GPS e dipendenti: ecco quando la geolocalizzazione porta a gravi sanzioni

L’utilizzo di sistemi GPS sui veicoli aziendali è ormai una pratica diffusa, soprattutto nei settori della logistica e del trasporto. Ma attenzione: monitorare gli spostamenti dei lavoratori può trasformarsi in una violazione della privacy se non viene gestito con trasparenza, proporzionalità e nel pieno rispetto della normativa.
Lo dimostra il recente caso di una società di autotrasporti, sanzionata dal Garante per la protezione dei dati personali con una multa da 50.000 euro per aver tracciato costantemente i propri dipendenti, ben oltre i limiti consentiti dalla legge.
Vediamo cosa è accaduto e quali sono le regole da seguire per non incorrere in errori simili.

GPS sui mezzi dei dipendenti, il Garante sanziona l’azienda. Cosa non ha funzionato?

Il provvedimento del Garante, pubblicato il 21 marzo 2025, è arrivato a seguito della segnalazione di un ex dipendente. Le verifiche svolte con il supporto della Guardia di Finanza hanno evidenziato gravi criticità nell’uso dei sistemi GPS installati sui veicoli aziendali.

Il tracciamento, infatti, era continuo: registrava non solo la posizione e il percorso, ma anche velocità, chilometri percorsi e condizioni operative del mezzo. Il tutto senza interruzioni durante le pause o al di fuori dell’orario di lavoro. I dati venivano conservati per oltre cinque mesi e associati in modo diretto ai singoli autisti, senza alcuna forma di anonimizzazione.

A peggiorare la situazione, l’azienda aveva fornito informative poco chiare, con errori e mancanze rilevanti, che non permettevano ai dipendenti di comprendere davvero come venissero trattati i loro dati.

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Cosa prevede la legge sull’uso del GPS sui mezzi di trasporto: l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori

L’utilizzo di strumenti di controllo a distanza, come i sistemi di geolocalizzazione, è regolato dall’articolo 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori). Secondo la norma, tecnologie di questo tipo possono essere impiegate solo quando servono a:

• rispondere a esigenze di tipo organizzativo o produttivo
  
• garantire la sicurezza del lavoro
  
• proteggere il patrimonio dell’impresa
  

Ma non basta. È indispensabile, prima dell’installazione, ottenere un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA o RSU) oppure, in assenza di queste, richiedere un’autorizzazione all’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL).

Anche quando l’autorizzazione c’è, come nel caso citato, l’uso degli strumenti deve rimanere entro i limiti previsti. Non è mai consentito utilizzare il GPS come mezzo per controllare in modo sistematico e continuativo l’attività del lavoratore. E il trattamento dei dati deve sempre rispettare i principi fondamentali del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR), in particolare quelli di trasparenza, proporzionalità, minimizzazione e limitazione della conservazione.

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I motivi della sanzione: autorizzazione sì, ma con troppe violazioni

Nonostante l’azienda avesse ottenuto il via libera formale da parte dell’Ispettorato, il suo comportamento è stato ritenuto scorretto su più fronti.

Il sistema di tracciamento era sempre attivo, anche nei momenti in cui non era necessario, e non prevedeva alcun meccanismo per tutelare la privacy dell’autista – come, ad esempio, un’opzione per disattivare il GPS durante le pause o soluzioni tecniche per rendere anonimi i dati raccolti.

Inoltre, i tempi di conservazione erano eccessivi e non giustificati, e le informative fornite ai lavoratori non chiarivano in modo sufficiente il trattamento in atto. L’effetto complessivo era quello di un controllo continuativo e non dichiarato, con impatti significativi sulla libertà e dignità dei dipendenti.

Le buone pratiche per un uso corretto dei sistemi GPS

Questo caso dimostra che l’adozione di tecnologie avanzate non può mai prescindere dal rispetto dei diritti fondamentali dei lavoratori. Ecco alcune linee guida essenziali per utilizzare sistemi GPS in azienda senza rischiare sanzioni:

1. Concordare con le rappresentanze sindacali o ottenere l’autorizzazione dell’Ispettorato prima di installare strumenti di geolocalizzazione.
   
2. Informare in modo chiaro i lavoratori, spiegando finalità, modalità, tempi di conservazione e diritti connessi al trattamento dei dati.
   
3. Limitare il tracciamento ai soli momenti necessari allo svolgimento dell’attività lavorativa.
   
4. Evitare di raccogliere informazioni non pertinenti, rispettando il principio di minimizzazione.
   
5. Applicare sistemi di anonimizzazione o pseudonimizzazione quando possibile.
   
6. Stabilire una durata ragionevole per la conservazione dei dati, compatibile con le finalità dichiarate.

Fluida: trasparenza e rispetto al centro della tecnologia di geolocalizzazione

Molti software presenti sul mercato offrono funzioni di localizzazione avanzata, ma non sempre mettono al primo posto il rispetto della privacy. Fluida, invece, ha scelto di adottare un approccio diametralmente opposto.

La piattaforma in cloud non utilizza sistemi di geolocalizzazione continua, né strumenti pensati per monitorare i lavoratori in modo invasivo. Al contrario, l’obiettivo di Fluida è semplificare la gestione del lavoro nel rispetto della normativa e delle persone, promuovendo una cultura aziendale basata sulla fiducia, la chiarezza e la responsabilità.

Rispettare le normative che regolano i rapporti con i dipendenti è semplice, bastano pochi accorgimenti. Scarica gratuitamente il manuale: Azzera i rischi, assicurati di essere a norma. Puoi evitare fino a 150.000 € di sanzioni!

Dipendenti e uso del GPS, un equilibrio necessario tra controllo e rispetto

Monitorare i mezzi aziendali può essere utile, e in certi casi necessario. Ma quando la tecnologia varca il confine della sorveglianza costante, si perde di vista il rispetto della persona. La normativa, oggi, ci fornisce strumenti chiari per trovare un equilibrio: quello tra le esigenze organizzative e la tutela della privacy.

Investire in soluzioni trasparenti e legittime non è solo una scelta strategica, ma un segno di fiducia nei confronti dei propri collaboratori. E ogni azienda che vuole crescere davvero, parte da qui.