La gestione del personale, l’esperienza di successo di Takis Biotech. 

Intervista a Monica Fraternali, HR Supervisor di Takis Biotech

Takis Biotech è un’azienda di biotecnologie con sede a Roma, specializzata nello sviluppo di farmaci innovativi e nella validazione di nuovi bersagli terapeutici per il trattamento di malattie infettive, quali COVID-19, tubercolosi e cancro. Con un’esperienza di oltre 15 anni nel settore, il suo team lavora costantemente per individuare soluzioni efficaci.

Il team di ricercatori è anche riconosciuto per lo sviluppo di tecnologie innovative con l’obiettivo di migliorare l’efficacia delle terapie convenzionali. Takis, grazie all’esperienza maturata in questi anni, fornisce una varietà di servizi di ricerca. I suoi clienti, sia nazionali che internazionali, si rivolgono all’azienda per valutare farmaci e terapie nei settori dell’oncologia, dell’immunologia e delle malattie infettive.

Per un’azienda in costante evoluzione come Takis, un’efficace gestione delle risorse umane è fondamentale. La necessità di una soluzione efficiente e soprattutto digitalizzata ha permesso a Takis Biotech di entrare in contatto con Fluida, e scoprire l’importanza di utilizzare un software come Fluida HR Suite per semplificare e ottimizzare la gestione del personale.

Ne parliamo con Monica Fraternali, HR Supervisor di Takis Biotech, che ci aiuterà a scoprire come Fluida HR Suite ha potuto supportare le loro esigenze offrendo un sostegno importante.

Come avete scoperto Fluida?

Gestire il personale in modo veloce e digitalizzato era diventata una vera e propria priorità per noi. Avevamo la necessità di ottimizzare i processi interni per alleggerire alcune pratiche che rischiavano di rendere tutta la gestione lenta ed eccessivamente inefficace, con errori ricorrenti nell’elaborazione dei dati. Abbiamo quindi deciso di cercare una soluzione digitale che potesse eliminare passaggi superflui e rendere più fluido il lavoro dell’HR. La nostra fortuna è stata scoprire Fluida grazie a una ricerca online, fin da subito ci è sembrata la piattaforma in cloud perfetta per le nostre esigenze.

Quali funzionalità di Fluida HR Suite avete scelto di attivare per semplificare la gestione del personale in Takis Biotech?

Dopo aver scoperto le 7 funzionalità che Fluida HR Suite mette a disposizione, e la possibilità di combinarle fra loro a seconda delle nostre esigenze, non abbiamo avuto dubbi sulle 4 che per noi al momento sono indispensabili:

• Gestione presenze e Timbratura smart, le abbiamo scelte per monitorare la presenza dei dipendenti in tempo reale, ridurre il lavoro manuale dell’HR, inserire facilmente i giustificativi e avere sempre una visione completa e chiara del calendario.
• Nota spese è una funzionalità davvero indispensabile, che ci consente di gestire e approvare tutte le spese in modo pratico e intuitivo in pochissimi passaggi. 
• Comunicazioni importanti, l’abbiamo scelta perché ci permette di inviare avvisi e tutti gli aggiornamenti aziendali ai dipendenti in modo immediato e organizzato, con report e conferme di lettura. Davvero indispensabile.
• Documenti è uno strumento essenziale per inviare e archiviare tutti i documenti dei dipendenti, cedolini compresi. Ora è sempre tutto a portata di mano e recuperabile in qualsiasi momento.

Grazie all’attivazione di queste funzionalità, siamo riusciti a semplificare moltissimi processi interni, che prima erano davvero complessi, con un notevole risparmio di tempo ed energie, non solo per le risorse umane, ma un po’ per tutti i reparti.

Visto il tuo ruolo, c’è una funzionalità in particolare che ritieni abbia dato il maggior supporto all’azienda?

Per me non ce n’è una sola, il maggior supporto all’azienda per quello che ho avuto modo di constatare io stessa, sono le funzionalità Gestione presenze e Timbratura smart. Prima dell’introduzione di Fluida, l’HR doveva gestire manualmente una grande quantità di file Excel, aggiornandoli con le informazioni sui turni, le assenze dei dipendenti come ferie e malattie. Questo processo non era solo laborioso, ma anche soggetto a rischi di errori.

Oggi, tutto avviene in modo automatico e centralizzato riducendo il numero di passaggi tra dipendenti, HR e consulente del lavoro. Questo ha reso il flusso di informazioni molto più efficiente.

In cosa trovi siano particolarmente utili le funzionalità di Gestione Presenze e Timbratura smart di Fluida HR Suite?

Uno degli aspetti che più ci ha conquistati di Fluida HR Suite è la possibilità di gestire ferie, permessi e malattie in tempo reale. Rispetto a come avveniva prima la gestione, per Takis si tratta di un gran passo in avanti. Ora l’HR ha una panoramica chiara e sempre aggiornata della presenza in azienda. Questo non solo facilita la gestione ordinaria, ma rappresenta anche un grande vantaggio in termini di sicurezza: sapere esattamente chi è presente in azienda in un dato momento è fondamentale, soprattutto in caso di emergenze.

Potresti fornire un esempio concreto?

Un caso emblematico è quello della gestione delle presenze prima dell’introduzione di Fluida. In passato, l’HR raccoglieva i dati solo a fine mese, quando i dipendenti compilavano manualmente il foglio presenze. Questo sistema non consentiva un monitoraggio in tempo reale, e spesso si verificavano errori o discrepanze da dover correggere in seguito.

Con Fluida, invece, le timbrature avvengono in tempo reale e sono immediatamente visibili sul calendario aziendale. Questo ha avuto un impatto positivo anche sulla sicurezza: in caso di emergenza, possiamo sapere con precisione chi è presente in azienda e attivarci tempestivamente.

Hai notato un impatto significativo sulla produttività o sull’efficienza operativa grazie alla funzionalità?

Sì, senza dubbio. L’organizzazione del personale scientifico è migliorata notevolmente: ora è possibile pianificare ferie e permessi in modo più strutturato, evitando sovrapposizioni e garantendo una continuità operativa ottimale.

Anche per l’HR, il passaggio di informazioni sulle presenze è diventato molto più snello. Prima si trattava di un processo poco pratico e oneroso a livello di tempo dedicato, fatto di continui aggiornamenti manuali e scambi di email. Oggi tutto è automatizzato, con un flusso di lavoro più fluido ed efficiente.

In una scala da 1 a 10, come valuteresti la facilità d’uso di Fluida HR Suite?

Visto il supporto che siamo riusciti ad ottenere in Takis, la valutazione non può che essere positiva, direi che come voto 9 è più che appropriato. È un software intuitivo, user-friendly e accessibile a tutti, anche per chi non ha grande esperienza con strumenti digitali avanzati.

Come valuti il supporto ricevuto da Fluida durante l’implementazione e l’uso quotidiano del servizio?

Il supporto è stato sempre eccellente. Ogni volta che abbiamo avuto bisogno di assistenza, il team Fluida si è dimostrato pronto a rispondere in modo rapido ed efficace, rendendo l’adozione del software un’esperienza molto positiva per tutta l’azienda.

Come è stata accolta l’introduzione di Fluida HR Suite dai dipendenti?

All’inizio c’è stato un po’ di scetticismo, com’è normale con qualsiasi novità. Ma una volta provato Fluida, i dipendenti ne hanno subito apprezzato la semplicità e la praticità, specialmente per la gestione di ferie, permessi e malattie e anche per la praticità della timbratura. Oggi, l’uso della piattaforma è diventato parte integrante della nostra routine aziendale, che ha conquistato un po’ tutti.

Consiglieresti Fluida HR Suite ad altre aziende?

Assolutamente sì. È una soluzione perfetta per tutte quelle aziende che ancora utilizzano fogli di calcolo per gestire il personale. Digitalizzare questi processi non solo fa risparmiare tempo e riduce gli errori, ma migliora anche la qualità della gestione aziendale nel suo complesso.

L’esperienza di Takis Biotech dimostra quanto sia importante modernizzare la gestione HR per ottimizzare i processi aziendali. Con Fluida HR Suite, le aziende possono raggiungere in breve tempi una maggiore efficienza, una visione chiara delle presenze e un workflow semplificato.

Fluida HR Suite è la soluzione perfetta per chi vuole trasformare il modo in cui l’azienda gestisce il personale con un notevole risparmio sui costi.