Dematerializzazione dei documenti: cos’è e come funziona

La dematerializzazione trasforma i documenti cartacei in documenti digitali, e migliora la gestione documentale in azienda. 

In questo articolo sarà spiegato il processo di dematerializzazione dei documenti, passando in rassegna i vantaggi e i modi per metterlo in pratica. 

Cosa si intende per dematerializzazione dei documenti?

La dematerializzazione dei documenti è un processo che permette di convertire un documento cartaceo in un documento digitale. 

Dematerializzare indica proprio l’idea di eliminare la materia fisica e tangibile del documento, ovvero la carta. Il formato digitale prevede che i documenti siano direttamente disponibili e reperibili su qualsiasi dispositivo elettronico, dai computer agli smartphone.

Tale processo, negli ultimi anni, sta prendendo sempre più spazio all’interno delle aziende, sia nel settore privato che nella Pubblica Amministrazione. Così, si inserisce a pieno nel grande fenomeno della trasformazione digitale che tocca il mondo del lavoro.

In effetti, la conversione dei documenti cartacei in documenti digitali presenta numerosi vantaggi. Analizziamo quindi nel dettaglio i motivi per cui metterla in pratica.

Perché dematerializzare i documenti?

Negli ultimi decenni la tecnologia è entrata a poco a poco nella nostra vita quotidiana, semplificandola e migliorandola significativamente. 

Una serie di azioni che prima svolgevamo manualmente, talvolta con difficoltà, sono diventate più fluide ed immediate grazie allo sviluppo dei sistemi digitali. 

Anche la dematerializzazione rientra tra quei processi che sono nati per ottimizzare l’uso quotidiano e lavorativo dei documenti.

I suoi principali vantaggi riguardano:

• Riduzione della carta

Il formato digitale permette di ridurre il grande consumo di carta, che comporta sia benefici economici, eliminando i costi legati alla stampa, sia ambientali, legati allo smaltimento. 

• Eliminazione degli spazi fisici

I documenti digitali permettono di salutare completamente gli spazi necessari all’archiviazione e conservazione dei documenti. Quella stanza d’archivio, o quei numerosi scaffali impolverati, presenti negli uffici meno moderni, potranno essere reinventati ed utilizzati a scopi ancor più utili!

• Incremento della sicurezza

Il documento in formato digitale è molto più sicuro rispetto a quello cartaceo. I motivi sono due: il digitale è indistruttibile rispetto a quello cartaceo che è costantemente esposto a rischi, come il rischio di perdersi, rovinarsi o sporcarsi; il digitale permette di garantire una maggiore privacy delle informazioni contenute nel documento, poiché non è altamente rintracciabile come un cartaceo.

• Velocità di condivisione

A differenza dei documenti cartacei, che necessitano di essere consegnati a mano, i documenti digitali possono essere inviati e condivisi in modo semplice e veloce con tutti gli interessati, attraverso i dispositivi elettronici. Una fattura digitale, ad esempio, può essere inviata comodamente tramite e-mail. 

• Velocità di ricerca

Contrariamente a quanto avviene con i documenti digitali, da ricercare all’interno di cartelline talvolta piene di altri fogli, i documenti digitali possono essere ritrovati velocemente all’interno dell’archivio digitale, che li ordina ed indicizza, ottimizzando così la loro gestione.

Capiamo dunque che gli obiettivi della dematerializzazione sono estremamente vantaggiosi ed utili, soprattutto in un contesto lavorativo dove si fa quotidianamente uso di documenti; e soprattutto in un contesto lavorativo che adotta la modalità smartworking, con dipendenti che lavorano a distanza!

Analizziamo quindi, come si procede verso la dematerializzazione dei documenti.

Come dematerializzare i documenti?

Per comprendere come avviene la dematerializzazione dei documenti bisogna distinguerla dalla digitalizzazione.

La digitalizzazione è un processo che prevede la creazione e la gestione dei documenti direttamente in formato digitale.

La dematerializzazione, invece, è un processo che prevede la conversione del formato del documento, e la sua gestione digitale.

In questo senso, la dematerializzazione può essere intesa come una fase di transizione verso il digitale, che sarà sempre più presente in contesto lavorativo e non.

Per dematerializzare i documenti esistono ad oggi diversi strumenti, come:

• scanner che consentono la conversione del formato;
• software di gestione documentale che permettono la conversione del formato, e presentano anche un archivio digitale volto alla conservazione e rintracciabilità del documento.

Un esempio valido di software per gestione documentale è la funzionalità creata dal software HR Fluida Europe! Scopriamola insieme! 

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• Caricare i documenti in un colpo solo grazie alla tecnologia Divinator che legge ed interpreta le l’immagine.
• Organizzare ed archiviare i documenti in 6 categorie, consultabili dai dipendenti e dall’azienda.
• Inviare i documenti agli interessati, i quali saranno avvisati da notifiche push. È inoltre possibile richiedere la conferma di lettura, in modo da essere sempre aggiornati!
• Consultare i documenti senza doverli scaricare, grazie alla funzione preview.

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