Rilevazione presenze con impronta digitale: regole e sanzioni

La rilevazione presenze tramite l’uso dei dati biometrici è un sistema di timbratura moderno, ma complesso e delicato. 

In questo articolo verranno passati in rassegna gli adempimenti previsti dal Garante della Privacy in materia di trattamento dei dati biometrici, e le possibili sanzioni in cui le aziende possono incorrere in caso di mancanza di normativa di base.

Dati biometrici per la timbratura: le regole del Garante

La protezione dei dati dei dipendenti in un contesto lavorativo è un tema importante e delicato, al quale prestare attenzione.

In Italia il rispetto della dignità nel trattamento dei dati personali è regolamentato dall’autorità amministrativa Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP), conosciuta anche Garante della Privacy, istituita dalla legge n.675 del 31 dicembre 1966.

In materia di timbratura il Garante della Privacy, con il provvedimento n.357 del 15 settembre 2016, ha reso possibile la rilevazione delle presenze attraverso i dati biometrici, avvalendosi di un dispositivo per la lettura dell’impronta digitale.

Questo sistema è nato per combattere l’assenteismo e i cosiddetti “furbetti del cartellino”, vale a dire i dipendenti che approfittavano della timbratura tradizionale con badge, cedendo il proprio cartellino ad un collega affinché timbrasse al posto suo. 

Per installare un dispositivo di rilevazione presenze con impronta digitale è necessario rispettare una base normativa, e specifiche misure. Ecco alcuni adempimenti che i datori devono conoscere:

• Bisogna gestire il rischio che incombe sui dati attraverso una DPIA (Data Protection Impact Assesment) ossia una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati personali. 

• Valutare l’applicabilità del sistema.

• É obbligatorio rispettare la normativa giuslavoristica, e gli adempimenti previsti in materia di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo.

• Informare i dipendenti.

• Ottenere il consenso dei dipendenti prima di procedere al trattamento dei dati biometrici.

• Dare libertà di scelta ai lavoratori, e dimostrare che possono rifiutare o revocare il consenso al trattamento dei dati. In caso di rifiuto, bisogna avvalersi di un metodo alternativo per la rilevazione presenze.

Cosa succede nel caso in cui non venga rispettata la normativa di base?

Trattamento dei dati biometrici: le sanzioni del Garante

Il Garante della Privacy stabilisce che per utilizzare ed archiviare i dati biometrici dei dipendenti di un’azienda è necessaria una valida e completa normativa di base. In sua mancanza, si può incorrere in sanzioni.

É il caso dell’Azienda sanitaria provinciale (ASP) di Enna. In seguito ad un’indagine è emerso che l’azienda utilizzava un sistema di rilevazione presenze acquisendo le impronte digitali di oltre 2.000 dipendenti. I dati venivano memorizzati in maniera crittografata sul badge di ciascun lavoratore. 

L’identità veniva verificata attraverso il confronto tra l’impronta digitale presentata al momento del rilevamento, e il modello biometrico memorizzato dal badge. In questo modo venivano dunque trattati i dati biometrici dei dipendenti, ma mancava un’idonea base giuridica per poterlo fare.

L’autorità garante ha ritenuto infatti che, l’azienda ASP, pur avendo informato il proprio personale, e i sindacati, riguardo la volontà di adottare tale sistema di rilevazione, non ha fornito tutte le informazioni necessarie sul trattamento dei dati, e non ha rispettato così il Regolamento europeo in materia di Privacy.

La struttura sanitaria ha ricevuto un’ammenda di 30.000 euro, e ha dovuto provvedere alla cancellazione dei dati biometrici memorizzati all’interno del badge.

Il controllo presenze attraverso dispositivi di lettura dell’impronta digitale è dunque un metodo complesso e delicato. Bisogna organizzarlo al meglio affinché funzioni in maniera efficiente e a prova di legge. 

In questo articolo “Controllo presenze e timbratura digitale: ecco come funzionano” puoi trovare una guida agli altri vari metodi di timbratura: quello migliore è sicuramente il software per la timbratura presenze digitale.

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