Trilogik e Fluida: innovazione e integrazione per una gestione HR più efficiente

Intervista a Massimo Tartari, Responsabile Progetti Software Gestionale di Trilogik.

Nel mondo della digitalizzazione aziendale, l’integrazione tra software gestionali e soluzioni HR rappresenta un elemento chiave per ottimizzare i processi interni e garantire una gestione delle risorse umane sempre più efficace. Trilogik, azienda con oltre 20 anni di esperienza nel settore IT, si distingue per la sua capacità di offrire soluzioni tecnologiche all’avanguardia, con un focus particolare sui software ERP, la gestione documentale e l’automazione dei processi aziendali.

Da sempre partner tecnologico di riferimento per le imprese che vogliono migliorare la propria efficienza operativa, Trilogik ha scelto di integrare Fluida HR Suite all’interno del proprio ecosistema di soluzioni, riconoscendone il valore nell’ambito della rilevazione presenze, della gestione documentale e della rendicontazione delle attività lavorative. Grazie alla sua esperienza consolidata e a un approccio orientato all’innovazione, Trilogik aiuta le aziende a sfruttare il potenziale della digitalizzazione, semplificando la gestione HR con strumenti intuitivi e accessibili.

Ma quali sono i reali vantaggi di questa integrazione? Come Fluida può migliorare la gestione delle risorse umane all’interno di un ERP? Ne parliamo con Massimo Tartari – Responsabile Progetti Software Gestionale, che ci racconta la visione di Trilogik e il valore aggiunto di Fluida nel loro ecosistema di soluzioni.

Massimo, ci puoi raccontare come nasce la collaborazione fra Trilogik e Fluida?

Certamente, quando si hanno 30 anni di esperienza nel software ERP come me, le occasioni in cui capita di trovarsi a gestire soluzioni per la rilevazione presenze e il controllo dei costi del personale, sviluppando anche una nostra soluzione software, sono davvero molte. Per Trilogik è sempre stato fondamentale proporre ai nostri clienti le migliori soluzioni disponibili sul mercato, in particolare l’attenzione per quelle appartenenti all’ecosistema Zucchetti.

Ecco perché quando ci è stata presentata Fluida, la fiamma si è subito accesa. Abbiamo visto il potenziale di innovazione, sia per la semplicità d’uso sia per le possibilità di integrazione della piattaforma in cloud Fluida HR Suite con i gestionali ERP, permettendo ai nostri clienti di migliorare la gestione delle risorse umane con strumenti intuitivi e accessibili da qualsiasi dispositivo.

Quali vantaggi offre secondo te Fluida HR Suite rispetto ad altre soluzioni sul mercato che avete testato?

Fluida HR Suite si distingue per la sua estrema semplicità e velocità di utilizzo grazie ad un’interfaccia intuitiva che offre un’esperienza d’uso difficile da eguagliare. È un software moderno, accessibile sia da smartphone che da PC, grazie a un’ottima web app che mantiene tutte le funzionalità senza necessità di installazioni complesse.

La considero particolarmente indicata per aziende che vogliono un sistema efficace e snello senza dover affrontare implementazioni lunghe e costose. Oltre alla Gestione presenze per le richieste di ferie e permessi, Fluida facilita lo scambio di Documenti, le Comunicazioni importanti in azienda, migliorando la gestione in modo intuitivo e digitale.

Per quali ragioni ritieni che Fluida HR Suite si presti ad essere integrata con un gestionale ERP?

L’ERP rappresenta il cuore pulsante della gestione aziendale, un sistema strutturato che raccoglie, organizza e ottimizza risorse, funzionalità e processi operativi. Dall’altra parte, Fluida si distingue per la sua capacità di gestire in modo semplice, intuitivo ed efficace le risorse umane, grazie a una piattaforma in cloud evoluta e accessibile.

Mentre la gestione completa e strutturata di costi e ricavi legati a commesse e progetti aziendali trova la sua naturale collocazione all’interno dell’ERP, la rendicontazione delle ore lavorate, suddivisa per attività, progetti e persone, è più efficiente se affidata a soluzioni come Fluida. Grazie alla sua accessibilità via web e mobile, Fluida consente ai dipendenti di registrare facilmente il proprio tempo direttamente da PC e smartphone, garantendo un flusso di lavoro più agile, preciso e perfettamente integrato con il gestionale aziendale.

Con quale gestionale avete integrato, o contate di integrare, Fluida HR Suite?

Attualmente abbiamo integrato Fluida con Onda Vision, il gestionale ERP sviluppato da EdiSoftware sempre del Gruppo Zucchetti.

L’obiettivo è consolidare questa integrazione, ampliandone le funzionalità per offrire alle aziende una soluzione HR ancora più completa e automatizzata.

Quali sono stati i vantaggi riscontrati da questa integrazione?

I vantaggi sono molti, basta pensare che l’integrazione tra Fluida e l’ERP Onda Vision permette di sincronizzare automaticamente le anagrafiche del personale, le commesse e le attività, semplificando il flusso di lavoro. Grazie a questa sinergia, ad esempio, i dipendenti possono rendicontare le ore di lavoro direttamente su Fluida, aggiornando in tempo reale i costi delle commesse all’interno dell’ERP. Questo non solo migliora l’efficienza operativa, ma offre anche una visione più chiara e dettagliata delle attività aziendali.

Quali tra le funzionalità di Fluida HR Suite ritieni essere particolarmente adatte ai fini dell’utilizzo integrato con un gestionale ERP?

Altre alla Rendicontazione attività e la Gestione presenze che offre lo storico del personale, sono convinto che abbiano un grande potenziale di integrazione anche altre funzionalità come ad esempio: 

• Note spese, con la scansione degli scontrini e inserimento automatico dei dati e digitalizzazione del processo di approvazione.
• Comunicazioni importanti, per facilitare il flusso informativo tra management e dipendenti.
• Documenti, per garantire l’accesso e il recapito, rapido e sicuro, di cedolini e documenti vari del personale.

Questo permetterebbe di centralizzare non solo il monitoraggio delle attività dei dipendenti, ma anche la gestione amministrativa e documentale, rendendo l’esperienza d’uso ancora più completa e versatile.

Puoi raccontarci un caso reale in cui avete gestito con successo le integrazioni per un vostro cliente?

Un esempio concreto è l’integrazione realizzata per ENGINTEC S.p.A., dove abbiamo collegato l’ERP Onda Vision con Fluida per la rendicontazione delle ore lavorate su progetti e commesse. In aggiunta, abbiamo sviluppato un modulo personalizzato sull’ERP per la gestione dello Storico del Personale.

Questa funzionalità consente di registrare e monitorare tutti gli eventi significativi nella carriera di ogni dipendente, come: documenti personali, visite mediche, dotazioni aziendali, formazione, certificazioni, variazioni di carriera e molto altro. Grazie a un cruscotto intuitivo, è possibile consultare l’intero storico di un dipendente in ordine cronologico, con la possibilità di allegare documenti e tracciare scadenze. L’integrazione tra Fluida e Onda vision ha permesso ad ENGINTEC di ottenere un sistema di gestione del personale più efficiente e strutturato.

Immaginando le potenzialità dell’integrazione di Fluida HR Suite con Onda Vision, quali aspettative hai per il futuro in termini di offerta e risultati commerciali?

Le prospettive per il futuro sono molto promettenti e il nostro obiettivo si muove su due fronti principali:

• Espandere l’utilizzo di Fluida tra i nostri clienti attuali, presentandolo come una soluzione perfettamente integrabile con il nostro ERP, in grado di ottimizzare la gestione delle risorse umane e semplificare i processi aziendali.
• Allargare il nostro mercato, avvicinandoci a nuove aziende che cercano strumenti innovativi per digitalizzare i processi aziendali, offrendo loro una soluzione moderna, accessibile, e soprattutto integrata, che può evolversi insieme alle loro esigenze.

Siamo convinti che questa integrazione rappresenti un valore aggiunto sia per le aziende che già utilizzano il nostro ERP sia per quelle che vogliono avviare un percorso di trasformazione digitale.

Oltre all’integrazione, Trilogik rivende Fluida HR Suite anche come prodotto?

Certamente, Fluida rappresenta per noi una leva strategica per entrare in contatto con nuove aziende. Spesso, alcune realtà non avvertono immediatamente la necessità di un ERP completo, ma riconoscono il valore di una soluzione semplice e intuitiva per la gestione delle risorse umane.

Proporre Fluida ci permette di offrire un primo approccio alla digitalizzazione HR, aiutando le aziende a semplificare i processi. In molti casi, questa prima adozione può aprire la strada a una futura integrazione con un ERP più strutturato, accompagnando i clienti in un percorso di crescita sempre più digitale.

Quali funzionalità incontrano maggiormente l’interesse dei vostri clienti?

Tra le funzionalità più apprezzate dai nostri clienti spicca sicuramente la Nota spese, che permette ai dipendenti di scansionare direttamente le ricevute tramite la fotocamera dello smartphone e di digitalizzare il processo di invio e approvazione, facilitando anche il processo di pagamento.

Particolarmente apprezzata anche la Timbratura smart, che consente al personale di rilevare le presenze in modo rapido, rendendo il processo più flessibile e adatto anche a chi opera da remoto o in mobilità. Anche Comunicazioni importanti risulta notevolmente utile, perché consente di avere un unico canale per comunicare con i dipendenti, con notifiche di invio e conferme di lettura. Non tralascio la funzionalità Documenti che permette di inviare e archiviare tutti i documenti dei dipendenti come contratti e cedolini riducendo la documentazione cartacea.

In sintesi, i nostri clienti trovano in Fluida una soluzione perfetta per semplificare e ottimizzare diversi aspetti della gestione del personale.

In Trilogik utilizzate Fluida HR Suite anche come strumento interno per la gestione del personale?

Sì, è una nostra politica aziendale: prima di proporre una soluzione ai clienti, preferiamo testarla internamente. Questa operazione ci consente di comprenderne appieno i vantaggi, individuare eventuali aree di miglioramento e avere un’esperienza diretta da condividere con i nostri clienti, in questo caso poi abbiamo deciso di mantenerla. 

Hai notato un cambiamento nella gestione dei processi interni da quando utilizzate Fluida HR Suite?

Assolutamente sì. Implementare Fluida ha avuto un impatto significativo sui nostri processi interni, permettendoci di digitalizzare completamente molte operazioni che prima venivano gestite in modo manuale.

Faccio alcuni esempi concreti:

• La gestione delle note spese è stata completamente automatizzata, semplificando il processo di approvazione.
• Le comunicazioni aziendali sono ora più rapide e centralizzate, riducendo la necessità di inviare email o telefonate per richieste di cui si perdeva traccia.
• La registrazione delle presenze e dei giustificativi è stata digitalizzata completamente semplificando un’attività che porta via molto tempo
• La rendicontazione delle ore lavorate su ogni commessa è più precisa e decisamente più facile da gestire. 

Questi cambiamenti non solo hanno migliorato l’efficienza del nostro team, ma hanno anche reso il lavoro quotidiano più fluido e meno soggetto a errori. 

La collaborazione tra Trilogik e Fluida HR Suite è l’esempio di come l’integrazione tra soluzioni HR digitali e sistemi ERP sia in grado di offrire una gestione aziendale più efficiente e automatizzata di tutti i processi interni. Grazie alla sua flessibilità e interoperabilità, Fluida fornisce un supporto indispensabile per i processi HR, ottimizzando tempi, costi e risorse, fornendo dati aggiornati e certificati, migliorando il flusso di lavoro. Questo approccio non è solo un’evoluzione tecnologica, ma una strategia al servizio delle aziende, per renderle più competitive e orientate al futuro in uno scenario di forte competitività.