Smartworking: ecco come realizzare una corretta rilevazione presenze

La rilevazione presenze dei dipendenti è un’operazione obbligatoria da svolgere in azienda, anche per coloro che lavorano in smartworking. Cosa fare?

In questo articolo passeremo in rassegna le principali regole stabilite in tema rilevazione presenze, spiegando perché e come effettuare un giusto controllo orari in  azienda.

Rilevazione presenze e timbratura: le regole della legge

La rilevazione presenze serve a tracciare l’inizio e la fine della giornata lavorativa dei dipendenti.

L’operazione è regolamentata da:

• La sentenza C-55/18 del 2019 della Corte di Giustizia Europea, la quale stabilisce l’obbligo per tutte le aziende di avvalersi di un sistema per tracciare le ore di lavoro svolte dai dipendenti, su base giornaliera, settimanale e mensile. 

• La legge nazionale 183/2014, parte della riforma Jobs Act, la quale consente l’utilizzo di strumenti tecnologici, come pc, tablet o smartphone per il monitoraggio delle presenze, l’entrata e l’uscita dal lavoro, a condizione che venga rispettata la privacy.

Queste regole sono volte a favorire un corretto rapporto lavorativo tra datori e dipendenti. Il resoconto delle ore dedicate allo svolgimento delle attività, sia quelle ordinarie, che quelle straordinarie, permette di realizzare una busta paga con giusta retribuzione e indennità, mettendo fine a pratiche e rapporti abusivi nei confronti dei lavoratori, e garantendo loro il lecito riposo.

Il regolamento previsto dalle Istituzioni, ha valore per qualsiasi modalità lavorativa venga adottata all’interno dell’azienda. Tuttavia ci sono almeno 3 errori che vengono ancora compiuti in questo campo, come:

1. Non rilevare le presenze durante lo smartworking

Molto spesso si pensa sia necessario monitorare le presenze solo di chi lavora in ufficio.

2. Non registrare le pause

Anche le pause dal lavoro, come la consueta pausa pranzo devono essere tenute in considerazione, poiché non rientrano nell’orario lavorativo.

3. Non avere registri consultabili

La documentazione deve essere sempre consultabile e reperibile. In caso di ispezione del lavoro o altre emergenze, risulta fondamentale avere gli archivi del controllo presenze dei dipendenti sempre a portata di mano.

È importante ricordare che il mancato rispetto della legge nazionale ed europea costituisce motivo per essere coinvolti in pratiche fraudolenti, ed essere punibili con ingenti sanzioni. Evitare spiacevoli inconvenienti è semplice grazie ai molteplici strumenti che esistono per il controllo presenze.

Nell’ articolo “Controllo presenze e timbratura digitale: ecco come funziona”, è stata presentata una guida ai vari metodi per la rilevazione delle presenze e la timbratura, come il badge, i fogli presenza, i dati biometrici, e metodi di timbratura digitale. Ora analizzeremo più nello specifico perché e come realizzare una corretta rilevazione presenze quando si lavora in smartworking

Smartworking: perché è importante rilevare le presenze

Lo smartworking è una modalità lavorativa, regolamentata dalla legge n.81/2017, che permette di svolgere le mansioni in maniera flessibile, vale a dire senza vincolo di luogo o di precisi orari di lavoro. 

Sebbene esistesse ben prima l’arrivo della pandemia, e fosse ampiamente diffuso all’estero, in Italia è a partire dal 2020 che tale modalità ha fatto ingresso in molte aziende, rappresentando una “digital trasformation”. 

I vantaggi del lavoro agile sono molteplici, a partire da una maggior produttività e soddisfazione da parte dei dipendenti, fino a una riduzione dei costi contributivi legati agli spazi di lavoro. Tuttavia ci sono ancora alcune difficoltà legate alla gestione della modalità flessibile, soprattutto in tema rilevazione presenze, come:

• mancanza della presenza fisica e del controllo visivo del lavoratore in azienda;
• riduzione delle interazioni e della comunicazione;
• possibile differenza oraria dovuta alla flessibilità;
• inefficienza dei metodi tradizionali, come timbratura con cartellino, fogli excel, o dati biometrici.

Ad ogni modo, queste problematiche devono essere superate per non incorrere in situazioni che possono ledere la produttività dei collaboratori. Non avere un controllo sulle ore lavorate dai fuori sede, infatti, può comportare:

• sindrome da burnout per gli impiegati che si sentono sopraffatti dalle attività, e che lavorano anche più ore del dovuto, senza averne la giusta percezione.
• mancato rispetto del diritto alla disconnessione (nell’articolo “Diritto alla disconnessione: significato e situazione in Italia” viene spiegato precisamente cosa si intende), non garantendo l’adeguato riposo al lavoratore.
• minor senso di responsabilità nei confronti delle mansioni da svolgere, determinato anche da uno scarso senso di appartenenza ad un team di lavoro operativo.

Ecco che monitorare le ore lavorative di un dipendente in smartworking, o in altre modalità di lavoro a distanza, ci sembra dunque fondamentale per un’azienda che punta all’efficienza, alla produttività, e alla valorizzazione di tutti i suoi dipendenti! 

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Come rilevare le presenze in smartworking: l’aiuto di Fluida

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• Gestione Presenze, un calendario sempre aggiornato e consultabile, per tracciare presenze, assenze, straordinari, giorni di malattia, giorni di ferie, per conoscere chi si trova in ufficio o chi sta lavorando in smartworking.

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