Rilevare le presenze dei lavoratori tramite badge e smartphone? È legale.

Il tema della rilevazione presenze è argomento di discussione e fonte di dubbi, specialmente per quanto riguarda la registrazione dei dati. Del resto i vecchi timbratori appartengono ormai sempre più al passato, in un contesto in cui le aziende hanno l’esigenza di avere report dettagliati e immediati. A fare chiarezza su questo tema ci ha pensato il Tribunale di Trento con una sentenza che non lascia spazio a dubbi. 

Si può richiedere al personale di timbrare su smartphone utilizzando badge?

La gestione delle presenze dei lavoratori è un aspetto fondamentale per garantire l’efficienza operativa e il rispetto delle normative sul lavoro. Con l’evoluzione tecnologica, sempre più aziende stanno adottando sistemi digitali innovativi per semplificare questo processo, sostituendo i tradizionali timbratori fisici con soluzioni basate su smartphone e badge NFC. Ma è legale questa modalità? E cosa succede se un dipendente si rifiuta di adeguarsi?

Un recente caso, discusso dal Tribunale di Trento, ha portato in primo piano proprio queste tematiche. La sentenza (n. 423/23 del 16 luglio) ha stabilito la legittimità del licenziamento di una lavoratrice che si era opposta all’utilizzo del nuovo sistema di timbratura introdotto dall’azienda. Questo caso offre uno spunto interessante non solo dal punto di vista legale, ma anche per comprendere i vantaggi e le implicazioni di un approccio digitale alla registrazione delle presenze, comprendendo prima di tutto che non può in alcun modo ledere i diritti del lavoratore.

Come funziona la timbratura digitale tramite smartphone e badge NFC

Il sistema introdotto dall’azienda prevedeva l’installazione di due smartphone all’interno dell’area di cantiere, sui quali era stata preimpostata una specifica applicazione per la gestione delle timbrature in entrata e in uscita. Questa modalità è molto utile per chi deve gestire ad esempio più cantieri, quindi lontano da una sede predefinita, ma deve comunque registrare entrate e uscite dei lavoratori senza farsi carico di costi per acquistare più dispositivi di timbratura. I dipendenti in questione, dovevano semplicemente avvicinare il loro badge, dotato di un tag NFC, ai due smartphone messi a disposizione dall’azienda, per registrare l’ingresso e l’uscita dal luogo di lavoro. Questa soluzione, simile a quella offerta da Fluida che utilizza il suo software Fluida Kiosk per dispositivi Android e scaricabile su Google Play, rappresenta un’evoluzione semplice ed efficace, rispetto ai classici metodi cartacei o ai tradizionali timbratori e permette di monitorare le presenze in tempo reale e ottenere report dettagliati, oltre a creare file pronti per l’esportazione e la condivisione con il consulente del lavoro.

L’azienda in questione ha comunicato e discusso l’innovazione per la rilevazione delle presenze con le rappresentanze sindacali e i dipendenti, fornendo loro tutte le informazioni necessarie e la possibilità di monitorare le timbrature attraverso il responsabile del cantiere. Tuttavia, una dipendente ha deciso di contestare la legittimità di questo sistema, sollevando dubbi riguardo alla conformità con il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR).

Timbratura, una questione legale: il punto di vista del Tribunale

Il Tribunale di Trento ha valutato con attenzione la posizione della dipendente, ma ha stabilito che l’azienda aveva rispettato le disposizioni normative. Nonostante un errore formale nella designazione del responsabile del trattamento dei dati la violazione non è stata ritenuta sufficiente per giustificare il rifiuto della lavoratrice di utilizzare il nuovo sistema.

Anzi, il giudice ha sottolineato come la timbratura digitale tramite smartphone sia più precisa e affidabile rispetto alla registrazione manuale su moduli cartacei. Il margine di errore o di discrezionalità nelle annotazioni cartacee può infatti portare a incertezze, mentre il sistema digitale riduce sensibilmente questi rischi, offrendo maggiore trasparenza e tracciabilità. Ne è l’esempio l’offerta di Fluida, che grazie all’ausilio di un semplice smartphone Android con lettore NFC, aiuta le aziende a gestire in modo più efficiente e sicuro il personale limitando considerevolmente i costi.

Vantaggi della timbratura digitale: sicurezza e protezione dei dati

Uno degli aspetti più interessanti della sentenza riguarda la protezione dei dati personali. Il giudice ha evidenziato che il sistema digitale garantisce una maggiore sicurezza rispetto ai fogli presenze cartacei, che potrebbero essere conservati in spazi accessibili senza particolari misure di protezione. La timbratura digitale presenta un livello di protezione più elevato e una precisione incontestabile. Anche se i dispositivi utilizzati per la timbratura si trovano in un ambiente pubblico, il sistema impedisce l’accesso non autorizzato ai dati sensibili dei dipendenti.

I principali vantaggi: 

• Precisione e affidabilità delle timbrature
• Sicurezza di avere dati precisi e certificati 
• Flessibilità di utilizzo con possibilità di timbrare ovunque
• Aggiornamenti in tempo reale di presenze in sede, da remoto o fuori sede
• Facilità nell’esportazione dei dati in formati compatibili con i principali gestionali
• Riduzione costi grazie all’utilizzo di smartphone come dispositivo di timbratura

Cosa succede se un dipendente rifiuta il nuovo sistema?

L’azienda ha sempre il compito di fornire tutte le informazioni per rassicurare il dipendente che l’introduzione di una novità, come quella della timbratura digitale, non comporta alcun rischio o danno alla loro privacy. Ciò nonostante può succedere che non tutti reagiscano positivamente all’innovazione, un po’ per una questione culturale, un po’ per paura del cambiamento. 

Portando sempre ad esempio la lavoratrice licenziata, il caso offre un precedente importante: il rifiuto di adeguarsi a un sistema tecnologico legittimo, conforme alle normative, non è solamente ingiustificato, ma come dimostrato dalla sentenza può portare a sanzioni disciplinari, anche importanti. Il suo rifiuto di utilizzare la tecnologia non è stato considerato giustificato e la sentenza ha quindi confermato che le procedure aziendali e le informazioni fornite erano in linea con la normativa, rendendo legittimo il licenziamento. 

Naturalmente sarebbe sempre meglio trovare un punto di incontro là dove possibile, per scongiurare provvedimenti drastici e spiacevoli.

Fluida, la soluzione perfetta per la timbratura digitale

Alla luce della sentenza del Tribunale di Trento, è chiaro che la timbratura con badge utilizzando uno smartphone come dispositivo per la rilevazione presenze, non solo è legale, ma è anche una scelta ottimale per migliorare la gestione delle presenze dei dipendenti. 

Fluida, società del Gruppo Zucchetti, ha ben presente il significato e l’importanza della digitalizzazione dei processi HR, lavorando costantemente per semplificare le relazioni tra lavoratore e azienda. 

Grazie alla piattaforma in cloud Fluida HR Suite, mette a disposizione delle aziende alcune funzionalità indispensabili per la gestione delle presenze e della timbratura. Oltre ad avere a catalogo una serie di dispositivi per la rilevazione delle presenze, fornisce anche la possibilità di gestire le timbrature utilizzando un semplice smartphone Android. Per farlo sarà sufficiente scaricare il software Fluida Kiosk dallo store Google Play. 

Questa soluzione oltre ad essere sicura è anche la più flessibile ed economica, e permette di timbrare in situazioni che richiedono più punti mobili di registrazione, come cantieri dislocati su più luoghi che altrimenti sarebbe difficile gestire. Sul sito Fluida.io è possibile acquistare i badge NFC NTAG 213, in materiale ecosostenibile BioPVC, da consegnare ai lavoratori. Basterà quindi attivare un abbonamento in prova gratuita per 15 giorni e iniziare a gestire le timbrature.  

Grazie alla possibilità di trasformare uno smartphone in un timbratore, è possibile gestire la rilevazione delle presenze in modo efficiente, mantenendo un alto livello di sicurezza e protezione dei dati personali.

Le aziende che adottano questa tecnologia offrono ai loro dipendenti una soluzione pratica, moderna e rispettosa della privacy, fornendo un miglioramento complessivo della gestione delle risorse umane.