Pianificazione Turni: il punto di vista di GalenoMED

Intervista a Diana De Luca, Responsabile Direzione Amministrativa di GalenoMED

GalenoMED è un pilastro della sanità pontina nato come gruppo nel 2018 dall’unione di diversi poliambulatori clinici e diagnostici presenti sul territorio dal 1981. GalenoMED offre una vasta gamma di servizi sanitari polispecialistici, ponendosi come un punto di riferimento per chi cerca prestazioni sanitarie di alta qualità. Distintosi per il suo spirito innovativo, il gruppo ha sempre puntato sull’integrazione delle più avanzate tecnologie diagnostico-terapeutiche, attrezzando le proprie strutture con apparecchiature di ultima generazione. Questo impegno nell’innovazione e nella qualità del servizio lo rende un esempio emblematico di come l’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate, come la funzionalità Pianificazione turni di Fluida, possa migliorare significativamente l’efficienza operativa e la soddisfazione dei collaboratori. Per raccontarci nel dettaglio questa integrazione abbiamo intervistato Diana De Luca, Responsabile Direzione Amministrativa di GalenoMED, che ci offre un’importante prospettiva su come la tecnologia stia trasformando l’organizzazione del lavoro anche in ambito sanitario.

Come avete scoperto Fluida?

Come ormai nella maggior parte delle ricerche, abbiamo scoperto Fluida navigando sul web. Vista la complessità del nostro settore, eravamo alla ricerca di una soluzione innovativa che rispondesse efficacemente alle nostre esigenze e alla necessità di digitalizzare alcuni processi HR. Tra le varie opzioni selezionate, Fluida si è distinta per il suo sistema innovativo, smart e dinamico, perfettamente in linea con le nostre necessità operative. Ci ha colpito subito la semplicità della gestione dei turni, che fino a quel momento per noi era laboriosa e non sempre efficace.

Perché in GalenoMED si è scelto di utilizzare proprio la funzionalità Pianificazione turni?

La scelta della Pianificazione turni di Fluida è stata guidata proprio dalla natura dei nostri servizi, che richiedono una presenza costante e orari non flessibili. Era importante per noi trovare una soluzione che ci permettesse di garantire la massima precisione, unita ad una semplicità di utilizzo. La Pianificazione turni di Fluida ci ha permesso di garantire la continuità dei servizi, con una migliore rotazione del personale, migliorando al contempo la gestione delle esigenze dei nostri collaboratori, un aspetto cruciale nel settore sanitario.

Per quale ragione GalenoMED ritiene particolarmente utile la funzionalità Pianificazione turni?

Una delle principali esigenze di GalenoMED è quella di garantire sempre la completa copertura, che per ovvie ragioni non può subire defezioni, altrimenti il rischio è che si creino situazioni di disagio e disservizi vari. Questa funzionalità si è da subito rivelata estremamente utile e preziosa nel gestire i cambi frequenti di turni, tipici del nostro lavoro. Sappiamo che il nostro settore è delicato e di conseguenza molto esigente, Fluida HR Suite ci permette di mantenere un’organizzazione del lavoro flessibile e dinamica, che per noi sono caratteristiche essenziali.

Dovendo fornire un esempio concreto?

Posso riportare un esempio che ritengo essere particolarmente significativo sull’utilizzo della funzionalità Pianificazione turni di Fluida. Negli ultimi mesi abbiamo lavorato all’avvio di una nuova struttura, è stato un evento che, come immaginabile, ha coinvolto diversi ruoli a più livelli. Tra le molte attività, l’avvio ha richiesto anche una formazione intensiva del personale. Dal momento che la struttura è articolata su più piani e che su ogni piano vengono erogati servizi diversi in base alla fascia oraria, di mattina o di pomeriggio, e a seconda dei diversi giorni della settimana, si è reso necessario un lungo periodo di formazione sulle molte persone addette alla segreteria. La Pianificazione dei turni di Fluida si è rivelata essenziale in questa delicata fase, poiché ci ha permesso di assegnare facilmente a ciascun collaboratore un turno diverso, suddividendo per piano e per settimana, riposto uno schema che può far capire meglio si cosa sto parlando. Naturalmente non potendo utilizzare nomi, utilizzerò delle lettere indicative per ogni collaboratore:

settimana 1:

• A piano 1 – 7.00-13.00
• B piano 1 – 13.00-19.00
• C piano 0 – 8.00-13.30
• D piano 0 – 13.30-19.00

settimana 2:

• A piano 1 – 13.00-19.00
• B piano 0 – 13.30-19.00
• C piano 1 – 7.00-13.00
• D piano 0 – 8.00-13.30

Lo stesso schema è stato applicato anche alle settimane successive permettendoci di avere sempre una visione chiara della situazione e di apportare modifiche senza mai perdere di vista il quadro generale grazie al calendario intuitivo. Con questa suddivisione è stato possibile garantire una formazione completa a tutto il personale su tutti i servizi. 

Secondo la vostra esperienza, quali miglioramenti o benefici ha apportato l’uso della Pianificazione turni in GalenoMED?

Partiamo dal presupposto che la scelta di Fluida HR Suite è stata voluta esattamente per poter apportare quei miglioramenti, in tema di digitalizzazione della gestione del personale, di cui GalenoMED aveva bisogno. Le aspettative sono state mantenute, poiché l’introduzione della Pianificazione turni ci ha permesso di migliorare notevolmente la nostra capacità di assegnare turni, per cui il beneficio apportato consiste nella facile e veloce modalità di assegnazione di turnazioni diverse, con la garanzia che, avendo strutturato il turno settimanale a monte nelle configurazioni di Fluida, non si rischia di assegnare un monte ore settimanale diverso da quello contrattuale. Rischio, invece, in cui si incorre se si modifica il turno giorno per giorno. Questo cambiamento ha avuto anche un impatto positivo sull’efficienza operativa e sulla soddisfazione dei nostri collaboratori. 

C’è stato un impatto significativo sulla produttività o sull’efficienza operativa?

Sì, abbiamo riscontrato un impatto positivo sia sull’efficienza operativa del responsabile delle Risorse Umane, sia sulla riduzione del tempo impiegato per l’assegnazione della turnazione. Il risparmio del tempo è essenziale, un vantaggio che consente di concentrarci su attività di rilievo che necessitano la massima attenzione. Meno tempo impiegato per la Pianificazione turni, significa maggior disponibilità di tempo per ottimizzare altri processi, e a lungo termine significa un considerevole ritorno economico.

Dovendo scegliere una sola caratteristica della funzionalità, quale risulta particolarmente utile o efficace?

Ci tengo a puntualizzare che la Pianificazione turni nel suo insieme è una funzionalità completa che ci sta offrendo notevoli soddisfazioni. In GalenoMED ci stiamo concentrando maggiormente sull’utilizzo degli “orari settimanali ricorrenti”, che sono molto utili quando l’orario lavorativo di una o più persone prevede che due o più orari settimanali si alternino tra loro in maniera ricorrente per un periodo esteso nel tempo. Una caratteristica che semplifica enormemente la gestione dei turni, rendendola più efficiente.

Quale miglioria al momento non presente vi piacerebbe avere nella funzionalità?

In un’ottica di perfezionamento della funzionalità, ci piacerebbe avere la possibilità di creare un nuovo orario direttamente dall’opzione “assegna orario settimanale”, poiché attualmente, al momento di assegnare il contatto, se l’orario che si intende applicare non è presente nella lista, è necessario fare un passo indietro per configurarlo. Si tratta comunque solo di un dettaglio che migliorerebbe ulteriormente l’efficienza di un processo già di per sé ottimo.

In una scala da 1 a 10, come valutereste la facilità d’uso della Pianificazione turni?

Il voto è senza dubbio un 9. La piattaforma è intuitiva e ben strutturata e ci ha fornito un valido aiuto per una gestione efficace e più razionale dei turni lavorativi, generando la soddisfazione un po’ di tutti in GalenoMED. 

Come è stata accolta la Pianificazione turni di Fluida dai dipendenti di GalenoMED?

La risposta è stata estremamente positiva. La possibilità di contare su una programmazione chiara e flessibile ha migliorato l’organizzazione del lavoro e contribuito a rendere l’ambiente lavorativo più disteso. Abbiamo eliminato alcuni dei problemi che rischiavano di rendere caotica l’assegnazione dei turni, inoltre l’aver limitato il rischio di errori ha fatto tirare non pochi respiri di sollievo. Un fattore decisamente importante, dato che in GalenoMED siamo certi che un ambiente di lavoro più sereno sia anche più produttivo.

A conti fatti, GalenoMED consiglierebbe la Pianificazione turni di Fluida ad altre aziende?

Assolutamente sì, e sono certa di poter parlare a nome di tutto lo staff. La nostra esperienza con Fluida è stata fino ad ora estremamente positiva. La Pianificazione turni in particolare, ma non solo, ha dimostrato di essere un’ottima scelta per migliorare l’efficienza operativa e la soddisfazione dei collaboratori. Riteniamo che ci siano molte realtà come la nostra che hanno bisogno di ottimizzare e digitalizzare alcuni processi della gestione del personale, alcune probabilmente si stanno già attrezzando, altre ancora non hanno un piano preciso. In questo noi ci riteniamo fortunati, quindi senza alcun dubbio consiglieremmo Fluida a chi vuole fare un passo avanti nella gestione dei processi HR.