Pianificazione turni: i vantaggi di un software HR

La pianificazione dei turni di lavoro è un’operazione di routine all’interno delle aziende. Come realizzarla in modo semplice e veloce?

In questo articolo verranno trattati il lavoro su turni e i due principali metodi di pianificazione. 

Lavoro su turni: definizione e regole

Per definizione, il lavoro su turni, è: “un metodo di organizzazione del lavoro secondo il quale diversi lavoratori sono occupati successivamente negli stessi posti di lavoro, seguendo un determinato ritmo”.  Generalmente una singola turnazione va dalle 6 alle 12 ore, ma in alcune aziende copre anche dalle 4 alle 12 ore.

Come organizzare i turni di lavoro? Bisogna considerare principalmente le seguenti regole:

• Seguire le linee guida del CCNL per dare al dipendente uno stop lavorativo di suo diritto, come il riposo giornaliero, riposo settimanale, o pause intermedie.
• Garantire un riposo giornaliero di minimo 11 ore. 
• Dare una maggiorazione retributiva ai lavoratori notturni.
• Comunicare in anticipo i turni, per permettere al lavoratore di organizzare il proprio tempo, ed impegni personali.

Quest’ultima regola ci interessa particolarmente, poiché è uno step che rientra nella corretta gestione della pianificazione turni, che talvolta può essere una vera e propria sfida per i responsabili delle risorse umane, sempre alle prese con personale, richieste dell’ultimo minuto, pile di fogli e conteggi. Ma c’è una soluzione.

Pianificazione turni: i metodi per la gestione

Analizziamo i 2 principali strumenti per la pianificazione, per valutare come funzionano:

1.Fogli di calcolo

I fogli di calcolo sono degli schemi realizzabili manualmente, disponibili in formato elettronico su programmi come Excel, prodotto da Microsoft.

Si tratta di un metodo conosciuto dalla maggior parte dei dipendenti dell’area HR, che non richiede particolari conoscenze e competenze, ma solo tanta pazienza. 

Molti infatti sono gli svantaggi e i punti a sfavore per sceglierlo nella propria azienda, come:

• Scomodità legata alla disponibilità limitata al cartaceo o al computer.
• Alto rischio di errori di calcolo o battitura, dovuti all’inserimento manuale.
• Eccessiva quantità di tempo da dedicare ai turni di ogni dipendente, cercando di ricordare e rispettare tutte le loro esigenze e richieste.
• Disordine nel momento in cui si presenta la necessità di effettuare cambiamenti.

Realizzata in questo modo la pianificazione diviene un vero e proprio grattacapo per l’area HR.

2. Software HR

I software HR sono applicazioni pensate proprio per rispondere alla necessità di migliorare e ottimizzare alcune operazioni del mondo risorse umane.

Il loro vantaggio principale è la natura digitale, che permette di avere il software sempre a disposizione sul proprio dispositivo, come lo smartphone, riuscendo a gestire in maniera più rapida il lavoro.

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Fluida: l’app vincente per la pianificazione turni

Fluida è una piattaforma digitale nata per semplificare la relazione tra lavoratore ed azienda, la gestione del personale e della burocrazia aziendale.

Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai Pianificazione turni. Si tratta di un calendario, sempre aggiornabile e consultabile, che ti permette di:

• Assegnare turni ed orari al personale in pochi click.
• Pianificare più turni e decidere a quali dipendenti assegnarli, o selezionare intere settimane alla volta e applicare degli orari.
• Scegliere una sigla per codificare ogni turno, e se sono tanti, vi è una pratica legenda che consente di ricordare a quale turno corrisponde.
• Riconoscere a primo sguardo giustificativi come ferie, permessi e malattia, grazie a precisi colori. 

Tra i benefici immediati riscontrati dai clienti nell’utilizzo di Fluida, elenchiamo:

1. Maggior velocità nella pianificazione dei turni.

2. Accesso immediato ai dati per tutti i dipendenti. I responsabili coinvolti nel processo di organizzazione possono modificare rapidamente il calendario, mentre i lavoratori hanno la possibilità di controllare i propri turni facilmente. 

3. Un unico spazio sempre a portata di mano, per salutare pile di fogli, e ogni rischio d’errore.

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