Gestione del rapporto di lavoro: più semplice con il portale del dipendente

Lavoratori e datori di lavoro, con il portale del dipendente possono gestire con maggiore flessibilità i flussi informativi e operativi che stanno alla base del rapporto di lavoro.

Con portale del dipendente si definisce un portale online che consente di gestire il rapporto di lavoro con maggiore flessibilità e semplicità, migliorando l’organizzazione aziendale.

Infatti, attraverso il portale internet, il lavoratore riesce a comunicare in modo più efficace con il datore di lavoro e può avere sempre a disposizione le informazioni e i documenti che lo riguardano oltre ad effettuare in modo autonomo aggiornamenti del proprio profilo, richieste o autorizzazioni (si pensi ad esempio alla richiesta delle ferie).

Servizi e funzionalità del portale dei lavoratori

In via generale il portale del dipendente mette a disposizione una serie di servizi e funzioni come: la scheda profilo con tutti i dati anagrafici, la funzionalità che consente di timbrare la presenza in azienda, un elenco di attività che devono essere effettuate (chiamata comunemente to do list), la busta paga e il modello per fruire delle detrazioni oltre ad uno spazio “bacheca” nel quale sono presenti tutte le informazioni e le comunicazioni aziendali importanti (es: Regolamento aziendale, policy per le trasferte, ecc.).

Molto utile la funzionalità dedicata alle richieste e/o autorizzazioni. In quest’area si possono gestire i giustificativi, le note spese e le prenotazioni effettuate in caso di trasferta. Sempre in questo spazio sono disponibili il contatore delle ferie e dei permessi, così come la visualizzazione dei giorni di malattia ai fini del comporto.

Alcuni portali del dipendente consentono la personalizzazione da parte del lavoratore così da avere in evidenza solo le funzionalità preferite, al fine di agevolare l’utilizzo di questo importante strumento.

I vantaggi del portale del dipendente per capi e datori di lavoro

Ma il portale del dipendente non è utile solo al lavoratore, ma anche al datore di lavoro o, più semplicemente, a chi ricopre ruoli di responsabilità sui dipendenti.

Infatti, il datore di lavoro e/o il responsabile di un reparto oppure dell’ufficio, attraverso il portale del dipendente, possono gestire direttamente e con maggiore celerità i propri collaboratori. Ad esempio verificare se ci sono richieste da autorizzare, come ferie, permessi o congedi.

Con il Portale del dipendente è inoltre più semplice monitorare la situazione dei dipendenti di un certo reparto o ufficio in un determinato momento al fine di avere il polso della situazione sulle assenze (ferie, permessi, malattia, maternità, infortuni, ecc..) così da prendere meglio le decisioni con una visione nel lungo periodo.

Il datore di lavoro/responsabile con questo strumento può inoltre comunicare con i lavoratori (inserendo informative o avvisi in bacheca e prendendo nota di eventuali osservazioni), formulare richieste, gestire situazioni particolari oppure semplicemente amministrare il personale.  

Il portale del dipendente può anche avere lo spazio valutazione, nel rispetto della privacy, in cui inserire le relative schede del dipendente che riguardano i lavoratori evidenziando competenze, performance e obiettivi da raggiungere.

La semplicità con cui un datore di lavoro può reperire qualsiasi informazione dei lavoratori e avere una visione della situazione complessiva sono un importante supporto alla sua attività per prevedere situazioni che possono realizzarsi e che possono incidere negativamente sull’organizzazione aziendale (si pensi alle assenze per ferie e permessi) e prendere di conseguenza le migliori decisioni.

Così come abbiamo visto sopra per il dipendente, anche il datore di lavoro/responsabile può personalizzare le funzionalità per avere a portata di mano ciò che gli serve o che utilizza con maggiore frequenza.

Le funzionalità essenziali del portale dipendenti

Un elenco delle applicazioni che possono essere contenute nel portale del dipendente difficilmente può essere esaustivo.

In ogni caso si possono evidenziare quelle che non dovrebbero mancare al fine di rendere il portale il più funzionale possibile, sia lato dipendente che lato datore di lavoro.

I dipendenti dovrebbero poter consultare: i cedolini paga, i propri dati personali e le mansioni assegnate per contratto, tutti i documenti fiscali personali, la propria situazione ferie e permessi, il proprio foglio presenze e le timbrature, il piano ferie del proprio reparto e le informazioni aziendali pubblicate sul portale.

Il Portale del dipendente dovrebbe anche consentire al lavoratore di inviare richieste per avere giorni di ferie e permessicosì come anche le richieste di rimborsi spesa per coloro che vengono inviati in trasferta.

Dal lato datore di lavoro/responsabile, le funzionalità dovrebbero consentire di autorizzare le richieste di ferie e permessi ricevute, quelle riferite ai rimborsi spese oltre a pianificare l’orario di lavoro se questo cambia periodicamente (esempio lavorazione a turni). Sempre in tema di orario di lavoro il portale potrebbe consentire la gestione delle flessibilità in entrate e in uscita, il lavoro straordinario e la reperibilità dei dipendenti.

Il datore di lavoro deve poter controllare le timbrature effettuate dai dipendenti e le ore lavorate o di assenza.

Altre funzionalità dovrebbero consentire la gestione delle visite mediche periodiche, così come l’analisi del costo del lavoro e del budget del personale.

Il portale rappresenta anche un utile banca dati nel quale archiviare i documenti che ruotano intorno al rapporto di lavoro: il LUL, gli Uniemens, i prospetti per l’autoliquidazione INAIL, le Certificazioni Uniche e i modelli 770, i modelli di pagamento F24 così come la conservazione di tutti i documenti prodotti dal lavoratore oppure adottati nei suoi confronti (es: certificati medici, lettere assunzione, provvedimenti disciplinari ecc…).

Oltre a quelli accennati, il portale internet può rendere disponibili al lavoratore il catalogo dei corsi sulla formazione professionale, così come le informazioni e le specifiche tecniche sulle dotazioni sulla sicurezza (mansioni, ruoli, apparecchiature, rischi, dispositivi di protezione, vestiario), fino ad arrivare alla gestione completa e avanzata di beni e servizi erogati tramite il welfare aziendale (Es: automobili, cellulari, pc e altri dispositivi, schede carburante, telepass, viacard, carte di credito ecc.) con relativa generazione in automatico delle lettere di assegnazione, ove previste. Anche Fluida, nella sua HR Suite, offre una serie di funzionalità che consentono di gestire con maggiore flessibilità il rapporto con il dipendente come: “Rilevazione presenze”, “Nota Spese” e “Comunicazioni”.