Smart working 2025: tutto quello che devi sapere sulla comunicazione obbligatoria

Negli ultimi anni, specialmente dal Covid, il lavoro agile si è imposto come una delle modalità lavorative più apprezzate, favorendo maggiore flessibilità e un miglior equilibrio tra vita privata e professionale. La sua crescente diffusione ha portato il legislatore a intervenire per garantire una regolamentazione più chiara e uniforme.

Dopo svariate modifiche negli anni, dal 12 gennaio 2025, con l’entrata in vigore della Legge 203/2024, i datori di lavoro dovranno comunicare l’attivazione dello smart working entro 5 giorni dall’inizio della prestazione lavorativa. Questo obbligo riguarda tutte le aziende e tutti i lavoratori subordinati, a prescindere dalla dimensione dell’impresa o dal settore di appartenenza.

In questo articolo vedremo nel dettaglio cosa prevede la nuova normativa sul lavoro da remoto, come funziona la comunicazione e quali sono le possibili sanzioni in caso di mancato rispetto della legge.

Smart working e obbligo di comunicazione: cosa cambia nel 2025?

Fino al 2024, la gestione del lavoro agile era basata su una normativa meno stringente, che non prevedeva obblighi di comunicazione così rigorosi. Con l’introduzione della nuova legge, la regolamentazione diventa più severa e impone una maggiore responsabilità ai datori di lavoro.

L’obiettivo della normativa è garantire più trasparenza e tracciabilità delle modalità lavorative adottate dalle aziende. La comunicazione obbligatoria non solo serve a monitorare la diffusione dello smart working, ma tutela anche i diritti dei lavoratori, assicurando il rispetto delle normative contrattuali e previdenziali.

Un aspetto cruciale è il termine imposto dalla legge: le aziende hanno solo 5 giorni di tempo per notificare l’inizio dello smart working, un periodo piuttosto breve che impone un’organizzazione interna efficiente. Inoltre, la comunicazione deve avvenire esclusivamente in modalità telematica, attraverso il portale del Ministero del Lavoro.

Come effettuare la comunicazione telematica?

La comunicazione per il lavoro da remoto dovrà essere trasmessa tramite il portale online dedicato, accessibile con SPID o CIE. All’interno della piattaforma, il datore di lavoro dovrà inserire tutti i dati richiesti, tra cui i riferimenti aziendali, i nominativi dei lavoratori coinvolti e le specifiche dell’accordo di lavoro agile.

Il sistema prevede due modalità di trasmissione:

• Invio singolo, per le aziende con pochi lavoratori in smart working, che possono inserire manualmente i dati.
• Invio massivo, tramite caricamento di un file Excel precompilato, per le aziende con molti dipendenti in modalità agile.

Una volta completata la procedura, il sistema rilascerà una ricevuta di conferma, che fungerà da prova dell’avvenuta comunicazione. È fondamentale conservare questa documentazione, in quanto potrebbe essere richiesta in caso di controlli da parte degli enti preposti, sulla gestione del lavoro da remoto.

Potrebbe interessarti anche questo articolo: Smartworking: ecco come realizzare una corretta rilevazione presenze

Chi è soggetto all’obbligo di comunicazione?

La normativa si applica a tutte le aziende e ai lavoratori dipendenti. In particolare, riguarda:

• Le aziende private, indipendentemente dalla dimensione o dal settore di appartenenza.
• La Pubblica Amministrazione, che deve garantire la tracciabilità del lavoro agile.
• I lavoratori subordinati, sia con contratto a tempo determinato che indeterminato.
• I dipendenti con accordi individuali di smart working, che devono essere segnalati dal datore di lavoro.

Restano esclusi dall’obbligo i liberi professionisti e i lavoratori autonomi, che gestiscono la loro attività in maniera indipendente.

Sanzioni per mancata comunicazione

Il mancato rispetto dell’obbligo di comunicazione comporta sanzioni amministrative piuttosto severe. Per ogni lavoratore in smart working non dichiarato, l’azienda può essere soggetta a una multa che varia da 100 a 500 euro. L’importo della sanzione dipende dalla gravità dell’omissione e dal numero di dipendenti coinvolti.

Oltre alla penalità economica, le aziende inadempienti rischiano di incorrere in problematiche contrattuali e contenziosi con i lavoratori, con possibili conseguenze in ambito giuslavoristico.

Gestire lo smart working in modo efficace con Fluida

L’introduzione dell’obbligo di comunicazione per il lavoro agile impone alle aziende una gestione più strutturata dello smart working. Oltre a rispettare le nuove disposizioni normative, è fondamentale adottare strumenti in grado di semplificare la gestione delle presenze, monitorare le attività dei dipendenti e garantire trasparenza nei flussi di lavoro. In questo contesto, soluzioni digitali come Fluida possono fare la differenza.

Fluida è una piattaforma intuitiva e flessibile che aiuta le aziende a gestire in modo efficace le presenze, incluso lo smart working, riducendo il rischio di errori amministrativi e migliorando l’organizzazione del lavoro. Attraverso un’interfaccia semplice e accessibile da qualsiasi dispositivo, Fluida permette di:

• Monitorare le presenze in tempo reale, visualizzando chi è operativo da remoto e chi è in sede.
• Gestire richieste di ferie, permessi e malattia, con un processo di approvazione semplificato.
• Gestire le timbrature tramite smartphone eliminando la necessità di sistemi fisici di rilevazione. 
• Comunicare in modo centralizzato attraverso una bacheca aziendale digitale, utile per coordinare il team anche a distanza.

Grazie a queste funzionalità, le aziende oltre a semplificare la gestione del lavoro agile, possono anche garantire il rispetto delle nuove normative.

Smart working, una formula di lavoro definitivamente acquisita  

L’introduzione della comunicazione obbligatoria per lo smart working rappresenta un passaggio cruciale nella regolamentazione del lavoro agile in Italia, ma non solo, l’esigenza da parte delle istituzioni di fornire linee guida severe, significa che a differenza del passato questa formula è ormai metabolizzata e rappresenta un vantaggio competitivo per molte realtà in cerca di talenti.

Riassumendo, a partire dal 12 gennaio 2025, i datori di lavoro devono segnalare l’attivazione della modalità di lavoro agile entro 5 giorni, utilizzando il portale telematico del Ministero del Lavoro.

Per evitare sanzioni e garantire la piena conformità alla legge, è fondamentale che le aziende si organizzino per tempo, adottando strumenti digitali e formando il personale incaricato. Solo così sarà possibile sfruttare i vantaggi dello smart working senza incorrere in problematiche legali o amministrative.