Gestione presenze e timbratura: come scegliere il software adatto

Gestire le presenze e la timbratura del personale è semplice grazie ad un software HR. Ma come distinguere un buon software? 

In questo articolo verranno passate in rassegna la gestione e la timbratura delle presenze, con tutte le caratteristiche che un software HR deve avere per essere considerato utile allo svolgimento di queste operazioni.

La rilevazione presenze e la timbratura oggi

La gestione presenze è un’operazione fondamentale per stabilire i giorni di lavoro dei dipendenti. Insieme alla timbratura, serve a registrare gli orari di ingresso e di uscita del personale.

Questo procedimento è organizzato tradizionalmente attraverso i registri cartacei, sui quali vengono trascritte le presenze giornaliere, e riportate le differenze rispetto a quello che è l’ordinario orario di lavoro, come ferie o giorni di malattia; proprio come fosse un semplice registro scolastico. 

Alla fine di ogni mese la lista di conteggio viene inviata al consulente del lavoro, che si occupa di analizzare i dati e tradurli in remunerazione per le busta paga. 

Tuttavia, questo sistema manuale è fortemente suscettibile a problemi di conteggio ed errori, soprattutto quando subentrano improvvise richieste di permessi da parte dei dipendenti. E’ per questa ragione necessita di essere ottimizzato!

Per quanto riguarda la timbratura, esistono diversi metodi con cui è solitamente organizzata all’interno delle aziende, come: cartellini cartacei, marcatempo, fogli orari Excel, software per computer. Tuttavia, ognuna di queste opzioni presenta vari e scomodi svantaggi.

Per gestire al meglio le presenze, le assenze, la timbratura del tuo personale, la soluzione migliore è l’adozione di un software HR. Il software, infatti, è in grado di automatizzare questi processi, gestendo, in tempo reale e dal proprio dispositivo elettronico, tutti i lavoratori, le loro richieste, le ore lavorate nel corso di giorni, mesi ed anni. Ma anche la scelta del software non è da sottovalutare.

Come distinguere un buon software gestione presenze

Come affermava il noto manager americano Peter Drucker: “tutto ciò che può essere misurato, può essere migliorato!”. Il monitoraggio delle ore lavorative, con una precisa scansione e una chiara comunicazione dei ritmi del lavoro, possono migliorare notevolmente la tua organizzazione aziendale. 

Ma quali sono le caratteristiche che un software deve presentare per svolgere al meglio le funzioni di gestione e timbrature presenze? 

• Facile da installare. Un buon software deve essere facile da installare e utilizzare da manager, dipendenti, e responsabili risorse umane di qualsiasi età o settore, anche da coloro che non hanno conoscenze di programmazione. 

• Rapido nella condivisione degli orari. La condivisione degli orari di lavoro deve avvenire in tempo reale, e in qualsiasi luogo si trovi il lavoratore. Il quadro delle presenze, assenze, di chi si trova in ufficio, di chi ha iniziato a svolgere l’attività, o di chi l’ha appena conclusa, deve essere sempre visibile da tutti.

• Trasparente per l’approvazione dei registri. Un software efficiente deve dare la possibilità di approvare, rifiutare o modificare la registrazione di un turno, in qualsiasi giorno e momento.

• Di aiuto nella realizzazione delle buste paga. Quando un software per la gestione presenze è integrato con la timbratura digitale, è facile creare report e conteggi, che saranno poi indispensabili per avere una panoramica di tutte le ore, entrate, uscite dal lavoro, permettendo al consulente del lavoro di realizzare le buste paga con semplicità.

• Conveniente. I software HR presentano generalmente una serie di funzionalità. Tuttavia è necessario che garantiscano la possibilità di usufruire anche di una sola funzione, come la singola gestione presenze, o timbratura digitale; cioè, quella di cui si ha maggiormente bisogno all’interno della propria impresa, e che meglio si adatta al budget aziendale.

• Fornito di un sistema di geolocalizzazione. Con la diffusione del lavoro da remoto, un’app per questo genere di operazioni deve essere in grado di gestire comodamente tutti i dipendenti che lavoro in ufficio o a distanza, attraverso un sistema di geolocalizzazione che rispetti al tempo stesso le normative sulla privacy.

In conclusione, un software per la gestione delle presenze e la timbratura del personale può dirsi veramente efficace quando aiuta a risparmiare molto tempo prezioso, e a risolvere facilmente diverse operazioni con un solo clic sul proprio dispositivo elettronico. 

La gestione presenze e la timbratura smart di Fluida Europe

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Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai:

• La gestione delle presenze. Attraverso un semplice calendario, sempre aggiornato e consultabile, permette ai dipendenti di inserire dal proprio smartphone la propria presenza o assenza, la richiesta di ferie o permessi, giorni di malattia; il lavoro da casa o in ufficio. Il responsabile del lavoro riceverà una notifica, e deciderà se approvare o meno la richiesta. Grazie a questa funzione sarà possibile conoscere l’orario e la sede di lavoro di ogni dipendente!

• La timbratura smart. Attraverso il dispositivo Fluida Beacon, o la Fluida Station, è possibile registrare l’inizio e la fine della giornata lavorativa di ogni dipendente, in modo rapido, compatibile e sicuro!

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