Controllo presenze e timbratura digitale: ecco come funziona

Esistono vari metodi per controllare le presenze, ma con l’affermarsi del lavoro a distanza è necessario uno strumento moderno e innovativo.

Hai necessità di gestire efficacemente il controllo presenze dei tuoi lavoratori? In questo articolo passeremo in rassegna come funziona il controllo presenze in Italia, illustrando i vari metodi di timbratura e indicando i vantaggi della timbratura digitale.

Controllo presenze: cos’è e come funziona in Italia

Controllare le presenze è una pratica necessaria all’interno di un’organizzazione lavorativa.

Si tratta di un’operazione che serve a tracciare le ore lavorate, sia quelle ordinarie che straordinarie, e a tener traccia delle malattie e dei permessi. E’ di fondamentale importanza sia per i datori, che per gli impiegati. Da questo tracciamento dipende la paga corretta che spetta ai lavoratori. 

Innanzitutto è bene sapere che nel nostro paese le leggi volte a regolamentare la pratica, tengono sempre conto dei diritti personali, tutelati dallo Statuto dei Lavoratori, come: rispetto della libertà, della privacy, e della dignità umana. Ciò significa che ci sono dei limiti che i datori non posso superare.

L’articolo 41 della Costituzione permette ai datori di controllare l’attività lavorativa dei propri dipendenti, e la coerenza con le istruzioni che sono state fornite loro. Inoltre, l’Italia, come gli altri paesi europei, segue quanto emanato dalla Corte di Giustizia Ue con la sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019, che stabilisce l’obbligo per le aziende di rilevare le presenze sul lavoro e utilizzare, di conseguenza, strumenti per il tracciamento delle ore lavorate. 

È necessario dunque poter contare su uno metodo oggettivo che rilevi in maniera adeguata le ore dedicate al lavoro, e prestare attenzione alle leggi in materia, per non incorrere in infrazioni e multe. 

Controllo presenze: guida ai vari metodi 

Prima di mostrarti lo strumento che si adatta maggiormente ai cambiamenti del mondo lavorativo dei nostri giorni, credo sia molto utile passare in rassegna i metodi tradizionali, per analizzarne insieme i pro e i contro. 

Tra i vari metodi di timbratura abbiamo:

• Il badge.

Il badge aziendale è forse il metodo tradizionale più diffuso all’interno delle aziende italiane. Si tratta di un cartellino nominativo e personale, che consente di entrare nell’edificio aziendale e rilevare così l’inizio e la fine della giornata lavorativa. I badge talvolta, assumono un valore affettivo, ma bisogna ammettere che non costituiscono un metodo 100% affidabile. L’ingresso in ufficio spesso non corrisponde con l’inizio effettivo del lavoro, possono essere facilmente smarriti, e il lettore del badge è altamente sottoposto a malfunzionamenti. 

• Il foglio presenze Excel

I fogli presenze Excel costituiscono il secondo metodo più diffuso in Italia. Parliamo di documenti che i dipendenti devono compilare inserendo il proprio orario di lavoro. In questo modo, il processo è abbastanza schematizzato, ma la compilazione manuale spesso incide negativamente sulla precisione! Presentano un alto rischio di errori di calcolo, dimenticanze, e, dato il facile accesso ai documenti cartacei, anche violazione della privacy del personale.

• Le impronte digitali

La rilevazione tramite impronta digitale costituisce una prima innovazione, nata per fronteggiare i problemi di abusi di timbratura da cartellino e il conseguente assenteismo. Viene effettuata tramite apparecchi dotati di lettori che scannerizzano l’impronta del lavoratore. In questo modo, si abbandonano le problematiche legate al badge e alla manualità. Bisogna però ricordare che l’impronta è un dato sensibile, prestare dunque maggior attenzione alla privacy; e che con l’attuale crisi sanitaria, l’impronta può sollevare anche un problema di igiene.

• Il riconoscimento facciale

Anche il riconoscimento facciale è un metodo moderno. Quasi tutti ne facciamo già esperienza attraverso gli smartphone che si sbloccano riconoscendo il nostro viso. In azienda è utilizzato come metodo rapido e a prova di abusi. Supera lo svantaggio dell’igiene legato all’impronta digitale, ma non riesce a superare i rischi legati alla privacy.

• Il software per timbratura digitale

I software per la timbratura delle presenze sono delle app che consentono di monitorare l’ingresso e l’uscita del personale e le ore lavorate, in maniera del tutto digitale. Consentono di rendere l’operazione automatica, rapida, priva di errori. Sì può effettuare dal proprio dispositivo elettronico tramite click, adattandosi così perfettamente anche al lavoro da remoto. Risulta quindi essere il metodo più congeniale all’interno di un’organizzazione al passo con i tempi!

Ricorda che tenere traccia delle ore lavorate consente una reciproca trasparenza tra lavoratore e datore, permettendo di aumentare la fiducia e la collaborazione di tutta la comunità aziendale.

Fluida: lo strumento vincente per il controllo presenze

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Fluida è la piattaforma HR mobile che semplifica la relazione tra lavoratore ed azienda, e facilita notevolmente l’operazione timbratura.

Tra i suoi vantaggi considera la timbratura geolocalizzata, permette al datore di lavoro di sapere da dove il dipendente sta registrando la sua presenza, e permette ai dipendenti e responsabili delle risorse umane di sapere in maniera sincronizzata, precisa ed aggiornata tutte le informazioni necessarie. 

Inoltre, Fluida ha due dispositivi per la rilevazione delle presenze:

• Fluida Beacon: un dispositivo che crea un’area di copertura all’interno della quale le timbrature sono accettate. 
• Fluida Station: chi non possiede uno smartphone può abilitare un classico badge NFC, da scansionare attraverso l’apparecchio Fluida Station.

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