Busta paga e gestione digitale: ecco come funziona

Le buste paga dei dipendenti devono essere stilate, inviate al personale, ed archiviate per poterle consultare. Come gestire queste operazioni? 

In questo articolo verrà spiegato com’è redatto il documento busta paga. Sarà indicata la figura che svolge questo ruolo, le due principali modalità di gestione, e infine, uno strumento che ti permette di gestirla al meglio.

Busta paga: cos’è, dati e voci

La busta paga è un documento contabile, che contiene i dati identificativi del datore e del lavoratore, e tutti gli elementi relativi al rapporto di lavoro, in particolare quelli che determinano la netta retribuzione.

La normativa vigente non prevede un modello unico per la redazione della busta paga, ma le voci inserite nel documento sono disposte generalmente seguendo quest’ ordine:

• Intestazione

Spazio in cui sono esposte le informazioni identificative del datore come: la ragione sociale, il codice fiscale, l’indirizzo aziendale o il centro presso cui il lavoratore svolge il proprio servizio, insieme a posizioni assicurative e previdenziali. E le informazioni identificative del lavoratore, come: dati anagrafici, data di assunzione, qualifica e mansione, orario di lavoro. 

• Corpo

Spazio dove viene inserito l’importo che spetta al lavoratore, in relazione alla quantità della prestazione resa, tenendo conto dei giorni, delle ore, e degli extra (un turno straordinario, festivo o notturno). 

Si considerano inoltre, festività, ferie, permessi, congedi ed assenze retribuite, e gli eventi tutelati dagli Istituiti previdenziali assicurativi (malattia, congedi parentali o infortuni). 

Nel corpo vengono riportati eventualmente assegni per il nucleo familiare, idennità legate alla trasferta, o benefit concessi al dipendente, ed altre possibili voci retributive legate ad ogni specifico CCNL e mansione.

• Dati previdenziali 

Spazio per l’imponibile previdenziale e totale dei contributi.

• Dati fiscali

Spazio per l’imponibile fiscale, l’imposta IRPEF netta e lorda, trattenute e addizionali IRPEF.

• TFR

La quota trattenuta per il trattamento di fine rapporto.

• Retribuzione netta 

Infine, anche se spesso è il dato su cui l’occhio cade prima, la cifra che spetta, dopo un mese di lavoro.

Analizziamo ora da chi e come può essere gestita la busta paga!

Busta paga: gestione manuale vs digitale

La figura professionale più diffusa che si occupa dell’elaborazione della busta paga è il consulente del lavoro, ma tale compito può essere svolto anche da avvocati, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali.

La busta paga, viene generalmente redatta attraverso fogli di calcolo, come quelli proposti dal programma Excel, che permette di inserire in maniera schematica e pulita tutte le voci sopraelencate, e garantisce precisione matematica.

Una volta stilati, i documenti andranno inviati al personale ed archiviati. Questa operazione può essere svolta in due modi:

• Metodo manuale

Con questo sistema ogni busta paga deve essere stampata ed inviata al personale interessato, oppure inviata attraverso email o PEC. Si tratta di un metodo tradizionale, e conosciuto da tutti, tuttavia risulta antiquato se pensiamo ai costi di stampa, agli errori legati all’invio, o peggio, alla possibile perdita per disordine o negligenza!

• Metodo digitale

La tecnologia è subentrata nel mondo delle risorse umane per migliorare la burocrazia aziendale, e a tal proposito sono nati i software HR, delle piattaforme che consentono di rendere il documento digitale, azzerare costi e sprechi carta, inviarlo rapidamente ai dipendenti, ed archiviarlo in modo sicuro!

Sei curioso di provare una piattaforma che ti garantisca una perfetta gestione delle buste paga dei tuoi dipendenti?

Fluida: lo strumento vincente per archiviare i cedolini

Fluida è un software HR mobile nato per semplificare la relazione tra lavoratore ed azienda. 

Tra le sue uniche e molteplici funzionalità ritroverai la sezione Documenti, uno spazio che ti consente di avere una cartella per ogni dipendente dove caricare e archiviare le buste paga digitali e tutti gli altri importanti documenti suddividendoli per categoria. 

Ad esempio: 

Cartella di Mario Rossi

• compensi
• contratti
• CV
• documenti di identità
• documenti vari

Nella categoria compensi ritroverai i cedolini paga, ed è possibile consultarli anche senza scaricarli: con la funzione preview infatti si può vedere in un attimo l’ammontare lordo e netto dello stipendio mensile.

Grazie a Fluida, tutti saranno sempre aggiornati. Il personale, infatti, riceve una notifica ogni volta che c’è un nuovo documento in modo da trovarlo velocemente ed essere certi della visione.

Fluida ti offre una prova gratuita, cosa aspetti a provarla? Evita errori di invio, risparmia tempo, e godi la comodità del digitale direttamente dal tuo smartphone.
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