Modalità di consegna del cedolino paga

Il nome formale è prospetto paga ma spesso è chiamata busta paga o cedolino paga. La busta paga può essere consegnata dal datore di lavoro ai dipendenti in diverse modalità rispettando tempistiche e inserendo tutti i dati necessari per non incappare in sanzioni. Nel nostro articolo approfondiamo le modalità di consegna.

L’art. 1 della Legge n. 4/1953 prevede per il datore di lavoro l’obbligo di consegna ai lavoratori dipendenti del prospetto paga contente i dati anagrafici del lavoratore, la qualifica professionale, la retribuzione, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione nonché le singole trattenute. Le singole annotazioni sul prospetto di paga debbono corrispondere esattamente alle registrazioni eseguite sul libro unico del lavoro.

Una volta completata l’elaborazione delle buste paga, il prospetto paga deve essere consegnato all’atto del pagamento della retribuzione e deve riportare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci.

L’obiettivo della consegna della busta paga è quello di consentire ai lavoratori di conoscere nel dettaglio l’entità delle varie competenze corrisposte e delle ritenute gravanti sull’ammontare lordo delle competenze stesse, nonché di verificare l’esattezza degli importi e quindi del netto erogato.

Come si consegna la busta paga ai dipendenti?

Il datore di lavoro può consegnare il prospetto paga nelle seguenti modalità, consentite dalla legge:

1. busta paga via posta elettronica certificata (PEC): (dpr N. 68/2005 – ML interpello n. 8/2010) è possibile è possibile la trasmissione del prospetto paga come “file” allegato ad un apposito messaggio di posta elettronica, purché venga inoltrato ad un indirizzo di posta elettronica intestato al lavoratore provvisto di password personale; la PEC, oltre ad essere mezzo idoneo, ha anche valore dimostrativo della consegna della busta paga;
2. busta paga via posta elettronica non certificata (email): a condizione che il messaggio  che contiene il prospetto sia inviato a un indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password (ML interpello 8/2010).
   La consegna del prospetto paga ai dipendenti, anche a mezzo di posta elettronica, può essere effettuato anche dal consulente del lavoro e dagli altri soggetti abilitati, su delega del datore di lavoro, permanendo, tuttavia, in capo a quest’ultimo, la responsabilità per la mancata ricezione del prospetto stesso da parte del proprio dipendente nonché l’onere della prova della avvenuta consegna.
3. cedolino web caricato sul sito web aziendale: disposizione sul sito web con accesso consentito al solo lavoratore interessato fornendogli apposita password ( ML Interpello n. 13/2012).

In tutti i casi il datore di lavoro deve garantire al lavoratore la possibilità di entrare nella disponibilità del prospetto e di poterlo materializzare.

La consegna del prospetto paga deve rispettare comunque la tutela delle disposizioni in materia di privacy.

Firma della busta paga: verifica della consegna della busta paga tramite firma o attestazioni

Su richiesta degli organi di vigilanza, il datore di lavoro deve dimostrare di aver rispettato l’obbligo di consegna delle buste paga. Di seguito le modalità di verifica della consegna:

• con la firma del prospetto paga da parte del dipendente, che ne dimostra la ricezione. Questo però non pone l’obbligo di firma della busta paga: semplicemente, la sottoscrizione serve a dimostrare l’avvenuta consegna. Inoltre, firmare il cedolino paga non significa dichiarare di aver ricevuto la retribuzione (come afferma la Corte di Cassazione con l’Ordinanza n. 21699 del 6 settembre 2018);
• tramite la prova di ricezione del messaggio di posta elettronica da parte del dipendente;
• mediante l’attestazione del caricamento delle buste paga sul sito web.

Sanzioni consegna buste paghe per ritardi e omissioni

Il datore di lavoro può essere sanzionato fino a 7200 euro in caso di violazione nella consegna delle buste paghe.

Al datore di lavoro che ometta o ritardi la consegna del prospetto paga al lavoratore ovvero ometta le registrazioni richieste o le apponga con inesattezza è comminata la sanzione amministrativa da 150 a 900 euro. 

Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori ovvero a un periodo superiore a sei mesi la sanzione va da 600 a 3.600 euro. 

Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero a un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro.

Nell’ipotesi in cui il datore di lavoro adempia agli obblighi di consegna del prospetto attraverso la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, non si applicano le predette sanzioni ed il datore di lavoro è sanzionabile esclusivamente ai sensi dell’art. 39, comma 7 del D.L. n. 112/2008 (come modificato dall’art. 22, comma 5, D.Lgs. n. 151/2015, attuativo del cosidetto Jobs Act).

Fluida ha sviluppato il suo servizio di gestione paghe per calcolare ed elaborarle internamente: i cedolini e i documenti elaborati vengono inviati ai dipendenti via app e archiviati nel semplice portale web Fluida.