Gestione documentale: 5 vantaggi di un software HR

La gestione documentale è un’operazione aziendale essenziale. Desideri uno spazio dove inserire e archiviare documenti facilmente? 

In questo articolo verrà trattata la documentazione del personale, con i 5 vantaggi dell’adozione di un software HR per gestire al meglio l’operazione.

Cosa si intende per gestione documentale?

I documenti aziendali sono testi di diversa natura: amministrativa-contabile, giuridica, commerciale. Contengono una serie di dati sensibili relativi al lavoro, ai dipendenti, alle loro prestazioni, alle retribuzioni, e altro ancora.  

L’amministrazione di tali documenti è composta da tre step: creazione, gestione e archiviazione. Questo processo richiede una grande responsabilità, ma l’efficienza del ruolo può essere messa a rischio da diversi fattori, come: 

• Lo smartworking. Il lavoro a distanza può aver reso più complesso il rapporto tra dipendenti e responsabili delle risorse umane, e anche la gestione dei documenti ne ha risentito. Nelle aziende che non hanno adottato sistemi digitali, è diventato difficile rilasciare, firmare, consultare all’occorrenza i testi.
• Il formato cartaceo. I documenti cartacei occupano molto spazio di archiviazione. Perderli è più facile, accade spesso che vengano duplicati, e che sia necessario ulteriore tempo di creazione, o tempo di ricerca. 
• Il formato digitale. I documenti conservati in file World o Excel dal proprio computer professionale, richiedono di essere ordinati in modo certosino. Può accadere che si dimentichi il nome di file, o che venga eliminato per distrazione. 

Tutte queste problematiche, possono essere risolte facilmente quando è posta la giusta attenzione alla corretta gestione documentale.

Come gestire i documenti grazie ad un software HR

La gestione documentale non è solo un bisogno aziendale. Si tratta di un vero e proprio obbligo di legge, regolato da diversi articoli del Codice Civile. Ogni documento deve restare integro e inalterato nel tempo; necessita di essere correttamente creato, protetto e conservato. 

Per far ciò la miglior soluzione è digitalizzare il processo, vale a dire adottare un software, un’app, che consente di svolgere tutta l’operazione attraverso il proprio apparecchio elettronico. 

Ecco i principali vantaggi di questo sistema:

1)Riduzione della carta stampata. Utilizzare un software aiuta a ridurre lo spreco di carta e a rendere l’impresa più ecofriendly. Nella nostra epoca, questo valore etico sta assumendo sempre più rilevanza tra le Responsabilità Sociali di Impresa. 

2)Accesso rapido ai documenti. Grazie ad un’app è possibile accedere facilmente ai documenti, in qualsiasi luogo. Che tu sia a casa o in ufficio potrai consultare comodamente le informazioni di cui hai bisogno!

3)Riservatezza delle informazioni. I dati sensibili presenti sui documenti aziendali devono essere riservati per rispettare il diritto alla privacy del dipendente. Garantire questo diritto è più facile quando i documenti si trovano su un software anziché su fogli reperibili in ufficio!

4)Inalterabilità dei documenti. La vulnerabilità di fogli o file sul computer è meno efficiente rispetto ad un’app, che conserva i documenti in modo inalterato e consente sempre di recuperarli.

5)Riduzione delle tempistiche e dei costi di gestione. Salutare carta, cartelle, scaffali ed avere tutti i documenti di cui si ha bisogno concentrati in un unico posto permette sicuramente di risparmiare tempo e denaro prezioso!

Per concludere, un software è la soluzione migliore per centralizzare, organizzare, archiviare tutti i documenti della tua azienda, e ottimizzare il processo di gestione in totale sicurezza. I documenti digitali costituiscono la chiave di accesso al mondo del lavoro in modalità smart.

La gestione documentale di Fluida HR Suite

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Tra le sue molteplici funzionalità ritroverai funzione Documenti, che ti permetterà di inviare ed archiviare tutta la documentazione del personale in modo semplice e trasparente. 

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