OKR: l’importanza di definire obiettivi misurabili.

Intervista a Mara Cattini, People&Culture Leader di Fluida Europe

Lo scenario del mondo del lavoro ha subito svariate mutazioni che hanno portato a profonde riflessioni e cambiamenti, soprattutto con l’avvento in Italia (e nel resto del mondo ovviamente) della pandemia e la conseguente necessità di rivedere completamente il modo di fruizione del lavoro. 

Lo Smart Working ha costretto aziende e dipendenti a mettersi in discussione, per poter dare risposte significative su come gestire al meglio il tempo dedicato al lavoro in modo che sia proficuo ma non totalizzante. La ricerca di un metodo efficace per misurare i progressi ha portato le aziende ad adottare uno standard che ha radici ormai lontane del tempo, ma sempre più diffuso e apprezzato: l’OKR.

Il termine OKR, acronimo di Objectives and Key Results (Obiettivi e Risultati Chiave), definisce una metodologia incentrata su obiettivi ambiziosi e misurabili per guidare sia il team verso il successo. Ne parliamo con Mara Cattini, People&Culture Leader che da anni contribuisce con successo allo sviluppo degli obiettivi in Fluida.

Mara, come nasce la metodologia OKR?

Si tratta di un metodo che supera la definizione di raggiungimento degli obiettivi e di valutazione della performance fini a sé stessi, inserendoli in un’ottica di condivisione dei compiti e dei goal aziendali, raggiungibili e condivisibili.  

Il concetto di OKR è stato originariamente sviluppato da Andy Grove di Intel e successivamente adottato anche da Google nel 1999 e molte altre aziende tecnologiche. Gli OKR si basano sulla definizione di obiettivi qualitativi che si vogliono raggiungere, e dei risultati chiave che misurano il progresso verso questi obiettivi. 

Gli OKR vengono in genere definiti su base trimestrale (anche se in Fluida abbiamo deciso di definirli semestralmente), e sono utilizzati per allineare gli obiettivi a livello individuale, di team e aziendale, promuovendo trasparenza e focalizzazione.

Gli OKR devono proporre obiettivi ambiziosi e sfidanti ma allo stesso tempo realistici e raggiungibili, ed sono adattabili a diversi contesti aziendali.

Quali sono le differenze fra OKR e KPI? 

Sono strumenti simili, in particolare per i risultati chiave, ma allo stesso tempo differenti. Mentre gli OKR vengono utilizzati per impostare e tracciare obiettivi futuri specifici e i relativi risultati, i KPI (Key Performance Indicator) servono per misurare le performance operative dell’azienda, in sostanza sono indicatori utilizzati per capire quanto bene un’organizzazione o un dipartimento sta raggiungendo i suoi obiettivi di business quotidiani.

Per una strategia efficace quindi serviranno i KPI per monitorare le prestazioni complessive, e gli OKR per fissare obiettivi, allineare il team e ottenere un cambiamento positivo nelle prestazioni. Non è insolito che uno o più KPI diventi un risultato chiave anche per gli obiettivi. 

Come vengono definiti gli OKR? 

Questa è una domanda complessa, alla quale cercherò di rispondere per punti. Gli OKR vengono definiti attraverso un processo strutturato che include alcuni passaggi fondamentali che possiamo dividere in obiettivi e risultati chiave.

Gli obiettivi devono essere: 

• chiari, motivanti e ispirazionali
• formulati in termini qualitativi e descrivere ciò che si vuole raggiungere
• ambiziosi, per spingere la persona a migliorare le performance
• allineati agli obiettivi strategici dell’azienda 

I risultati chiave devono essere:

• misurabili e basati su dati, per tracciare in modo chiaro i progressi
• realistici e raggiungibili, ma alla stesso tempo sfidanti

Bisogna anche tenere in considerazione che normalmente per ogni obiettivo, vengono definiti da 2 a 5 risultati chiave. Dopo essere stati definiti, gli OKR devono poi essere condivisi in azienda per assicurare che ognuno sia allineato e consapevole delle priorità. Ovviamente serve anche un monitoraggio regolare per valutare l’avanzamento e una sessione conclusiva di riflessione per analizzare i risultati, apprendere dalle esperienze e migliorare il processo degli OKR. In linea di massima queste sono le linee guida a cui ogni azienda dovrebbe attenersi. 

Nello specifico come vengono stabiliti gli OKR in Fluida?

Come anticipato, in Fluida abbiamo deciso di suddividere l’anno in due semestri, in modo da garantire un tempo ideale per il raggiungimento degli OKR, che possono essere assegnati a gruppi di lavoro o persone, con una ownership a cui fare riferimento.

Gli obiettivi sfidanti vengono assegnati durante un incontro di team per stabilirne la fattibilità e per raccogliere eventuali dubbi e perplessità, mentre i risultati individuali vengono poi discussi durante un incontro one to one. È importante che la persona si senta gratificata e non schiacciata dai compiti assegnati, altrimenti si rischia di ottenere l’effetto opposto, generando stress e senso di inadeguatezza. Ritengo sia assolutamente indispensabile essere in grado di riconoscere i punti di forza, ma anche i limiti che contraddistinguono ogni collaboratore per fornirgli uno strumento di misurazione adeguato.

Nell’ottica della massima trasparenza che contraddistingue da sempre Fluida, ogni fine semestre viene organizzata una riunione plenaria durante la quale vengono condivisi i risultati globali, e per farlo utilizziamo un software specifico che si chiama Plai.

È importante l’utilizzo di un software per la gestione degli OKR?

A mio avviso è molto importante. Come dicevo noi utilizziamo Plai, uno dei molti software che si possono utilizzare per la gestione degli OKR e serve per organizzare e misurare in modo razionale e trasparente l’assegnazione e il progresso degli OKR, dà la possibilità di inserire facilmente gli obiettivi, tenerli sotto controllo in modo intuitivo. 

Gli obiettivi di ispirazione, ossia quelli che definiscono il bisogno primario dell’azienda, dopo essere stati formulati vengono inseriti nella piattaforma, sotto ad ognuno di essi vengono riportati i sotto obiettivi, più concreti, che vengono assegnati ai collaboratori, con un valore espresso in percentuale. Per completare l’obiettivo di ispirazione ogni attività assegnata dovrebbe essere completata al 100%. Anche se ovviamente non è possibile valutare l’operato in modo così fiscale, in quanto potrebbe capitare che alcune priorità non preventivate abbiamo convogliato l’attenzione di alcuni collaboratori, portando in secondo piano parte degli OKR assegnati. 

L’utilizzo degli OKR in Fluida ha portato valore?

Certamente, utilizzando uno strumento così coinvolgente le persone che lavorano in Fluida si sono sentite subito parte di un progetto più ampio, è un metodo importante per riuscire ad avere una visione di insieme delle attività dell’azienda. È decisamente motivante conoscere gli obiettivi di tutti nella massima trasparenza, alcuni possono essere affini e sapere di lavorare tutti per un unico grande fine rende più consapevoli e uniti. C’è da tenere conto che in Fluida abbiamo anche altri metodi di valutazione che rendono ancora più coinvolgente e sfidante l’attività lavorativa, come ad esempio il Feedback 360 di cui andiamo molto orgogliosi. 

Sulla base della tua esperienza quali sono i punti che un’azienda dovrebbe considerare prima di utilizzare gli OKR?

Ci sono alcuni punti chiave nell’uso degli OKR che è importante conoscere, non parlo solo della mia esperienza, ma di una visione più globale. Teniamo sempre conto che come ogni attività che coinvolge attivamente i dipendenti ha dei vantaggi, ma se non utilizzata adeguatamente può presentare anche alcune difficoltà. Nei punti che elenco di seguito sono quindi presenti sia i vantaggi che i rischi:

Sensazione di allineamento e chiarezza

Se ben implementati, gli OKR forniscono una chiara comprensione degli obiettivi aziendali e del loro ruolo nel raggiungerli. 

Promozione della trasparenza

La trasparenza degli OKR può aiutare a ridurre l’ambiguità e aumentare la fiducia tra i dipendenti e i livelli di gestione.

Sentimento di autonomia

I dipendenti coinvolti nella definizione dei loro OKR si sentiranno più responsabilizzati, autonomi e partecipi, aumentando la soddisfazione lavorativa.

Opportunità di crescita e apprendimento

Gli OKR possono essere un’opportunità di crescita professionale, quando vengono utilizzati per supportare lo sviluppo delle competenze e l’innovazione.

Stress per il raggiungimento degli obiettivi 

OKR troppo ambiziosi potrebbero generare stress, mettendo eccessivamente sotto pressione i collaboratori.

Rischi focalizzazione eccessiva sui risultati

I dipendenti potrebbero trascurare altri aspetti importanti del lavoro o sentirsi scoraggiati se non raggiungono pienamente i loro OKR.

Risposta negativa alle frequenti revisioni

Aggiornare e rivedere gli OKR troppo spesso può essere percepita come un’attività onerosa e demotivante da alcuni collaboratori.

In sintesi, la percezione degli OKR tra i dipendenti dipende molto da come l’approccio viene comunicato, gestito e integrato nella cultura aziendale. Un’implementazione ponderata come siamo riusciti ad ottenere in Fluida, che include la formazione, il supporto e l’input dei dipendenti può migliorare notevolmente la percezione e l’efficacia degli OKR.

Hai parlato di rischi, ci sono altre “controindicazioni” sull’uso degli OKR?

C’è in effetti una controindicazione che ritengo importante e che bisognerebbe sempre tenere in forte considerazione. Può capitare che alcune aziende decidano di  legare le performance degli obiettivi alla variabile economica, questo a mio avviso è un errore da evitare, perché può generare individualismi per riuscire a raggiungere l’obiettivo. Inoltre legare il compenso variabile agli obiettivi finisce spesso con innescare un’asta al ribasso durante la definizione degli obiettivi all’inizio del periodo. Il personale cercherebbe ovviamente di abbassare la soglia per garantirsi un maggior ritorno economico.

Per l’esperienza di Fluida, generalmente vengono raggiunti gli OKR?

Faccio una breve premessa: l’obiettivo ultimo degli OKR è di stimolare la crescita e l’innovazione e non il mero raggiungimento di un insieme di metriche. La valutazione del successo degli OKR dovrebbe quindi considerare non solo il traguardo degli obiettivi stessi, ma anche il progresso complessivo, l’apprendimento e lo sviluppo che si verificano nel processo. 

In quest’ottica ci tengo a dire che come per molte aziende anche in Fluida non sempre gli OKR assegnati vengono raggiunti pienamente, specialmente quando parliamo del primo anno di collaborazione. Nel tempo si impara a conoscere le persone, i punti deboli e di forza, e di conseguenza è possibile raggiungere ottimi livelli. In Fluida tuttavia siamo soddisfatti, la percentuale di raggiungimento resta comunque buono, e quando accade che qualcuno non raggiunge gli obiettivi, non vengono attribuite colpe, semplicemente ci si interroga sul perché è accaduto e si cerca di trovare soluzioni proattive attraverso la condivisione e il dialogo.

Indipendentemente dal fatto che il team raggiunga o meno gli obiettivi una revisione approfondita alla fine del ciclo OKR fornisce informazioni preziose a tutti i membri di cui è bene fare tesoro.

Quali consigli daresti alle aziende che vorrebbero implementare gli OKR?

Prima di tutto, è fondamentale avere il pieno sostegno della leadership. Gli OKR richiedono un cambiamento culturale e senza il supporto dei leader, può essere difficile ottenere la collaborazione da parte dei dipendenti. La formazione e l’educazione del personale sono fondamentali per assicurarsi che tutti comprendano il sistema e il suo scopo. Se le dimensioni dell’azienda lo consentono, potrebbe essere utile iniziare con un piccolo gruppo pilota per testare il metodo e fare le dovute correzioni all’approccio prima di condividere a tutta l’azienda. 

Come già detto in precedenza, è importante mantenere gli OKR realistici ma sfidanti, ancora di più un fase di lancio, assicurandosi che siano misurabili e direttamente collegati al progresso dell’azienda

Per concludere: come vedi il futuro degli OKR?

Tenendo presenti alcuni segnali, prevedo un maggiore utilizzo di analisi dei dati per la definizione degli OKR e per valutare i progressi. Nel futuro potremmo quindi vedere una maggiore integrazione con le tecnologie digitali, permettendo alle aziende di tracciare e analizzare i progressi in tempo reale. Questo potrebbe portare a una maggiore personalizzazione in base alle esigenze individuali dei dipendenti e ai diversi contesti di squadra.

Anche l’aspetto collaborativo potrebbe essere ulteriormente sviluppato, con piattaforme e strumenti che facilitino la condivisione e la discussione degli obiettivi tra i dipendenti a tutti i livelli.

Inoltre, potremmo assistere ad un’ulteriore evoluzione degli OKR, per guidare non solo il successo finanziario e operativo dell’azienda, ma anche l’innovazione sostenibile e le pratiche aziendali etiche. Potrebbero essere usati quindi per promuovere obiettivi legati alla responsabilità sociale d’impresa e alla sostenibilità ambientale.

Nel presente gli OKR si stanno già rivelando un potente strumento per aziende di varie dimensioni e settori. Non solo perché migliorano significativamente l’efficienza e la produttività, ma sono in grado di promuovere una cultura aziendale più trasparente e orientata agli obiettivi. Con il giusto approccio e impegno possono portare a trasformazioni significative e durature.