Onboarding virtuale: 7 consigli per inserire i dipendenti in azienda

L’onboarding è il processo con cui i neo-assunti vengono accolti ed inseriti nella nuova realtà lavorativa. Ma cosa accade con i lavoratori da remoto? 

In questo articolo si parlerà dell’importanza dell’onboarding virtuale e 7 consigli utili ed efficaci per farlo al meglio.

Cos’è e perché è importante un buon onboarding virtuale 

L’onboarding aziendale è una pratica che permette ai dipendenti di “salire a bordo”, dunque, conoscere l’azienda, e sentirsi parte integrante del team. 

A partire dalla diffusione della pandemia, però, questo processo è diventato più difficile.

Il remote-working, ovvero il lavoro a distanza, si è sviluppato notevolmente. I più recenti dati 2022 dell’INAPP indicano che in Italia sono presenti circa 7,2 milioni di occupati che lavorano da remoto. Si stima, inoltre, che queste assunzioni possano continuare ad impennare.

E’ quindi necessario organizzare un piano per l’onboarding virtuale!

L’inserimento dei dipendenti è indispensabile per far sì che possano sentirsi a proprio agio nella nuova esperienza lavorativa. Ma come fare quando si annullano i metodi tradizionali?

Per i lavoratori da remoto non vi è la possibilità di incontrarsi di persona, fare conoscenza con gli spazi di lavoro, e vivere momenti informali, preziosi per la socializzazione. 

Aumenta il rischio di sentirsi soli, esclusi, disorientati, e questi sentimenti possono incidere negativamente sulle prestazioni e sulla soddisfazione dei dipendenti.

Diversi studi psicologici, infatti, hanno dimostrato che per migliorare il loro rendimento, bisogna curare l’integrazione, la comunicazione, il coinvolgimento. 

Con i remote-workers tutte queste attività sono ugualmente possibili grazie alla tecnologia, il principale strumento per stabilire connessioni in qualsiasi luogo e momento. Vediamo come!

7 consigli efficaci per l’inserimento dei dipendenti online

Il primo consiglio è quello di offrire un gradevole benvenuto ai nuovi arrivati! 

Si tratta di un’occasione utile per le prime presentazioni. Il dipendente ha uno spazio per raccontarsi, mentre il responsabile HR, la possibilità di indicare i motivi che hanno guidato la sua scelta, evidenziando la crescita che può apportare al team. 

Può essere un momento per delineare anche la storia dell’azienda o il profilo professionale che dovrà rappresentare.

Questo passo può avvenire tramite e-mail, ma meglio ancora, attraverso applicazioni che permettono di avviare videochiamate, che simulano la naturalezza di un incontro di persona.

 Le piattaforme maggiormente utilizzate a tal proposito sono Skype, GoogleMeet, o Whatsapp e Telegram, tra le cui funzionalità vi è la possibilità di creare chat di gruppo.

Una volta individuati i canali di comunicazione, si potranno proporre una serie di attività che favoreggiano la conoscenza e l’instaurazione di rapporti interpersonali duraturi, come:

1. Organizzare un quotidiano incontro caffè

Sia al mattino, che dopo pranzo, un piacevole momento di socializzazione sul luogo di lavoro è la degustazione del caffè o del tè. Ricreare la circostanza è semplice attraverso la videochiamata di gruppo.

Ogni mattina i dipendenti da remoto possono scambiarsi un saluto, e in giornata, invece, confrontarsi sullo svolgimento degli incarichi.

2. Trovare passioni comuni

Avere passioni in comune favorisce la costruzione di legami sinceri. Per scoprirle basta chiedere al team di raccontarle nella chat di gruppo, oppure allegare foto rappresentative. Che si tratti di libri, film, animali, sport, o viaggi, la condivisione permette di aumentare in poco tempo le interazioni e il rispetto personale e professionale.

3. Proporre giochi divertenti

Un ottimo modo per incrementare la socializzazione è proporre giochi simpatici e divertenti. Ridere insieme consente di connettersi emotivamente in modo più profondo. Ti offro qualche esempio:

• Il gioco delle emoji. Scegli un argomento, come “la canzone preferita”, e chiedi ai dipendenti di comunicare solo tramite emoji, cioè tramite “faccine” e simboli. Ognuno a turno potrà essere creatore della frase e partecipare attivamente cercando di indovinare la risposta corretta. Le limitazioni date dalle emoji generanno sicuramente dialoghi molto spiritosi!

• II gioco delle spugne. Ogni giocatore deve afferrare un oggetto nella propria stanza e inventare una storia stravagante su di esso. Quella più appassionante vince un piccolo premio. Non è solo un’attività piacevole, ma anche un metodo per accrescere la creatività individuale.

• Un gioco di fortuna. E’ possibile organizzare un gioco di fortuna, come il bingo, anche virtualmente. Basta scegliere un chiamante, e la prima persona che avrà tutti i numeri sarà vincitore. Diventa ancora più interessante quando in palio ci sono premi allettanti come un giorno di ferie, o un pranzo gratuito.

4.  Ascoltare i dipendenti

Per inserire al meglio i neo-assunti è necessario ascoltare il modo in cui vivono le prime settimane lavorative. 

A tal proposito vi è una piccola attività, chiamata “rosa-bocciolo-spina”. Chiedi al nuovo arrivato di descrivere la propria settimana attraverso uno dei 3 simboli: la rosa indica qualcosa che ha particolarmente gradito, il bocciolo, invece, qualcosa che vuole migliorare, e la spina, infine, qualcosa che avrebbe potuto fare meglio.

Questa attività aiuta i dipendenti e i manager a prendere consapevolezza dell’operato, e quali sono punti di forza e debolezza.

5. Delineare sempre gli obiettivi

Per evitare che i lavoratori da remoto si sentano abbandonati a sé stessi, è importante incontrarli assiduamente tramite applicazioni. Questa attività aiuta dare un feedback ai loro risultati, e a chiarire gradualmente gli obiettivi che desideri raggiungano. 

Dal loro miglioramento anche la tua organizzazione trae un enorme vantaggio!

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