Full remote work: come mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti

Le nuove tecnologie e la sempre maggiore diffusione della banda larga (fibra, 4G e 5G) stanno rendendo finalmente possibile la diffusione del lavoro da remoto per molte figure professionali.

Il remote working è una grande opportunità che permette di azzerare tempi e costi degli spostamenti, che sono causa di traffico, inquinamento e stress.

Implementare un sistema che permetta ai dipendenti di lavorare da remoto porta infatti molteplici vantaggi:

• Riduce il tasso di assenteismo
• Abbassa il turnover
• Permette di reclutare talenti anche da aree remote
• Permette di risparmiare sui costi di ufficio e facility

Tuttavia, se da una parte i vantaggi dati dall’utilizzo di una workforce che operi da remoto sono evidenti, dall’altra c’è bisogno di un metodo per assicurarsi che le persone restino produttive e motivate e per gestire gli equilibri interni aziendali (nel rispetto di chi ha un ruolo che non può essere svolto da remoto).

Il remote working richiede spesso un cambiamento culturale all’interno dell’azienda e maggiore fiducia tra le parti. Potrebbe essere l’occasione per un passaggio allo smart working (non sono sinonimi!), ovvero un approccio legato ai risultati invece che al numero di ore lavorative (affronteremo questo tema prossimamente).

Non bisogna sottovalutare il fatto che il lavoro da remoto richiede metodo, concentrazione e auto-motivazione: caratteristiche che non tutti possiedono, ed è qui che i team leader e le risorse umane giocano un ruolo fondamentale.

Suggerimenti per migliorare l’engagement dei dipendenti

Per questo in Fluida abbiamo deciso di dedicare del tempo alla realizzazione di alcuni suggerimenti che possono aiutarvi a migliorare l’engagement dei vostri dipendenti:

Incoraggiare le relazioni interpersonali

Soprattutto chi opera fully remote rischia di soffrire la mancanza di contatto con altre persone.
In questi casi si consiglia caldamente di operare da un coworking, in modo da mantenere vive le interazioni con la società ed evitare così l’effetto isolamento.
A livello di team si consiglia un confronto almeno una volta al giorno (molto utile lo stand-up meeting tipico della metodologia agile) ma ci sono diversi metodi più o meno creativi che possono aiutarvi nel processo: dalle semplici uscite per un aperitivo all’organizzazione di ritiri e gite fuori porta. Oppure potreste ritagliare spazi in cui i colleghi possano piacevolmente conversare di argomenti non legati alla sfera lavorativa.

Time management

Gestire efficacemente il proprio tempo, mentre si lavora da casa, è un compito più difficile di quanto si possa pensare. In questo campo, due sono i concetti che dobbiamo tenere ben presente: pianificazione e uso dei giusti strumenti. Fortunatamente, ne esistono molti che possono essere implementati per risolvere questo problema:

• Utilizzare piattaforme di time tracking che permettano ai dipendenti di misurare come viene utilizzato il tempo
• Far partecipare il dipendente a corsi di time management che gli permettano di governare meglio l’organizzazione delle attività
• Introdurre meccanismi di review delle attività con cadenze ravvicinate, come ad esempio gli sprint nella metodologia agile

Tecnologia e comunicazione

Vale nel mondo del business così come per qualsiasi altro campo:
la comunicazione sta alla base di tutto. Ma con il remote working può diventare facile isolarsi, e cosa succede quando questa dinamica diventa confusionaria? Niente di buono.
Ecco quindi che entra in gioco un altro aspetto fondamentale dell’Employee Engagement, cioè fornire una piattaforma efficace per le comunicazioni interne. Fate in modo che i dipendenti siano sempre informati, restando aggiornati attraverso messaggi brevi, che vadano dritti al punto.
Perché tanta immediatezza?
Perché se si esagera nel senso opposto, si ottiene l’effetto inverso con un calo di produttività. La chiave è stabilire un giusto equilibrio: se un meeting è diventato superfluo, evitate di farlo.

Messaggistica integrata

Oggi i canali a disposizione per le comunicazioni sono davvero tanti: Email, Skype, Slack, Whatsapp, FaceTime…Distribuire le comunicazioni su troppi canali non è una buona idea. Il consiglio è quello di individuare una soluzione di messaggistica integrata e invitare i propri collaboratori ad abbandonare/limitare l’utilizzo di altri canali.

Stabilire obiettivi e monitorare i risultati

Non controllando pienamente il tempo dei lavoratori ci si rende conto di quanto sia importante stabilire degli obiettivi. Vedere le persone presenti in ufficio fa credere ad alcuni manager di avere il “controllo della situazione”… ma spesso è solo un’apparenza: siete certi che il vostro team stia rendendo al meglio e sia focalizzato sui propri compiti?
Nel momento in cui si introducono dei KPI facilmente monitorabili, i nodi vengono al pettine ed è a quel punto che ci si rende conto che la produttività non è garantita dalla presenza in sede.
Si consiglia di approfondire le dinamiche della metodologia OKR, o ancora meglio altre soluzioni di lavoro che seguano la logica Obiettivo > Scopo > Azione con obiettivi giornalieri o settimanali.

Diffondere i valori della cultura aziendale

La vision e la mission sono i grandi obiettivi comuni che tutti i componenti del team devono avere ben chiari. Questo permetterà alle persone di riconoscersi nella propria azienda e agire ogni giorno secondo i suoi valori fondamentali.

Sembra banale, ma è davvero frequente che i componenti del team si perdano nelle routine e nelle problematiche quotidiane perdendo il contatto con quelli che sono gli scopi per il quale l’azienda opera.
Riuscire a far comprendere che si sta lavorando tutti per un grande risultato comune è il miglior modo per avere un team coeso, nonostante la distanza geografica.