Smart Working semplificato: prorogato fino al 31 dicembre 2021

Il datore di lavoro può continuare a ricorrere allo smart working semplificato, ossia senza l’obbligo di stipulare un accordo individuale con il lavoratore, fino al 31 dicembre 2021.

Il Governo, con i vari DPCM adottati dal mese di marzo 2020 ad oggi per far fronte al diffondersi dell’epidemia da Covid-19, ha sempre raccomandato ai datori di lavoro l’utilizzo dello smart working per tutto il periodo di durata dello stato emergenziale, attualmente fissato al 31 dicembre 2021.

Più precisamente è stato previsto (art. 90, c.4 del DL 34/2020 e successive modifiche) che per i datori di lavoro pubblici e privati, limitatamente al periodo dello stato di emergenza e comunque non oltre il 31 dicembre 2021, la normativa di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti.

Inoltre, la norma prevede che gli obblighi di informativa di cui all’articolo 22 della medesima legge n. 81 del 2017, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile nel sito internet dell’Istituto Nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro (INAIL). Pertanto è ben possibile inviare per email l’informativa al lavoratore.

La procedura di smart working semplificata

Al fine di agevolare gli adempimenti dei datori di lavoro intenzionati a far lavorare in modalità agile durante il periodo Covid-19, il legislatore ha introdotto una procedura semplificata che ha sostituito l’obbligo di cui alla Legge 81/2017, consistente nella stipula e nell’invio al Ministero del lavoro di un accordo individuale stipulato con il dipendente, con l’invio al Ministero del lavoro del solo file Excel con i dati dei lavoratori che svolgeranno l’attività lavorativa in modalità smart working.

Inoltre per l’intero periodo emergenziale, i datori di lavoro del settore privato comunicano al Ministero del lavoro, in via telematica, i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile, ricorrendo alla documentazione resa disponibile nel sito internet del Ministero del lavoro stesso.

Per l’invio non si deve utilizzare il consueto canale presente su cliclavoro ma quello specifico predisposto dal Ministero e disponibile a questo indirizzo: https://servizi.lavoro.gov.it/ModalitaSemplificataComunicazioneSmartWorking/

Nel campo “data di sottoscrizione dell’accordo” della procedura telematica va inserita la data di inizio dello smart working. Il Ministero del lavoro ha inoltre ribadito che non vie è un termine entro il quale effettuare la comunicazione.

Nel caso in cui la trasmissione al Ministero del lavoro riguardi più lavoratori in smart working, è possibile effettuare un invio massivo, indicando tutti i lavoratori nel file Excel, utilizzando le medesime modalità diffuse da cliclavoro.gov.it.

Nel caso di comunicazioni già inviate, ciò può essere eseguito modificando lo stesso file utilizzato per la comunicazione “massiva semplificata”, qualora fosse stata utilizzata tale modalità di comunicazione, oppure procedendo con una comunicazione “massiva” o singola di modifica, qualora fosse stata utilizzata la procedura già disponibile prima dell’insorgere della pandemia.

Il Ministero del lavoro, rispondendo ad una FAQ, ha precisato che al termine dello stato di emergenza chi aveva accordi “standard” di smart working non deve ricaricare gli accordi vecchi o i nuovi poiché il sistema chiuderà la comunicazione emergenziale.

Smart working: le disposizioni di rispettare

È bene precisare che ad eccezione delle novità sull’assenza dell’accordo individuale e sull’informativa sulla sicurezza che può essere resa telematicamente, devono essere osservate tutte le altre disposizioni della Legge 81/2017 che regolamentano lo smart working.

Ciò significa, ad esempio, che avranno priorità nello svolgimento dell’attività in modalità agile, le lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità, così come i lavoratori con figli in condizione di disabilità.

La Legge 81/2017 prevede anche che nell’accordo le parti devono disciplinare: l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro, gli strumenti utilizzati dal lavoratore, i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche necessarie.

Queste clausole, che fuori dal periodo pandemico devono essere indicate nell’accordo individuale, si ritiene debbano comunque essere definite, anche se non per iscritto, con il lavoratore.

Anche la disposizione che sancisce la parità di trattamento continua a trovare applicazione nel periodo Covid. Più precisamente il lavoratore che svolge la prestazione in modalità agile ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

Lo stesso discorso vale per il diritto all’apprendimento permanente, in modalità formali, non formali e informali e la periodica certificazione delle relative competenze. Anche questo diritto permane nel periodo Covid.

Lavoratori fragili e smart working

Riguardo ai genitori lavoratori di figli con disabilità, il legislatore aveva riconosciuto un vero e proprio diritto di ricorrere allo smart working durante la pandemia. Diritto però che è scaduto il 30 giugno 2021 e non è stato più prorogato.

È invece stato prorogato al 31 ottobre 2021 il diritto allo smart working per i c.d. lavoratori fragili.

Si tratta dei lavoratori che rientrano in una delle seguenti condizioni: ​

• riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità, ai sensi dell’articolo 3, comma 3, della L. 5 febbraio 1992, n. 104;​
• possesso di certificazione attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita. La suddetta certificazione deve essere rilasciata, qualora non sussista il verbale di riconoscimento della condizione di handicap, dagli organi medico-legali dell’azienda sanitaria locale competente per territorio.​

Sempre riguardo a tali soggetti, si ricorda che non è stata prorogata la disposizione che equiparava, dal punto di vista economico, il periodo di assenza al ricovero ospedaliero, nel caso in cui l’attività non possa essere svolta a distanza. Ne consegue che tali soggetti, se non possono svolgere l’attività in modalità agile, dovranno ricorrere a ferie, permessi o altri istituti contrattuali, come l’aspettativa retribuita e non retribuita. La rilevazione delle presenze per il lavoratore in smart working può avvenire con l’apposita funzionalità di Fluida. In particolare nelle giornate di lavoro da remoto, il collaboratore potrà confermare la sua presenza tramite smartphone. Questa presenza verrà salvata come presenza da remoto e, se si desidera, può essere accettata solo da aree prestabilite