{"id":12599,"date":"2022-12-14T15:09:26","date_gmt":"2022-12-14T14:09:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/?p=12599"},"modified":"2022-12-14T15:09:26","modified_gmt":"2022-12-14T14:09:26","slug":"documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/","title":{"rendered":"Documenti aziendali: come archiviarli correttamente"},"content":{"rendered":"\n<p><em>Creare, proteggere, conservare e archiviare i documenti nel modo giusto \u00e8 un bisogno aziendale, ma anche un obbligo di legge.<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>Desideri migliorare la gestione e l\u2019archiviazione delle documentazioni nella tua azienda? Sei nel blog giusto!<\/p>\n\n\n\n<p>In questo articolo verr\u00e0 chiarito cosa si intende per gestione ed archiviazione documentale, illustrando i vantaggi di Fluida, l\u2019app che ti permette di realizzare l\u2019operazione in modo efficiente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Cos\u2019\u00e8 un documento aziendale?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Per \u201c<strong>documento aziendale<\/strong>\u201d si fa riferimento ad&nbsp; un testo di natura amministrativa, giuridica, commerciale o contabile, contente sia <strong>dati sensibili<\/strong> dell\u2019<strong>azienda<\/strong>, che quelli dei <strong>dipendenti<\/strong> che ne fanno parte. Rientrano in questa categoria, ad esempio: i contratti, i documenti d\u2019identit\u00e0, i curriculum vitae, e le buste paga.<\/p>\n\n\n\n<p>Gestire correttamente tali documenti, rientra tra i <strong>principali bisogni<\/strong> di un\u2019organizzazione. Per <strong>obbligo di legge<\/strong>, inoltre, come regolamentano diversi articoli del Codice Civile, l\u2019impresa ha la responsabilit\u00e0 di creare, proteggere, conservare ed archiviare correttamente ogni documento aziendale.<\/p>\n\n\n\n<p>Passiamo in rassegna questi passaggi:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Creazione.<\/strong> I documenti devono presentare tutte le informazioni necessarie affinch\u00e9 siano ritenuti validi e conformi, e devono essere scritti in modo chiaro e&nbsp; preciso, per essere letti e capiti rapidamente.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Protezione.<\/strong> Le informazioni devono restare integre nel tempo, dunque non possono essere alterate o modificate senza permesso o controllo, per non incidere sulla loro autenticit\u00e0.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Conservazione.<\/strong> I documenti possono essere conservati sia in formato cartaceo, che in formato digitale. In entrambi i casi \u00e8 necessario garantire la loro disponibilit\u00e0 e possibilit\u00e0 di consultazione.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Archiviazione.<\/strong> I documenti non devono perdersi o danneggiarsi. E\u2019 dovere dell\u2019azienda dunque avvalersi di un giusto spazio d\u2019archivio.&nbsp;<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Quest\u2019ultimo passaggio, in particolare, pu\u00f2 risentire di alcune problematiche, soprattutto quando si utilizzano supporti di <strong>archiviazione tradizionali<\/strong>, come scaffali pieni di carte e cartelle, e responsabili che impazziscono dietro la loro gestione, trascorrendo tantissimo tempo in ufficio. Per tale motivo sono nati i <strong>software HR archiviazione documentale.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Come archiviare i documenti aziendali in modo semplice?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p><strong>Archiviare i documenti aziendali<\/strong> serve a tenere traccia dei <strong>processi gestionali<\/strong> dell\u2019azienda, le <strong>strategie <\/strong>sostenute nel tempo, le <strong>informazioni<\/strong> del personale entrato a far parte dell\u2019organico, e gli <strong>accordi<\/strong> stabiliti tra i dipendenti e l\u2019azienda.<\/p>\n\n\n\n<p>Si tratta quindi di un\u2019operazione fondamentale, a cui dedicare la giusta attenzione.<\/p>\n\n\n\n<p>Se hai avuto modo di fare esperienza con i metodi di archiviazione tradizionale, potr\u00e0 esserti capitato di dover fare i conti con <strong>imprecisioni<\/strong> e<strong> rallentamenti<\/strong> dovuti alle difficolt\u00e0 che la gestione di un gran cumulo di fogli e plichi burocratici richiede.<\/p>\n\n\n\n<p>Con lo scopo di <strong>velocizzare <\/strong>questo processo, ridurre la responsabilit\u00e0 dei gestori, e aumentare l\u2019<strong>efficienza<\/strong> e la produttivit\u00e0 dei collaboratori di un\u2019azienda, sono nati i Software HR.<\/p>\n\n\n\n<p>I software HR sono delle piattaforme online, disponibili sul proprio dispositivo elettronico, come lo smartphone, che aiutano a semplificare la gestione delle Human Resources, come il nome suggerisce. Tra le loro funzionalit\u00e0 vi \u00e8 la possibilit\u00e0 di organizzare ed archiviare in modo semplice tutte le documentazioni di un\u2019azienda.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>La digitalizzazione dell\u2019operazione<\/strong>, alla base della loro natura elettronica, garantisce 4 vantaggi:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li><strong>Spazio virtuale unico e centralizzato<\/strong>, dove poter visualizzare tutti i documenti che servono, divisi per cartella. Si salutano cos\u00ec scaffali impolverati e pesanti cartelle.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"2\"><li><strong>Organizzazione ordinata ed efficiente<\/strong>, con accesso rapido alle informazioni, con possibilit\u00e0 di consultarle&nbsp; velocemente da parte degli addetti responsabili.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"3\"><li><strong>Aumento della sicurezza<\/strong> e della protezione dei dati sensibili contenuti, perch\u00e9 l\u2019accesso e la modifica possono essere effettuati solo dal personale autorizzato.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\" start=\"4\"><li>&nbsp;<strong>Riduzione dei costi<\/strong> di stampa legati al cartaceo, e dei conseguenti costi di archiviazione.<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p><strong>In conclusione, l\u2019archiviazione digitale attraverso una piattaforma HR risulta la scelta ideale per le aziende che puntano a velocizzare i propri processi economici, evitando errori e problematiche. I costi legati all\u2019abbonamento al software non saranno risentiti, perch\u00e9 da una minima spesa ci sar\u00e0 una massima resa! Sei curioso di provarne uno? Scopri Fluida.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Fluida: l\u2019app vincente per l\u2019archiviazione documentale&nbsp;<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Hai bisogno di gestire ed archiviare nella maniera pi\u00f9 funzionale tutti i tuoi documenti aziendali? Avvia una prova gratuita con Fluida.<\/p>\n\n\n\n<p>Fluida \u00e8 la piattaforma HR mobile che ti offre l\u2019opportunit\u00e0 di <strong>gestire e conservare in maniera comoda<\/strong> e rapida le tue documentazioni.<\/p>\n\n\n\n<p>Tra le sue molteplici funzionalit\u00e0 ritroverai <strong>Documenti<\/strong>, la sezione che ti permette di:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>avere uno spazio dove <strong>caricare<\/strong> tutti i documenti, suddivisi per cartelle, per ciascun dipendente<\/li><li>organizzare ed <strong>archiviare<\/strong> i documenti in 6 categorie, consultabili dai responsabili e i dipendenti interessati, in qualsiasi momento si voglia<\/li><li><strong>consultare<\/strong> i cedolini paga senza doverli scaricare, grazie alla funzione preview<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Cosa aspetti a migliorare la tua organizzazione aziendale? Questo e molto altro su Fluida, <strong>un\u2019app semplicemente utile.<\/strong><br>Per maggiori informazioni consulta il sito <a href=\"http:\/\/www.fluida.io\"><strong>www.fluida.io<\/strong><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Creare, proteggere, conservare e archiviare i documenti nel modo giusto \u00e8 un bisogno aziendale, ma [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":8,"featured_media":12602,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[140],"tags":[208,101,209],"class_list":["post-12599","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-documenti","tag-archiviazione-documenti-aziendali","tag-documenti-aziendali","tag-organizzazione-documenti"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v23.9 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>La guida definitiva alla gestione dei documenti aziendali<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Tutto quello che ti serve sapere sulla gestione e archiviazione dei documenti aziendali, per un&#039;organizzazione semplice ed efficace senza sprechi di carta.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"it_IT\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"La guida definitiva alla gestione dei documenti aziendali\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Tutto quello che ti serve sapere sulla gestione e archiviazione dei documenti aziendali, per un&#039;organizzazione semplice ed efficace senza sprechi di carta.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Fluida\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/fluidaeurope\/\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2022-12-14T14:09:26+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/www.fluida.io\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/shutterstock_1944697633.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"1922\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"1280\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Giorgia Barbieri\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Scritto da\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Giorgia Barbieri\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Tempo di lettura stimato\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"4 minuti\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/\",\"url\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/\",\"name\":\"La guida definitiva alla gestione dei documenti aziendali\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/#website\"},\"primaryImageOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/#primaryimage\"},\"image\":{\"@id\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/#primaryimage\"},\"thumbnailUrl\":\"https:\/\/www.fluida.io\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/shutterstock_1944697633.jpg\",\"datePublished\":\"2022-12-14T14:09:26+00:00\",\"dateModified\":\"2022-12-14T14:09:26+00:00\",\"author\":{\"@id\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/#\/schema\/person\/b126f825a4745c33c4ff10dae58f18ed\"},\"description\":\"Tutto quello che ti serve sapere sulla gestione e archiviazione dei documenti aziendali, per un'organizzazione semplice ed efficace senza sprechi di carta.\",\"breadcrumb\":{\"@id\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/#breadcrumb\"},\"inLanguage\":\"it-IT\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/\"]}]},{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"it-IT\",\"@id\":\"https:\/\/www.fluida.io\/blog\/documenti-aziendali-come-archiviarli-correttamente\/#primaryimage\",\"url\":\"https:\/\/www.fluida.io\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/shutterstock_1944697633.jpg\",\"contentUrl\":\"https:\/\/www.fluida.io\/wp-content\/uploads\/2022\/12\/shutterstock_1944697633.jpg\",\"width\":1922,\"height\":1280,\"caption\":\"Convenient electronic bookkeeping vs stacks of papers. 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