L’importanza del Regolamento Aziendale

Intervista a Mara Cattini, Responsabile Risorse Umane di Fluida Europe

L’evoluzione del mondo del lavoro porta con sé alcune innovazioni importanti, fra queste c’è sicuramente il regolamento aziendale. Alcune aziende ne sono ancora sprovviste, mentre altre applicano discipline troppo rigide, che non tengono conto di molti fattori fondamentali. 

Un regolamento aziendale efficace, incentrato sul dipendente, può a tutti gli effetti, influenzare positivamente la produttività, l’efficienza e la qualità del lavoro, promuovendo un ambiente lavorativo sano e trasparente. Inoltre può contribuire a ridurre i rischi legali per l’azienda, fornendo linee guida chiare e precise.

Per fare un po’ di luce su questo importante strumento a disposizione delle aziende abbiamo posto alcune domande a Mara Cattini, responsabile delle Risorse Umane che ha creato e gestito il regolamento aziendale di Fluida.

Iniziamo dalle basi, che cosa è il Regolamento Aziendale?

Il regolamento aziendale è un insieme di norme definite dal datore di lavoro per stabilire una linea di comportamenti al quale il dipendente deve attenersi. A differenza del CCNL dove vengono esposte le regole contrattuali, il regolamento aziendale tratta temi più vicini alla vita lavorativa di tutti i giorni. In pratica definisce una serie di comportamenti che permettono di gestire il lavoro e i rapporti con i colleghi, la sicurezza sul luogo di lavoro e la corretta gestione delle risorse aziendali. 

Qual è la situazione attuale nelle aziende?  

Penso che molte aziende riconoscano l’importanza di definire un regolamento aziendale per garantire una corretta gestione delle risorse e la sicurezza sul lavoro, non tutte però riescono a gestirlo in modo efficiente, soprattutto le PMI, dove i ruoli sono meno definiti. 

Capita spesso che le aziende vivano il regolamento aziendale come uno strumento di controllo, un documento burocratico fatto di regole rigide che non tengono conto delle esigenze dei dipendenti. Questo però potrebbe suscitare l’effetto opposto nei dipendenti, che vivendolo come un documento poco funzionale potrebbero addirittura non consultarlo, o non accettarlo. Può capitare anche che in alcune realtà il personale non sia a conoscenza dell’esistenza del regolamento aziendale o non sapere dove trovarlo, perché l’azienda non fornisce indicazioni chiare. In altri casi invece può succedere che non venga seguito perché scritto in modo poco chiaro o comunque in modo troppo complesso, o addirittura essere ritenuto non rilevante per la mansione. In altre circostanze i dipendenti potrebbero ritenere che il regolamento aziendale non venga applicato in modo consistente da parte dei superiori o colleghi, e quindi comportarsi di conseguenza. 

Per esperienza posso affermare che un buon regolamento aziendale, per essere vissuto positivamente dal dipendente dovrebbe assomigliare più ad un manuale che a un insieme di regole rigide a cui attenersi.

Ma perché è così importante avere un regolamento interno?

In un’azienda ci sono molte procedure che devono essere tenute sotto controllo, un regolamento interno ben strutturato permette di definire, ad esempio, i comportamenti che i lavoratori devono seguire in ingresso ed uscita dall’azienda, le modalità e le tempistiche per comunicare ritardi, assenze, richieste di permessi e ferie. Devono avere indicazioni chiare sui ruoli e le modalità di esecuzione di specifiche mansioni, come utilizzare i materiali e come gestire gli spazi comuni. 

La maggior parte delle aziende fornisce dotazioni tecnologiche come smartphone, tablet e PC, servono quindi delle linee guida per l’utilizzo corretto e la manutenzione. Diciamo che i benefici sono molteplici sia per l’azienda, ma anche per i lavoratori.

Quali sono quindi i fattori che rendono efficace un regolamento interno?

Per spiegarlo vorrei parlare di come abbiamo gestito quello che noi definiamo il “Manuale del Dipendente” di Fluida. Ossia un regolamento aziendale creato in modo da poter essere vissuto dal dipendente come uno strumento utile per il suo lavoro. Considerando che Fluida nasce proprio come software per semplificare le relazioni fra azienda e dipendente anche negli aspetti più burocratici, il nostro “Manuale del dipendente” non poteva che seguire esattamente questa filosofia, sia negli aspetti pratici, sia nel Tone Of Voice: semplice e accessibile a tutti. Ecco perché fin dalle prime pagine è possibile leggere e allinearsi alla mission e ai valori fondamentali di Fluida, che definiscono ogni comportamento e norma presente nel Manuale. La sua efficacia sta proprio nella positività con cui ogni informazione viene esposta e nell’utilità pratica che ne può trarre ogni lavoratore, senza generare timori, stress o ponendosi come una voce assoluta che impone ma non ascolta. 

Nello specifico, quali informazioni trova un dipendente Fluida nel Regolamento Aziendale?

Questa parte è molto importante ed è stata studiata con estrema cura. Il nostro “Manuale del dipendente” è diventato una vera e propria guida che consente al dipendente di muoversi con disinvoltura in diverse situazioni e di trovare le risposte a molte domande relative alla vita in azienda. Entrando più nel dettaglio:

• Formalizza i comportamenti e le regole ammesse in azienda, analizzando in primis il perché vengono poste.
• Regolamenta l’utilizzo dei principali strumenti di lavoro. È possibile consultare i dispositivi disponibili fra cui scegliere, suddivisi per marca, modello e specifiche tecniche; e fornisce informazioni precise sui software utilizzati in azienda con il link di accesso e una descrizione per facilitarne la comprensione e l’utilizzo.
• Definisce le modalità organizzative del lavoro (orari, flessibilità, smartworking, richiesta ferie, etc.). In un’azienda flessibile come Fluida è fondamentale chiarire le modalità di lavoro affinché si crei un rapporto di fiducia reciproca
• Elenca i benefit offerti, con descrizione e link di accesso per un facile utilizzo.
• Aiuta la crescita in azienda, mostrando il nostro modello organizzativo con descrizione dei ruoli e delle attività, per una visione a lungo termine.
• Fornisce informazioni utili come ad esempio il template di firma da inserire nelle mail aziendali.
• Permette di rendere note le regole, garantendo ad ogni dipendente una totale trasparenza ed equità di trattamento

La creazione di un manuale così dettagliato può diventare anche l’occasione per migliorare l’organizzazione dell’azienda?

Ogni azienda ha delle aree considerate “grigie” che hanno bisogno di una revisione dal punto di vista organizzativo per renderle più funzionali. Il lavoro che abbiamo fatto in Fluida è stato quindi duplice, abbiamo agevolato i dipendenti e allo stesso tempo abbiamo creato i presupposti per migliorare alcune aree dell’azienda che avevano bisogno di una revisione. Questo vale per noi, ma è a tutti gli effetti una strategia che può essere applicata da ogni azienda nel momento in cui decide di mettere mano al regolamento aziendale, soprattutto con l’entrata in vigore ad agosto 2022 del Decreto Trasparenza, che definisce una linea di procedure da applicare per la gestione del personale.

Ritieni che sia importante per un’azienda porre e porsi delle regole?

Direi che le regole sono estremamente utili, per vari motivi. Ad esempio permettono di avere un’organizzazione chiara, aiutando a definire ruoli, responsabilità e processi, rendendo l’ambiente di lavoro più efficiente e produttivo. Permettono di rispettare le leggi e le normative locali, nazionali ed internazionali, riducendo il rischio di sanzioni e danni alla reputazione. Contribuiscono a creare un ambiente di lavoro sicuro e sano per i dipendenti, riducendo il rischio di incidenti e malattie professionali. Inoltre aiutano a mantenere alti standard qualitativi, coerenza nel lavoro svolto dai dipendenti e che i prodotti e i servizi offerti dall’azienda siano all’altezza delle aspettative dei clienti.

Senza tralasciare che un’azienda che segue regole ben definite e coerenti viene percepita come professionale, affidabile e rispettabile, il che può contribuire a migliorare la sua reputazione e attrarre nuovi clienti e talenti.

Un software come Fluida può essere utile per la gestione del Regolamento Aziendale?

Certamente, come dicevo prima, Fluida nasce proprio per semplificare alcuni processi grazie alle sue funzionalità. Entrando nello specifico ad esempio, Fluida è indispensabile nei casi in cui sia necessario inviare rapidamente Comunicazioni Importanti a tutto il personale, o ad un team specifico, ed essere certi che vengano lette. Grazie a questa funzionalità si possono gestire tutte le comunicazioni in un unico ambiente senza dover utilizzare mail o chat dispersive. Ma non è l’unico vantaggio, ad esempio grazie al supporto della funzionalità Documenti è possibile caricare tutti i documenti dei dipendenti e inviarli contemporaneamente risparmiando tempo e carta, rendendoli sempre disponibili per la consultazione. Anche la funzionalità Gestione Presenze rende più semplice e intuitiva l’organizzazione, sia per l’azienda sia per il dipendente che potrà inviare richieste di ferie, permessi, lavoro da remoto, segnalare ritardi e malattie e avere sempre sotto controllo la sua situazione, con un unico calendario condiviso con tutto il team.

Naturalmente anche la Timbratura smart è uno strumento importante per le aziende, che permette di timbrare con smartphone in azienda e da remoto.

Considerando il fine del nostro “Manuale del dipendente”, posso affermare che Fluida è uno strumento indispensabile per gestire in modo più efficiente il regolamento aziendale.

Quali consigli daresti a chi deve realizzare il Regolamento di un’azienda?

Creare un regolamento aziendale o “Manuale del dipendente” come preferiamo chiamarlo noi, è un compito importante che richiede prima di tutto una buona pianificazione e un’attenta riflessione. Avendo da poco lavorato al regolamento di Fluida, ho riscontrato che per fare un buon lavoro bisogna tenere in considerazione fattori importanti, ad esempio le necessità dell’azienda. Dal momento che ognuna è diversa, il regolamento deve riflettere le esigenze specifiche. Inoltre è necessario tenere conto della dimensione, del settore di attività e anche delle normative locali, nazionali ed internazionali che riguardano l’azienda, poiché il regolamento dovrà garantire la conformità legale.

Un altro consiglio che posso dare e che ritengo molto importante è di coinvolgere le persone, poiché consultare dipendenti e manager, ascoltare le loro preoccupazioni e le esigenze aiuterà a rendere il regolamento ben accetto e compreso da tutti.

Concludo con un esempio pratico che è possibile visualizzare a questo link.