Obbligo tracciabilità spese di trasferte dal 1 gennaio 2025, tutto quello che devi sapere

Dal 1° gennaio 2025, le spese di trasferta per dipendenti e professionisti sono soggette a nuove regole. La Legge di Bilancio 2025 introduce l’obbligo di tracciabilità per la deducibilità fiscale, un cambiamento che punta a garantire maggiore trasparenza e a contrastare l’evasione fiscale. Questo articolo approfondisce i dettagli della normativa, le modalità operative e le implicazioni per aziende e lavoratori.

Le novità normative per la tracciabilità delle trasferte 

La Legge di Bilancio 2025 (n. 207/2024), nei commi 81-83 dell’articolo 1, stabilisce nuovi criteri per la gestione e la deducibilità delle spese di trasferta. Per essere ammesse alla deducibilità fiscale ai fini IRES/IRPEF e IRAP, tali spese dovranno essere effettuate utilizzando strumenti di pagamento tracciabili. Questa disposizione garantisce anche l’esenzione dal calcolo del reddito imponibile per i lavoratori dipendenti, non concorreranno quindi alla formazione del reddito da lavoro dipendente. Rimangono esclusi da questi obblighi i trasporti effettuati tramite servizi pubblici di linea.

Le spese sostenute per trasferte lavorative che dovranno essere pagate con strumenti tracciabili per beneficiare delle agevolazioni fiscali, includono:

• Spese per vitto e alloggio
• Trasporti, inclusi taxi e noleggio con conducente (NCC)
• Viaggi in aereo o treno.

Strumenti di pagamento ammessi per la tracciabilità delle trasferte

Per essere conformi alla normativa, le aziende e i dipendenti devono utilizzare uno dei seguenti metodi di pagamento:

• Carte di credito, debito o prepagate
• Bonifici bancari o postali
• Assegni bancari o circolari

Questi strumenti garantiscono una piena tracciabilità delle transazioni, come richiesto dall’articolo 23 del D.lgs 241/1997. È fondamentale che le aziende aggiornino le loro politiche interne per evitare errori nella gestione amministrativa.

Tracciabilità spese, eccezioni alla regola 

Nella tracciabilità delle spese per le trasferte sono previste alcune eccezioni: le spese relative ai trasporti pubblici di linea, non richiedono tracciabilità per essere deducibili. Questi servizi, essendo già soggetti a rigorosi controlli fiscali, sono esclusi dall’obbligo.

Inoltre secondo l’articolo 51, comma 5, del TUIR, alcune spese accessorie sostenute dal dipendente durante la trasferta, come lavanderia e parcheggio, possono essere rimborsate senza necessità di documentazione, fino a un limite massimo giornaliero di 15,49 euro per trasferte nazionali e 25,82 euro per quelle all’estero. Queste tipologie di spese, in quanto già previste come non documentabili, sembrerebbero non rientrare tra quelle soggette agli obblighi introdotti dalle nuove disposizioni normative sulla tracciabilità.

Tracciabilità delle spese, implicazioni per aziende e dipendenti 

L’adeguamento a questa normativa richiede un’attenta pianificazione da parte delle aziende. Le principali implicazioni sono:

• Modifica delle politiche di rimborso: i dipendenti dovranno utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per le spese rimborsabili.
• Formazione dei dipendenti: è necessario informare i lavoratori sulle nuove regole e sulle conseguenze in caso di mancato rispetto.
• Controlli interni: le aziende dovranno implementare sistemi per verificare la conformità delle spese sostenute.

In caso di non conformità, le spese rimborsate non saranno deducibili per l’azienda e diventeranno imponibili per il dipendente, generando un doppio svantaggio.

Tracciabilità delle spese e lotta all’evasione fiscale

L’intento delle nuove misure è creare un disincentivo all’evasione fiscale, mettendo in contrasto gli interessi di fornitori e acquirenti. Alcuni fornitori di servizi come hotel, ristoranti, taxi e NCC tendono a preferire pagamenti in contanti, con l’introduzione di queste regole, aziende, lavoratori autonomi e dipendenti saranno obbligati a utilizzare metodi di pagamento tracciabili per poter dedurre i costi ed evitare la tassazione sui rimborsi.

La relazione tecnica evidenzia che l’evasione fiscale nei settori dei trasporti e della ristorazione è rilevante. Per taxi e NCC si stima che circa il 50% dei ricavi non venga dichiarato, mentre per hotel e ristoranti l’evasione raggiunge il 20%. Si prevede che queste misure genereranno un aumento del gettito fiscale pari a 432 milioni di euro nel 2026 e 244 milioni di euro annui nel periodo 2027-2030. Per il 2025 non è atteso alcun recupero, poiché le disposizioni entreranno in vigore dal 1° gennaio 2025.

Come Fluida semplifica la gestione delle spese di trasferta 

Per affrontare al meglio queste nuove disposizioni sulla tracciabilità delle spese, le aziende possono avvalersi di strumenti digitali avanzati come Fluida, la piattaforma in cloud evoluta per la gestione del personale. La funzionalità Nota Spese offre infatti una soluzione completa per la gestione e l’organizzazione delle note spese di tutti i dipendenti che, per lavoro, devono sostenere spese di viaggi, trasferte e altro.

Perché è utile la funzionalità Nota Spese di Fluida per la tracciabilità delle spese:

• Digitalizzazione delle spese: i dipendenti possono registrare ogni spesa direttamente tramite l’app, allegando foto di scontrini o fatture con lettura automatica grazie all’AI dei dati principali. Inoltre, per maggior semplicità, a breve sarà possibile inserire anche una foto aggiuntiva (ad esempio la ricevuta del pos), garantendo così una documentazione più accurata e immediata.
  
• Organizzazione semplificata: le spese possono essere suddivise scegliendo fra 12 categorie predefinite, facilitando la contabilizzazione e il rispetto delle politiche aziendali.
  
• Tracciabilità dei pagamenti: Fluida consente di indicare la tipologia di pagamento utilizzato per ogni spesa, ad esempio fondi personali, carta aziendale, ecc. Uno strumento che permette di semplificare la gestione dell’obbligo di tracciabilità previsto dalla nuova normativa. Presto si potrà anche specificare quale carta aziendale in dotazione è stata utilizzata per una spesa.
  
• Processo di approvazione semplificato: le note spese possono essere inviate e approvate digitalmente, riducendo i tempi di gestione e minimizzando gli errori.
  
• Integrazione con altre valute: per le aziende che operano a livello internazionale, Fluida supporta la gestione di spese in diverse valute, con conversione automatica nella valuta principale dell’azienda.

L’utilizzo di Fluida non solo facilita la conformità alle nuove disposizioni legislative, ma migliora anche l’efficienza operativa, riducendo il carico amministrativo e aumentando la precisione nella gestione

L’obbligo di pagamento tracciabile per le spese di trasferta rappresenta un significativo passo avanti verso una maggiore trasparenza e legalità nel mondo del lavoro. Per le aziende, questo cambiamento richiede un adattamento non solo normativo, ma anche organizzativo. Adottare strumenti tecnologici avanzati, come la funzionalità Nota Spese di Fluida, può fare la differenza, consentendo di gestire con facilità le spese tracciabili, migliorare l’efficienza amministrativa e garantire la piena conformità normativa. Prepararsi in anticipo formando il personale, sarà essenziale per trasformare questa normativa in un’opportunità di miglioramento dei processi aziendali.