_spese_consigli_utili_da_seguire\"><\/span><strong>Nota spese: consigli utili da seguire<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019operazione nota spese pu\u00f2 essere migliorata con introduzione di policy aziendali, che forniscono indicazioni sulla tipologia di spese rimborsabili e sulla procedura per la richiesta di rimborso.<\/p>\n\n\n\n<p>I principali consigli da seguire riguardano:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Definizione dei costi&nbsp;<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Per la compilazione della nota spese \u00e8 necessario che i dipendenti conoscano esattamente i costi ammissibili, i massimi di spesa, e i giustificativi che l\u2019azienda accetter\u00e0 per il rimborso dei pagamenti sostenuti. In questo modo, i dipendenti potranno essere guidati durante le trasferte o i viaggi business, scindendo perfettamente le spese personali da quelle professionali.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Definizione delle scadenze<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Per migliorare l\u2019operazione all\u2019interno dell\u2019azienda \u00e8 indispensabile stabilire delle scadenze per la consegna del documento. Molto spesso, infatti, capita che la richiesta di rimborso avvenga mesi dopo l\u2019attivit\u00e0 lavorativa svolta, rendendo il rimborso pi\u00f9 complicato.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Digitalizzazione del documento<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Per semplificare la gestione della nota spese \u00e8 consigliabile rendere l\u2019operazione digitale, vale a dire abbandonare il formato cartaceo. I metodi digitali, infatti, permettono di evitare facilmente tutti gli errori manuali e di evitare gli sprechi di tempo.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Uno strumento valido ed efficiente per digitalizzare la nota spese \u00e8 la funzionalit\u00e0 del software HR Fluida Europe! Scopriamola!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Laiuto_di_Fluida_Europe\"><\/span><strong>L\u2019aiuto di Fluida Europe<\/strong><span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Vuoi ottimizzare la gestione della nota spese all\u2019interno della tua azienda? Fluida \u00e8 la soluzione che fa per te!<\/p>\n\n\n\n<p>Fluida \u00e8 una piattaforma HR mobile nata per semplificare la burocrazia aziendale.<\/p>\n\n\n\n<p>Tra le sue molteplici funzionalit\u00e0 ritroverai la Nota spese, uno spazio che ti permette di:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Caricare, dove e quando vuoi, le immagini dei giustificativi di spesa, in modo intuitivo, tramite una semplice foto. Tutte le informazioni saranno lette dalla tecnologia Divinator, che automaticamente compiler\u00e0 il documento per il rimborso, inserendo importo e data del pagamento.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Organizzare i giustificativi di spesa in maniera ordinata, grazie alla suddivisione dei pagamenti in oltre 12 categorie di spesa, quali: automobile, trasporti, vitto e alloggio, e molti altri!&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Consultare in qualsiasi momento il riepilogo ed il totale di ogni nota, esportando i report sia in Pdf che in formato Excel.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Dimentica la noia di conservare gli scontrini e compilare richieste di rimborso, scopri la comodit\u00e0 del digitale grazie a Fluida, un\u2019app semplicemente utile.<\/p>\n\n\n\n<p>Questo e molto altro solo su <a href=\"http:\/\/www.fluida.io\"><strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color 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