La nota spese: cos’è e come gestirla grazie ad un software HR

Gestire e controllare la nota spese è un’operazione indispensabile ma delicata. Ottimarla è semplice grazie ad un software HR come Fluida HR Suite.

Sei alle prese con la nota spesa e le sue difficoltà? In questo articolo potrai imparare cos’è la nota spese e come si compila, insieme a tutti i vantaggi di un’applicazione HR per gestire al meglio l’operazione.

Cos’è e come si compila la nota spese 

La nota spese è un documento fiscale che elenca tutte le spese sostenute dal lavoratore. Il documento contiene informazioni necessarie per richiedere al datore di lavoro, o al responsabile HR, il rimborso dei costi affrontati per motivi professionali; ad esempio quelli di una trasferta lavorativa, che implica pagamenti di vitto e alloggio.

Come si compila il documento?

Il modulo della nota spese da compilare contiene solitamente diversi dati, come: 

• dati anagrafici del dipendente;
• la data, il luogo, e i motivi della sua trasferta;
• l’elenco delle spese sostenute, e le relative documentazioni allegate (ricevute, fatture, e scontrini), per rintracciare tutti gli importi.

Questa operazione può diventare delicata. I dipendenti potrebbero ritrovarsi con il portafogli pieno di carte e biglietti, che non riescono a conservare accuratamente. I responsabili HR, invece, potrebbero avere difficoltà ad analizzare con precisione tutte le spese da loro sostenute, e ritrovarsi la scrivania piena di scartoffie.

Inoltre, il procedimento diventa complesso quando viene effettuato manualmente, o tramite programmi di testo tradizionali, in genere Word o Excel, poiché richiede disponibilità di strumenti ingombranti, un computer o un laptop, rendendo tutto molto più stressante.

È per questo consigliabile utilizzare uno strumento semplice ed efficace, che aiuta ad eliminare tutte le difficoltà, come un’app sempre consultabile sul proprio smartphone.

3 buoni motivi per cui gestire la nota spese tramite app 

Gestire la nota spese tramite app è un grande vantaggio per la tua azienda. 

Semplificare il modo in cui avviene il processo aiuta ad ottimizzare l’operazione stessa, e anche a liberare tempo prezioso per manager e dipendenti, che possono così dedicarsi ad altri incarichi necessari per la crescita dell’impresa.

Ecco i 3 motivi principali per cui scegliere un software HR: 

1) É efficace per tracciare le spese in modo immediato

La possibilità che i dipendenti possano perdere le proprie ricevute, o consegnarle con mesi di ritardo, è sempre dietro l’angolo. Con l’adozione di un’app si possono inserire direttamente le informazioni e i giustificativi di spesa, caricando l’immagine della ricevuta nel momento in cui è stata rilasciata. Così, diventa più immediata la consultazione e la valutazione dei costi, e la successiva approvazione per avviare la procedura del rimborso.

2) É uno strumento per migliorare la gestione economica dell’impresa 

Per l’analisi delle spese aziendali, bisogna avere sempre chiara la panoramica di tutti i costi affrontati in un certo lasso temporale. Ma è quasi impossibile quando questa operazione viene svolta manualmente. 

Tramite app invece, si possono tenere sotto controllo e analizzare tutti i dati desiderati. Grazie ad una visione complessiva, diventa chiaro capire come gestire il budget aziendale, fare bilanci, ed introdurre eventuali misure di riduzione dei costi. 

3) É un aiuto per mostrare la conformità dell’azienda

Digitalizzare i dati, vale a dire registrarli su una piattaforma online, è essenziale per mettere in evidenza la conformità dell’azienda verso le politiche previste dalla legge. I dati registrati aiutano a dimostrare di averle seguite sempre in modo corretto e adeguato. Questo riduce oltre sì,le responsabilità dei lavoratori, e migliora la loro produttività e soddisfazione.

Un’app per la gestione delle spese aziendali è fondamentale per raggiungere obiettivi come un’ottima organizzazione, e buone strategie per la crescita economica. 

Fluida: uno strumento facile e funzionale per gestire la Nota spese

Desideri snellire, velocizzare e migliorare la gestione spese della tua azienda? Avvia una prova gratuita con Fluida HR Suite.

Fluida è la piattaforma HR mobile che semplifica in maniera rapida ed intuitiva l’operazione Nota Spese. 

Con le sue 12 categorie di spesa dettagliate e personalizzate, ti permette di inserire comodamente tutte le informazioni di spesa, inviare le richieste di rimborso, e consultare il riepilogo del totale direttamente dall’app. Dimentica la noia della compilazione manuale, automatizza il processo grazie a Fluida.

Per maggiori informazioni visita il sito www.fluida.io