Nota spese: come compilarla correttamente

Compilare la nota spese è un’operazione molto comune in contesto aziendale. È bene sapere come redigere in modo giusto questo documento.

Vuoi sapere come si struttura una nota spese e come gestire al meglio l’operazione nella tua impresa? In questo articolo verrà chiarito cos’è la nota spese, e come compilarla nel modo corretto.  

Sarà illustrata infine Fluida, la piattaforma che ti consente di realizzare una perfetta nota spese.

Nota spese: ecco i dati che contiene 

La nota spese è un documento fiscale attraverso il quale il lavoratore richiede il rimborso delle spese sostenute per motivi lavorativi. Un esempio pratico è la trasferta di lavoro, durante la quale il dipendente anticipa il pagamento dello spostamento, dell’alloggio, ed altre spese, come la cena con i clienti. Al termine della trasferta, è necessario compilare la nota spese, per ricevere la restituzione degli anticipi da parte del datore. 

Quali sono i dati presenti sul documento? I campi della nota spese possono variare a seconda delle esigenze dell’azienda, ma generalmente contiene i seguenti dati: 

• Dati aziendali: nome e indirizzo dell’azienda, e la ragione per cui si richiede il rimborso delle spese.

• Dati del dipendente: nome, cognome, eventuale codice di matricola che identifica il lavoratore che compila la nota spese, e la mansione svolta.

• Data e luogo: la data di partenza e quella di ritorno che indicano il periodo della trasferta, ed il luogo in cui è avvenuta.

• Elenco spese sostenute: i pagamenti effettuati durante la trasferta, come quelli relativi ai trasporti, al vitto e al pernottamento. 

• Giustificativi di spesa: scontrini, ricevute o fatture da allegare al documento, per certificare le cifre esatte versate dal lavoratore. 

• Eventuali campi aggiuntivi: ad esempio, il tetto massimo oltre il quale le spese non devono spingersi. 

Dunque, riassumendo, il documento comprende i dati dell’azienda e del lavoratore, i dettagli della trasferta e le singole voci di spesa. Vediamo ora come procedere per redigerlo. 

Come si compila una perfetta nota spese

Devi sapere che la nota spese può essere sia cartacea, compilata cioè manualmente con carta e penna, che digitale, vale a dire compilata sul proprio dispositivo elettronico grazie a un software, una piattaforma digitale. 

In entrambi i casi sono 3 le fasi di compilazione da rispettare per il procedimento:

• Inserimento dei dati: la stesura del documento spetta al dipendente stesso che dovrà occuparsi di inserire tutti i campi richiesti.

• Verifica: al datore di lavoro, o al responsabile delle risorse umane incaricato, spetta il compito di controllare che il documento sia redatto secondo le politiche aziendali, che gli importi e i giustificativi siano corretti, e non sia stato superato il budget previsto.

• Procedura del rimborso: dopo aver ricevuto la richiesta, si passa alla valutazione della contabilità aziendale, con l’avvio della pratica per rimborsare l’impiegato.

Questi tre passaggi possono sembrare veramente semplici: in realtà la compilazione presenta anche delle difficoltà, in particolare quando l’operazione viene svolta in modo tradizionale. 

La stesura manuale, infatti, richiede tempo e responsabilità al dipendente, che deve prestare molta attenzione a non perdere o rovinare tutti i giustificativi di spesa. Con questa elaborazione, aumenta anche il margine d’errore: l’inserimento dei dati, e il controllo di questi, possono avvenire in modo sbagliato e presentare conseguenti imprecisioni, che vanno a danno sia dell’azienda che dell’impiegato.

La storia cambia decisamente quando il documento viene redatto in modo digitale, attraverso un software, come una piattaforma HR mobile. Le piattaforme permettono, infatti, di automatizzare il processo di compilazione. Tutti i campi previsti sono identificati e rilevati direttamente dallo strumento, che si occuperà anche di inserire automaticamente le informazioni nella contabilità generale. In questo modo non solo si evitano tutti gli errori di distrazione, ma l’intera operazione è semplificata, snellita, rapida e sicura.

La gestione della nota spese, dunque, è più facile grazie all’adozione di uno strumento tecnologico. Se hai bisogno di scoprire un software HR pensato proprio per migliorare l’organizzazione aziendale, continua la lettura e scopri Fluida.

Fluida: lo strumento vincente per la gestione nota spese 

Desideri migliorare la gestione della nota spese nella tua azienda? Avvia una prova gratuita con Fluida.

Fluida è la piattaforma HR mobile che semplifica la relazione tra lavoratore ed azienda, e semplifica ampiamente la compilazione del documento.

Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai quella della Nota spese. Questa funzione ti permette di inserire le informazioni di spesa in modo semplice ed intuitivo, aggiungendo una fotografia del giustificativo per ogni categoria. Il sistema offre ben 12 e più categorie di spesa, suddivise per colore, come: categoria trasporti, automobile, vitto e alloggio, etc.

Basta sprechi di tempo con compilazione manuale e controlli! La tecnologia Divinator™di Fluida legge e interpreta l’immagine o il documento caricato, e precompila automaticamente tutti i dati presenti.

Infine, il riepilogo ed il totale di ogni nota spesa sono consultabili tramite app, e scaricabili da desktop in PDF ed Excel.

Cosa aspetti a provarla? Questo e molto altro su Fluida, un’app semplicemente utile.

Per maggiori informazioni vai sul sito www.fluida.io