Videoconferenze: cosa sono e come farle 

Le videoconferenze sono uno strumento di comunicazione adottato ormai in molte realtà professionali.

In questo articolo verrà spiegato cosa si intende per videoconferenze, e saranno elencati consigli utili per organizzarle in modo veloce ed ottimale. 

Il significato di videoconferenza

La videoconferenza, come suggerisce il nome, è una conferenza che si tiene attraverso l’integrazione di video ed audio.

Si tratta di uno strumento ampiamente conosciuto grazie alle videochiamate che da anni ognuno di noi, effettua su app come Whatsapp, per vedere e sentire i propri parenti, amici, colleghi lontani.

Ma le videoconferenze sono entrate sempre di più anche nel mondo lavorativo, soprattutto a partire dal 2020, anno della pandemia. La necessità di salvaguardare la salute collettiva ha infatti determinato la crescita delle modalità lavorative a distanza, e di conseguenza anche delle videoconferenze, costituendo ad oggi una nuova normalità.

Le conferenze si organizzano attualmente per molteplici ragioni professionali: dai meeting singoli o di gruppo ai colloqui di lavoro, dallo svolgimento di lezioni scolastiche o universitarie fino all’organizzazione di corsi online. 

I vantaggi riguardano la possibilità di connettere persone situate in luoghi differenti, realizzando un ponte comunicativo tra loro. Vi possono essere però anche alcuni svantaggi, come:

• difficoltà a farsi vedere o sentire bene, con posizionamento errato di webcam o microfono
• difficoltà a coinvolgere le persone durante la riunione

È necessario capire come organizzare al meglio le videoconferenze. 

Come fare una videoconferenza perfetta

Per rendere efficace e funzionale una videoconferenza, facendo sì che i contenuti e le informazioni fluiscano in modo chiaro, diretto e convincente, è necessario seguire alcuni accorgimenti.

Ecco i nostri 7 suggerimenti: 

1. Posizionare la camera correttamente

Per comunicare bene  in videoconferenza la ripresa deve avere una buona qualità.

È consigliabile che la camera sia posizionata esattamente in maniera frontale, all’altezza degli occhi. Le riprese dal basso, come quelle effettuate con un laptop troppo piccolo, non riprendono il viso nel migliore dei modi, ma danno una prospettiva sul mento o sul soffitto.

Per un’inquadratura perfetta si può pensare di alcuni libri da mettere sotto il laptop per rialzarlo al punto giusto, oppure strumenti ergonomici che gioveranno anche alla postura e alla colonna vertebrale.

2. Scegliere la luce giusta

La luce è fondamentale per un’immagine chiara della persona. Non sono gradite figure scure durante l’incontro virtuale.

Non bisogna dare le spalle ad una finestra, né avere una luce laterale, o diverse luci colorate che possono creare strani effetti, come aloni. 

Per una luce ottimale è consigliabile posizionarsi frontalmente davanti ad una fonte naturale, come una finestra, o una fonte artificiale come un faretto luminoso, ad esempio quelli a batteria  o a led circolari, che regalano un’immagine molto più godibile ed attirano l’attenzione di tutti.

3. Pulire la fotocamera

Le webcam dei dispositivi elettronici sono generalmente coperte da un sottile strato di vetro. Possono facilmente sporcarsi con la polvere, o con il sebo della pelle nel caso di uno smartphone, continuamente appoggiato sulla guancia o sull’orecchio. 

Per un’immagine nitida è necessario pulire frequentemente la lente. Per farlo si può utilizzare un semplice fazzoletto, imbevuto con una goccia di alcool che sterilizza la superficie e la rende nuovamente brillante.

4. Adottare un buon microfono

Ci potrebbero essere alcuni problemi legati all’audio, e compromettere la comunicazione.  Ad esempio, quando una stanza non è molto arredata si rischia il rimbombo dei suoni, oppure quando la conferenza viene avviata da casa, si possono udire le voci degli altri inquilini.

Per un audio pulito, è meglio utilizzare il microfono dell’auricolare, più vicino al canale orale mentre si parla, oppure la massima qualità è garantita da un microfono esterno USB.

5. Utilizzare delle cuffiette audio qualora necessario

Spesso durante le conferenze, la comunicazione simultanea tra vari partecipanti alla riunione può creare l’effetto Larsen, vale a dire un fastidiosissimo fischio. L’ascolto è compromesso anche quando l’ambiente in cui ci troviamo è troppo rumoroso. 

Per evitare questi inconvenienti, è consigliabile silenziare i microfoni quando qualcuno sta parlando, oppure utilizzare le cuffie auricolari, che migliorano il modo in cui viene percepita la voce.  

6. Gestire lo sfondo sul retro

In particolare per gli appuntamenti di carattere professionale, è necessario che ciò che si vede alle spalle  sia decoroso e formale.

Per uno sfondo adeguato è possibile riprendere una libreria, o una parete neutrale; oppure scegliere due funzioni offerte dalla maggior parte delle piattaforme: sfocare l’immagine sul retro, o aggiungere uno sfondo virtuale. 

7. Parlare guardando in camera

Durante le videoconferenze un’ottima strategia per una comunicazione diretta e coinvolgente, che trasmetta sicurezza e attiri l’attenzione è guardare direttamente in “macchina”.

Lo sguardo infatti sarà percepito come puntato verso di noi, e sarà molto più facile prestare ascolto alla conversazione. 

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