Gestisci la distribuzione di documenti aziendali ai dipendenti nella fase 2 – Covid

La distribuzione ai dipendenti dei documenti aziendali, che devono essere oggetto di presa visione, viene oggi gestita con l’invio, la ricezione e l’archiviazione con i classici metodi cartacei ed e-mail.

Questa modalità non è più adeguata a garantire la correttezza dei processi, esponendo l’Azienda ad importanti inefficienze, sprechi di tempo e di denaro, nonché ad elevati rischi sanzionatori.

In questo particolare momento si rende necessario sottoporre ai dipendenti svariati documenti, tra cui ricordiamo:

• il protocollo di sicurezza anti COVID-19 specifico per la tua azienda (puoi partire dalle basi previste dal protocollo condiviso richiamato dal DPCM del 26 aprile);
• l’informativa privacy legata al trattamento dei dati necessari alla gestione dell’emergenza;
• l’informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile (vedi ad esempio sito INAIL);
• le policy di sicurezza adottate per l’utilizzo degli strumenti IT, in particolare legate allo smart working.

Inviare comunicazioni ai dipendenti diventa più semplice con Fluida.

Grazie alla nuova funzione “Comunicazioni aziendali” l’app Fluida mette a disposizione uno strumento facile, integrato e completo per distribuire documenti, informative e comunicazioni aziendali ai dipendenti e tenere traccia dell’effettiva presa visione.

Programma gli invii delle comunicazioni ricorrenti

Fluida permette di programmare invii con cadenza periodica giornaliera, settimanale o mensile.

Suggeriamo di inviare un promemoria nei giorni in cui il lavoratore è operativo che ricordi i seguenti importanti obblighi e chieda conferma di lettura e comprensione relativamente a:

• l’obbligo di rimanere al proprio domicilio e di non entrare in azienda in presenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio medico di famiglia e l’autorità sanitaria
• la consapevolezza e l’accettazione del fatto di non poter fare ingresso o di poter permanere in azienda e di doverlo dichiarare tempestivamente laddove, anche successivamente all’ingresso, sussistano le condizioni di pericolo (sintomi di influenza, temperatura, provenienza da zone a rischio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti, etc) in cui i provvedimenti dell’Autorità impongono di informare il medico di famiglia e l’Autorità sanitaria e di rimanere al proprio domicilio
• l’impegno a rispettare tutte le disposizioni delle Autorità e del datore di lavoro nel fare accesso in azienda (in particolare, mantenere la distanza di sicurezza, osservare le regole di igiene delle mani e tenere comportamenti corretti sul piano dell’igiene)
• l’impegno a informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti

Comunicazioni per segnalare repentini cambiamenti organizzativi

In questa situazione di emergenza è capitato più volte in questi mesi che le aziende si siano dovute molto velocemente adeguare agli scenari in continua evoluzione.

Chiusura temporanea delle sedi, richiesta ad alcuni team di operare da remoto, ecc

Nel caso di eventuali casi positivi in azienda sarà necessario inviare comunicazioni al personale ed avere conferma immediata di lettura per assicurarsi, ad esempio, che il personale non si presenti in sede oppure che prenda subito atto di una nuova indicazione in termini di sicurezza.

Tutto questo ora diventa più semplice con Fluida. Più semplice e immediato delle email, soprattutto per i mestieri che non operano al computer, e soprattutto con possibilità di avere un report sull’apertura e sulla lettura della comunicazione, archiviandone l’esito ai fini di eventuali controversie future.

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