Dati biometrici per la timbratura: si possono usare?

La rilevazione presenze tramite l’uso di dati biometrici non è consentita in mancanza di una normativa di base: scopriamo regole e sistemi alternativi.

Questo articolo parlerà di timbratura biometrica, esaminando le normative proposte nel nostro paese in ambito lavorativo.

Cosa si intende per timbratura biometrica?

La timbratura è un’operazione svolta sia nel settore privato che in quello pubblico per rilevare la presenza dei dipendenti, precisamente l’inizio e la fine della loro giornata lavorativa. Il termine “timbratura” indica proprio l’azione di imprimere un segno.

Ad oggi, ci sono tantissimi strumenti per compiere l’operazione: dal classico badge, fino all’utilizzo dei dati biometrici. Cosa sono esattamente questi ultimi?

I dati biometrici, come definito dal GDPR (Regolamento Generale per la protezione dei dati), sono dati sensibili, che consentono l’identificazione univoca della persona. Riguardano, dunque, le caratteristiche fisiche e fisiologiche, come: 

• le impronte digitali
• la fisionomia del volto
• la forma della mano o dell’orecchio
• colore e dimensione dell’iride

Ma rientrano in tale categoria anche le caratteristiche comportamentali, ad esempio:

• l’impronta vocale
• la calligrafia e la firma
• i movimenti del corpo

Il trattamento di questi dati avviene spesso quotidianamente per svolgere azioni semplici. Pensiamo alla maggior parte degli smartphone che si sbloccano grazie al riconoscimento del volto o della propria impronta digitale, permettendo ai proprietari di evitare l’uso di codici e password rintracciabili da altri.

Tale sistema, dunque, ha suscitato l’interesse del settore lavorativo alla ricerca di un metodo per facilitare il riconoscimento dei dipendenti, permettendo loro l’accesso ai luoghi di lavoro e la registrazione della presenza.

Il principale vantaggio riguarda proprio l’univocità dei dati – che aiuta a combattere l’assenteismo poiché consente di essere certi che la persona si trovi esattamente in azienda – e ridurre i cosiddetti “furbetti del cartellino”, vale a dire tutti quei dipendenti che approfittano della timbratura con badge facendola effettuare da un collega. 

Ma prima di pensare di adottare una simile tecnologia per i propri lavoratori, è necessario conoscere le regole vigenti nel nostro Paese.

Dati biometrici: la normativa in Italia

La timbratura biometrica è utilizzata in molti paesi, ma non è consentita in Italia. 

La nostra autorità per la protezione dei dati personali, Garante della Privacy, ha infatti stabilito che il trattamento dei dati biometrici non è ammissibile per l’ordinaria gestione del rapporto lavorativo, in particolare per il controllo presenze dei dipendenti sul luogo di lavoro, e i relativi orari da svolgere.

L’autorità ritiene infatti che, in mancanza di una normativa di base valida e completa, tale modalità risulta sproporzionata rispetto alla finalità dell’operazione, realizzabile attraverso altri sistemi meno rischiosi, e meno invasivi della sfera privata del lavoratore. 

L’inadempimento delle regole è punito generalmente con pesanti sanzioni. È il caso dell’Azienda sanitaria provinciale (ASP) di Enna, che utilizzava le impronte digitali di 2000 dipendenti per la rilevazione presenze, senza rispettare pienamente le normative del Regolamento Europeo. La struttura sanitaria ha così ricevuto un’ammenda di 30.000 € e ha dovuto provvedere alla cancellazione dei dati biometrici memorizzati. 

È utile sapere che vi è la possibilità di richiedere l’autorizzazione del Garante, ma questa è concessa solo in casi estremamente rari e specifici con presenza di rischi legati a situazioni particolari del personale. Ne è di esempio Asia S.p.A, società per la gestione dei rifiuti nella città di Napoli che, nel 2013, ha ottenuto il consenso di adottare tale sistema per evitare infiltrazioni camorristiche.

Sorge ora la domanda: qual è l’alternativa più comoda, funzionale ed efficiente per il controllo presenze e la timbratura dei dipendenti? 

Fluida: lo strumento vincente per la rilevazione presenze  

Hai bisogno di gestire in maniera facile e sicura la  rilevazione presenze nella tua azienda? Ci pensa Fluida.

Fluida è la piattaforma HR mobile nata per semplificare la relazione tra dipendente ed azienda. Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai la Timbratura Smart, che ti consente di timbrare in maniera digitale direttamente dallo smartphone, un dispositivo che ormai la maggior parte delle persone porta sempre con sé.

Per timbrare dallo smartphone il lavoratore dovrà fare accesso a Fluida, app nella quale ci possono essere

altre informazioni e documenti personali come i dati su ferie, malattie e i cedolini con i dati sullo stipendio: tutte informazioni che il lavoratore starà certamente attento a non condividere con altre persone in

azienda.

Fluida contiene diversi elementi di sicurezza:

• L’app notifica ogni volta che viene sostituito lo smartphone per la timbratura, in questo modo i responsabili potranno rilevare eventuali abusi.
• Per accedere all’applicazione sono necessari username e password personali;
• Il sistema si basa su un segnale bluetooth cifrato ed una tecnologia di verifica sviluppata in esclusiva dal

team di Fluida in modo che il segnale non possa essere clonato.

La timbratura di Fluida si distingue sul mercato anche per la sua versatilità. Prevede infatti tecnologie

differenti per coprire ogni esigenza comprese quelle emerse con l’introduzione dello smart working.

Per avere maggiori informazioni e tutte le funzionalità dell’app su https://www.fluida.io/rilevazione-presenze o guarda il video che spiega la Timbratura Smart in 1 minuto: