Gestione risorse umane: come semplificarla con un software HR

Gestire le risorse umane implica una serie di impegnative attività, non facili da organizzare: per questo motivo vengono in aiuto i software HR.

Hai bisogno di una guida nella scelta di un buon software HR per gestire al meglio le tue risorse? In questo articolo passeremo in rassegna caratteristiche e  vantaggi che una piattaforma  deve presentare per migliorare l’organizzazione aziendale. 

Gestione risorse umane e software: di cosa si tratta?

Il successo di un’azienda dipendente dalla qualità del lavoro svolto e dalla qualità del personale che lo svolge. 

Per questo motivo, negli ultimi anni, si è prestata sempre più attenzione ad una corretta gestione delle risorse umane. Se in passato, infatti, si organizzava solo intorno all’amministrazione dell’azienda, attualmente cura tantissimi aspetti, in particolare tutte le strategie fondamentali per migliorare e  potenziare il funzionamento dell’impresa.

Le attività di cui si occupa il responsabile della gestione risorse umane, vanno dall’analisi del fabbisogno aziendale, alla selezione dei migliori talenti per l’azienda, accompagnandoli nella crescita e nella formazione, fino alle attività amministrative. 

Bisogna dire, inoltre, che non è sempre facile riuscire ad equilibrare e controllare questo processo, considerando ogni singolo dipendente che fa parte dell’organico aziendale: è per questo motivo che negli ultimi anni la tecnologia entra in supporto della gestione del personale, attraverso i software.

I software HR (HR è l’acronimo inglese di “Human Resources”), o per utilizzare un termine più comune e conosciuto, app HR, sono degli strumenti disponibili sul proprio dispositivo elettronico, nati per semplificare tutti i processi di gestione, trasformandoli così da operazioni manuali, lente, e complesse, ad operazioni digitali, molto più semplici, veloci e stimolanti.

Adottare un software è dunque la chiave vincente per avere una comunità aziendale più efficiente e produttiva. Ma come sceglierlo?

Software HR: caratteristiche e i vantaggi da notare per la scelta

Nel momento in cui scegli di prendere in considerazione l’adozione di un sistema HR per la gestione risorse umane della tua azienda, devi assicurarti di fare la scelta giusta. Di seguito troverai una serie di caratteristiche e vantaggi che la piattaforma deve presentare, per avere realmente un potere migliorativo ed efficiente sul tuo lavoro.

Considera innanzitutto che un buon software è quello che si adatta meglio alle esigenze della tua impresa, e che non smette mai di aggiornarsi e ottimizzarsi per restare al passo con i tempi, strizzando l’occhio anche al futuro! Ecco i suggerimenti sulle funzioni da analizzare: 

Funzionalità gestione presenze 

Gestire le presente del personale è forse una delle pratiche più dispendiose in termini di tempo! Un buon software deve avere questa funzione per permettere di sapere sempre chi sta lavorando, chi si trova in ufficio, chi lavora fuori sede, chi è in permesso, ferie o malattia. 

Fluida ad esempio, dispone un calendario digitale, dove i dipendenti possono inserire in poco tempo tutte le loro richieste. Queste, saranno sempre visibili e consultabili e agevoleranno l’elaborazione delle paghe. 

Funzionalità nota spese

La nota spese è generalmente un’operazione insidiosa e confusionaria. Richiede molta responsabilità, sia da parte del lavoratore, che non deve perdere i documenti per il rimborso, sia da parte dei responsabili che spesso devono assemblarli per riuscire a portare a termine il lavoro!

Scegli di semplificarla con un software che ti permetta di inserire le informazioni di spesa in modo semplice, intuitivo, e conservarle su un portale digitale. Con Fluida è possibile aggiungere una fotografia del giustificativo di spesa (con ben oltre 12 categorie di spesa), che sarà letta dal sistema e  precompilerà in maniera automatica informazioni, date e importo totale. Addio a sprechi di tempo e margini d’errore.

Funzionalità archivio

Archiviare i documenti è fondamentale perché contengono dati sensibili che non devono essere dispersi per tutelarne la privacy. Digitalizzare il processo con un’app significa eliminare questi rischi! Per tal ragione assicurati di scegliere un’app affidabile, che ti offra supporto ed assistenza in caso di chiarimenti.

In Fluida non solo potrai essere assistito costantemente, ma troverai anche la funzione “Documenti”, grazie alla quale poter conservare tutti i documenti aziendali, suddivisi in cartelle per ciascun dipendente, ed averli sempre a portata di mano.

Funzionalità rendicontazione attività

La rendicontazione è un’importante responsabilità del processo di gestione. Esaminare le attività, consente infatti di avere una panoramica precisa sui profitti, e capire come lavorare sulla forza lavoro, per guidare i risultati aziendali. E’ per questo motivo che deve essere svolta al meglio, e il metodo più efficiente è sicuramente quello tecnologico.

A tal proposito, Fluida, ti permette di misurare e analizzare i tempi di lavoro per cliente e commessa, ed oltre alle informazioni su lavoro svolto e tempo dedicato, tutte le attività possono essere documentate con foto, note, e posizione, se serve.

Funzionalità di timbratura

Per gestire al meglio i lavoratori in presenza e quelli che lavorano in remote-working o smart-working, è diventato necessario avvalersi di un sistema per timbrare in maniera digitale.

Fluida offre la “Timbratura Smart” , una funzione che rende semplice timbrare direttamente dal proprio smartphone, grazie al dispositivo Fluida Beacon che crea un’area di copertura all’interno della quale sono accettate le timbrature. E per chi non possiede lo smartphone, Fluida ha pensato ad un Badge NFC e al dispositivo Fluida Station.

Infine, ricorda che un buon software HR deve permettere a tutta la comunità aziendale di comunicare al meglio. Assicurati quindi che abbia una funzione dedicata alle comunicazioni aziendali. Come Fluida, che ha creato per te una bacheca aziendale dove inviare tutti i messaggi che riguardano il lavoro.

Fluida: uno strumento vincente per la gestione HR

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