Riunioni aziendali: come aumentare la produttività dei dipendenti

Le riunioni aziendali, di gruppo e one-to-one, sono un valido strumento per accrescere la produttività e l’efficienza del team. 

In questo articolo verranno analizzate le diverse tipologie di riunioni aziendali, soffermandosi sull’importanza delle riunioni motivazionali, sia di gruppo che one-to-one.

Riunioni aziendali: cosa sono, scopi e utilità

Le riunioni aziendali, anche chiamate nel linguaggio di uso quotidiano “meeting”, costituiscono un momento di incontro, durante il quale i gruppi di lavoro possono confrontarsi su progetti ed attività.

Gli scopi delle riunioni possono essere molteplici, ma ne distinguiamo principalmente quattro: 

• SCOPO STRATEGICO

La riunione a scopo strategico viene svolta generalmente a cadenza mensile o trimestrale. Serve a definire e pianificare la strategia aziendale, e a verificare l’andamento degli obiettivi preposti.

• SCOPO COORDINATIVO

La riunione a scopo coordinativo si organizza settimanalmente. É indispensabile per gestire il piano di lavoro della settimana, identificando attività da completare nel breve termine.

• SCOPO COMMERCIALE

La riunione a scopo commerciale può essere  pianificata ogni settimana o ogni mese, a seconda delle esigenze dell’impresa. Serve ad analizzare e monitorare le statistiche commerciali, ad implementare strumenti, strategie, ed azioni utili per supportare quest’aria di lavoro.  

• SCOPO MOTIVAZIONALE.

 La riunione a scopo motivazionale si svolge nel momento in cui è necessario motivare i dipendenti dell’impresa, ascoltando le loro opinioni, pareri, esperienze, per cercare di allineare i loro obiettivi e quelli aziendali. Il meeting motivazionale può essere  organizzato sia raccogliendo tutti i membri del gruppo di lavoro, sia in modalità one-to-one, vale a dire un incontro singolo tra manager e dipendente.

Quest’ultima tipologia di riunione è molto spesso sottovalutata, ma ha un’importanza fondamentale. 

Riunioni di gruppo e one-to-one 

Molte piccole e medie imprese non dedicano la giusta attenzione ai meeting motivazionali.

Si tratta di un errore al quale porre rimedio. Le risorse  umane, infatti, hanno bisogno di sentirsi valorizzate nelle loro capacità,  apprezzate per l’impegno e la dedizione dedicata al lavoro, e favoriscono nuovi stimoli per accrescere la propria efficienza e produttività. Con tale fine è possibile organizzare sia riunioni di gruppo, che individuali.

Le riunioni di gruppo prevedono la partecipazione di tutti i dipendenti dell’azienda, o di uno specifico settore aziendale. É un momento di scambio di informazioni, condivisione di idee, visione delle problematiche, al termine del quale viene scelta una linea d’azione e vengono suddivisi compiti e mansioni per realizzarla. Vantaggio di questa tipologia è quello di accrescere lo spirito di squadra, tuttavia potrebbe accadere di trascurare le esigenze del singolo.

A tal proposito è giusto programmare riunioni one-to-one. Si tratta di incontri individuali tra manager e dipendente che inizialmente potrebbero intimorire i lavoratori più timidi. Il loro valore viene compreso quando sono inserite nella routine aziendale. Permettono, infatti, di creare un legame professionale più profondo con la risorsa, ascoltare le sue idee, le sue motivazioni, le aree di lavoro in cui si sente più forte e quelle nelle quali ha bisogno di maggior supporto. 

Insomma, uno strumento vincente per incoraggiare il dipendente, sottolineare la sua importanza all’interno della macchina produttiva, e incentivare la sua dedizione. 

É il momento, quindi, di passare in rassegna consigli utili per organizzare una riunione aziendale.

Come organizzare una riunione aziendale efficiente

In caso di riunione di gruppo, o riunione one-to-one, per raggiungere risultati efficaci, non devono mai mancare i seguenti ingredienti:

• Chiarezza. Crea un ambiente di lavoro con libertà di espressione e trasparenza. É necessario riuscire a parlare apertamente per evitare divagazioni, ed individuare aspetti salienti.

• Coinvolgimento. Assicurati di coinvolgere i tuoi dipendenti, rendendoli partecipi riguardo le iniziative da mettere in pratica, e attivi ed entusiasti per l’avanzamento di nuove proposte. 

• Organizzazione. Dedica il giusto tempo ai meeting, ed evita di saltare quelli già programmati. Un incontro efficiente termina nel momento è chiaro lo scopo per cui è stato pianificato. 

• Comunicazione. Comunica con i tuoi dipendenti e dai un feedback ai loro risultati. Questo ti aiuterà ad aumentare la loro voglia di fare, e migliorare le proprie prestazioni professionali.

La comunicazione, in particolare, è la chiave vincente per la creazione di un clima di lavoro armonico e produttivo. Vuoi scoprire come potenziarla?

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