Coronavirus, continuano turni e presenze ridotte in ufficio con lo smart working

In piena emergenza Coronavirus, poche regole, alcune dettate dal Legislatore o dal semplice buon senso, consentono di evitare o di ridurre al minimo i rischi di contagio da Covid negli ambienti di lavoro. Una di queste consiste in un’oculata gestione delle presenze in ufficio, principalmente favorendo lo smart working (o lavoro agile).

Come evitare assembramenti in ufficio e garantire il distanziamento?

Il Governo, con i vari DPCM adottati dal mese di marzo 2020 ad oggi per far fronte al diffondersi dell’epidemia da SARS-COV2, ha sin da principio raccomandato ai datori di lavoro l’utilizzo dello smart working per tutto il periodo di durata dello stato emergenziale (da ultimo prorogato dal 31 gennaio 2021 al 30 aprile 2021 con il D.L. 2/2021) per evitare assembramenti in ufficio, garantire il distanziamento di almeno un metro e lavorare in sicurezza. Non solo. È stato fortemente raccomandato di incentivare per i dipendenti la fruizione di:

• Ferie;
• Permessi retribuiti;
• Altri strumenti contrattuali e congedi retribuiti regolamentati dalla vigente normativa e dalla contrattazione collettiva.

Va da sé che, al di là degli strumenti che prevedono l’assenza del lavoratore con garanzia della retribuzione, la soluzione che meglio si adatta all’esigenza di continuare l’attività produttiva con la salvaguardia della salute e della sicurezza sul lavoro è, senza dubbio, lo smart working (o lavoro agile).

Il lavoro agile è una modalità di lavoro da remoto cui tantissime aziende, da un anno a questa parte stanno ricorrendo, alcune per il 100% del proprio organico, altre ricorrendo a turni in ufficio tra i dipendenti che garantiscano una presenza ridotta al minino al fine di evitare pericolosi assembramenti all’interno degli uffici o negli spazi comuni dell’unità produttiva (dove è sempre valido l’obbligo di mascherina).

Lo smart working semplificato

Al fine di agevolare gli adempimenti dei datori di lavoro intenzionati a far svolgere l’attività in modalità agile durante il periodo COVID-19, il Legislatore ha introdotto una procedura semplificata per lo smart workingche ha sostituito l’obbligo di cui alla Legge 81/2017 (consistente nella stipula e nell’invio al Ministero del lavoro di un accordo individuale), con l’invio al Ministero del lavoro del solo file Excel con i dati dei lavoratori che svolgeranno l’attività lavorativa in modalità smart working. 

L’art. 90, c. 4, del D.L. 34/2020 (L. 77/2020), modificato dal D.L. 83/2020 (L. 124/2020), dal D.L. 125/2020 (L. 159/2020) e, da ultimo, dal cosiddetto Milleproroghe 2021 (D.L. 183/2020, art. 19, all. 1), prevede che, per i datori di lavoro pubblici e privati, limitatamente al periodo dello stato di emergenza, la modalità di lavoro agile (disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81) può essere applicata a ogni rapporto di lavoro subordinato anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni; gli obblighi di informativa ai lavoratori di cui all’articolo 22 della medesima legge n. 81 del 2017, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile nel sito internet dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro (INAIL). Pertanto, è possibile inviare per e-mail l’informativa al lavoratore. 

Smart working: la comunicazione al Ministero del Lavoro è telematica

Inoltre, per l’intero periodo emergenziale, i datori di lavoro del settore privato comunicano al Ministero del Lavoro, in via telematica, i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità agile, ricorrendo alla documentazione resa disponibile nel sito internet del Ministero del lavoro stesso. 

Per l’invio non si deve utilizzare il consueto canale presente su cliclavoro ma quello specifico predisposto dal Ministero e disponibile a questo indirizzo:https://servizi.lavoro.gov.it/ModalitaSemplificataComunicazioneSmartWorking/

Nel campo “data di sottoscrizione dell’accordo” della procedura telematica va inserita la data di inizio dello smart working. 

Nel caso in cui la trasmissione al Ministero del Lavoro riguardi più lavoratori in smart working, è possibile effettuare un invio massivo (indicando tutti i lavoratori nel file excel), utilizzando le medesime modalità diffuse da cliclavoro.gov.it.

Come fare allora a gestire tutte le eccezioni tra chi è in ufficio e chi lavora da casa?
La App Fluida offre la funzionalità per rilevare le presenze dei dipendenti sia che si trovino in sede che lavorino da remoto!