Trasferte di lavoro: cosa sono e come funzionano

Le trasferte di lavoro e i viaggi di business riprendono pian piano il proprio ritmo: in questo articolo verrà spiegato cosa si intende per trasferta di lavoro, e come gestire le spese che comportano attraverso un software HR come Fluida.

Trasferta di lavoro: cos’è 

La trasferta di lavoro è uno spostamento temporaneo e occasionale, che può durare un giorno o anche più. Si verifica quando un lavoratore svolge la propria mansione fuori dalla propria sede di lavoro abituale.

I motivi della trasferta di lavoro possono essere molteplici, ma generalmente legati ad esigenze professionali, come l’incontro con un cliente in un’altra regione o all’estero, o una fiera a cui i rappresentanti dell’azienda devono prendere parte.

In questo modo, differisce dal trasferimento, che è uno spostamento di cui non è indicato il termine della trasferta. Può essere di durata permanente, e legato a precise necessità previste dall’azienda o dal datore di lavoro. Differisce inoltre, dal trasfertismo, che riguarda i lavoratori itineranti, che non hanno una sede di lavoro fissa, ma sono costantemente in mobilità.

Con la fine dello stato di emergenza determinato dal Covid-19, e la ripresa ai normali ritmi del lavoro, anche lo strumento della mobilità ritorna preponderante nei piani aziendali. Vediamo quindi come funziona.

Trasferta di lavoro: come funziona

In mancanza di una disciplina legale, le trasferte di lavoro sono regolamentate dai CCNL, i contratti collettivi nazionali di lavoro, e dalla giurisprudenza per i profili di diritto.

I contratti di lavoro sono la fonte da cui attingere informazioni per il trattamento economico delle trasferte. Il regime fiscale e contributivo varia in base al luogo della trasferta: all’interno del territorio comunale, o all’esterno di esso. 

In caso di trasferta nel territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, le indennità e i rimborsi sono imponibili. L’imponibilità è regolata con le stesse norme in tutti i comuni, senza considerare la loro grandezza ed estensione. 

In caso di trasferta fuori dal comune dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, ci sono tre metodi per calcolare le spese e i rimborsi: 

• Rimborso forfettario. Questo metodo si presenta quando il lavoratore riceve un’indennità giornaliera stabilita dal CCNL, vale a dire una cifra definita per ogni giorno trascorso in trasferta. 

• Rimborso analitico. È nominato anche “a piè di lista”, e si verifica quando il dipendente presenta una nota spese al rientro dal suo spostamento. La nota spese è un documento che elenca tutte le spese sostenute durante la mobilità, per richiederne il rimborso.

• Rimborso misto. Come suggerisce il nome, questo metodo, considera metodologie forfettarie ed analitiche. Alcune spese vengono rimborsate attraverso il supporto di documentazioni e giustificativi, altre invece sono rimborsate con un’indennità fissa. 

Per quanto riguarda le trasferte all’estero, i metodi restano invariati, cambiano solo le cifre di importi e indennità. 

Al giorno d’oggi, per gestire al meglio le trasferte di lavoro, le comunicazioni che comportano e le relative note spese, è più facile con l’utilizzo di un sistema digitale come un software HR.

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