Documenti aziendali: come archiviarli correttamente

Creare, proteggere, conservare e archiviare i documenti nel modo giusto è un bisogno aziendale, ma anche un obbligo di legge.

Desideri migliorare la gestione e l’archiviazione delle documentazioni nella tua azienda? Sei nel blog giusto!

In questo articolo verrà chiarito cosa si intende per gestione ed archiviazione documentale, illustrando i vantaggi di Fluida, l’app che ti permette di realizzare l’operazione in modo efficiente.

Cos’è un documento aziendale?

Per “documento aziendale” si fa riferimento ad  un testo di natura amministrativa, giuridica, commerciale o contabile, contente sia dati sensibili dell’azienda, che quelli dei dipendenti che ne fanno parte. Rientrano in questa categoria, ad esempio: i contratti, i documenti d’identità, i curriculum vitae, e le buste paga.

Gestire correttamente tali documenti, rientra tra i principali bisogni di un’organizzazione. Per obbligo di legge, inoltre, come regolamentano diversi articoli del Codice Civile, l’impresa ha la responsabilità di creare, proteggere, conservare ed archiviare correttamente ogni documento aziendale.

Passiamo in rassegna questi passaggi:

• Creazione. I documenti devono presentare tutte le informazioni necessarie affinché siano ritenuti validi e conformi, e devono essere scritti in modo chiaro e  preciso, per essere letti e capiti rapidamente. 

• Protezione. Le informazioni devono restare integre nel tempo, dunque non possono essere alterate o modificate senza permesso o controllo, per non incidere sulla loro autenticità.

• Conservazione. I documenti possono essere conservati sia in formato cartaceo, che in formato digitale. In entrambi i casi è necessario garantire la loro disponibilità e possibilità di consultazione. 

• Archiviazione. I documenti non devono perdersi o danneggiarsi. E’ dovere dell’azienda dunque avvalersi di un giusto spazio d’archivio. 

Quest’ultimo passaggio, in particolare, può risentire di alcune problematiche, soprattutto quando si utilizzano supporti di archiviazione tradizionali, come scaffali pieni di carte e cartelle, e responsabili che impazziscono dietro la loro gestione, trascorrendo tantissimo tempo in ufficio. Per tale motivo sono nati i software HR archiviazione documentale.

Come archiviare i documenti aziendali in modo semplice?

Archiviare i documenti aziendali serve a tenere traccia dei processi gestionali dell’azienda, le strategie sostenute nel tempo, le informazioni del personale entrato a far parte dell’organico, e gli accordi stabiliti tra i dipendenti e l’azienda.

Si tratta quindi di un’operazione fondamentale, a cui dedicare la giusta attenzione.

Se hai avuto modo di fare esperienza con i metodi di archiviazione tradizionale, potrà esserti capitato di dover fare i conti con imprecisioni e rallentamenti dovuti alle difficoltà che la gestione di un gran cumulo di fogli e plichi burocratici richiede.

Con lo scopo di velocizzare questo processo, ridurre la responsabilità dei gestori, e aumentare l’efficienza e la produttività dei collaboratori di un’azienda, sono nati i Software HR.

I software HR sono delle piattaforme online, disponibili sul proprio dispositivo elettronico, come lo smartphone, che aiutano a semplificare la gestione delle Human Resources, come il nome suggerisce. Tra le loro funzionalità vi è la possibilità di organizzare ed archiviare in modo semplice tutte le documentazioni di un’azienda.

La digitalizzazione dell’operazione, alla base della loro natura elettronica, garantisce 4 vantaggi:

1. Spazio virtuale unico e centralizzato, dove poter visualizzare tutti i documenti che servono, divisi per cartella. Si salutano così scaffali impolverati e pesanti cartelle.

2. Organizzazione ordinata ed efficiente, con accesso rapido alle informazioni, con possibilità di consultarle  velocemente da parte degli addetti responsabili.

3. Aumento della sicurezza e della protezione dei dati sensibili contenuti, perché l’accesso e la modifica possono essere effettuati solo dal personale autorizzato.

4.  Riduzione dei costi di stampa legati al cartaceo, e dei conseguenti costi di archiviazione.

In conclusione, l’archiviazione digitale attraverso una piattaforma HR risulta la scelta ideale per le aziende che puntano a velocizzare i propri processi economici, evitando errori e problematiche. I costi legati all’abbonamento al software non saranno risentiti, perché da una minima spesa ci sarà una massima resa! Sei curioso di provarne uno? Scopri Fluida.

Fluida: l’app vincente per l’archiviazione documentale 

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Fluida è la piattaforma HR mobile che ti offre l’opportunità di gestire e conservare in maniera comoda e rapida le tue documentazioni.

Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai Documenti, la sezione che ti permette di:

• avere uno spazio dove caricare tutti i documenti, suddivisi per cartelle, per ciascun dipendente
• organizzare ed archiviare i documenti in 6 categorie, consultabili dai responsabili e i dipendenti interessati, in qualsiasi momento si voglia
• consultare i cedolini paga senza doverli scaricare, grazie alla funzione preview

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